Ale nemusíme se držet pouze školy. Naše paměť dostává zabrat i obyčejnou chůzí městem. Míjíte výlohy a zatoužíte po novém románu Johna Grishama, ale nemáte u sebe peníze. Nezapomenout vybrat peníze z automatu. Nasednete do tramvaje a přistoupí k vám revizor. Nezapomenout na to, že za týden mi vyprší platnost tramvajenky.
Když už jste v pokoji, zalovíte v ledničce, vyskakují „úkoly“ jeden za druhým. Mléko podivně páchne, koupit čerstvé. Rohlík balancuje na pomezí pečiva a kamene, pořídit nový.
Ttohle všechno bychom mohli hodit do škatulky marginální věci. Záležitostí, které v podstatě bereme tak nějak samozřejmě, dotýkají se bezprostředně našeho života, mají denodenní povahu a de facto nevyžadují (pokud si na ně vzpomeneme) po nás nějakou větší fyzickou/psychickou námahu. No a nyní si k nim připočítejte úkoly, které se pojí s prací, projekty, na nichž nám záleží a na nichž dost možná také závisí náš postup, úspěch, kariéra. Úkoly, jejichž realizace na sebe nabaluje další povinnosti. Všechny jsou důležité, ale každá má v projektu své místo a bez logické následnosti plnění se dokončení projektu odsune, nebo dokonce zkomplikuje a zastaví. Často se mi stávalo, že na mysl mi přicházely marginální úkoly tehdy, když jsem si potřeboval vzpomenout na něco spjatého s projektem do práce, nebo jen zkrátka mi na mysl přišly se zpožděním (to je třeba tehdy, když si uvaříte párky, připravíte hořčici a chcete k talíři přiložit rohlíky.. a zjistíte, že jste při nákupu na pečivo zapomněli).
A i kdyby tohle nebylo už samo o sobě tak neefektivní, rozhodně zde je ještě jeden zásadní problém – všechna ta hromada úkolů (ať už marginálních, či těch spjatých s důležitými projekty) nám vězí v hlavě. Mozek dostává zabrat a jeho strasti se odrazí jak na naší spolehlivosti, produktivitě, tak i náladě.
Skládat do své paměti neomezený počet poznámek nedoporučuji, může se stát, že je sice nevytratí, ale ve větším množství se v nich hůře orientujete. A zajímavý jev představuje akt „vymazání“ – ačkoliv byl úkol splněn, zcela jste jej ze své RAM nevytřepali. Když v operačním systému Windows nainstalujete program a chcete se jej poté zbavit, málokdy se vám to poštěstí bez zanechání jakýchkoliv stop. Podle svých zkušeností vím, že mrška úkol i po svém splnění jakýmsi záhadným způsobem okupuje prostor v mé paměti a buď nedovoluje do RAM nahrát další úkol, nebo i coby „duch“ o sobě pořád dává vědět.
Základní kámen
Jeden ze základních kamenů metody GTD tvoří tzv. inbox. Schránka, která může mít mnoho podob, ale také přísná pravidla.
Mnozí z vás si jistě vedou seznamy úkolů. Ten nejběžnější (a spojen s tzv. „marginální“ oblastí) představuje lístek s věcmi, které chcete nakoupit. Mnozí z vás si také bezesporu zapisují poznámky/úkoly na lístečky a lístečky lepí na nejrůznější místa v kanceláři.
Opravdu si ale myslíte, že nejfunkčnějším způsobem sběru úkolů, myšlenek, poznámek jsou lístečky? Co když jste zrovna v terénu? Mimo kancelář? Co když si potřebuje právě ve vlaku vzpomenout na šestici témat, které chcete probrat s kolegou, s nímž sedíte v kupé? A co když při cestě tramvají do práce si uvědomíte, že musíte během dopoledne vyřídit telefonáty s tím, tím a tím? Vytáhnete si lísteček a nalípete na prsní kapsu?
Pochopitelně nemusí jít o záležitosti, které zavání zaměstnáním. Jak jsem již v první části tohoto seriálu naznačil, GTD může dokonale fungovat i tehdy, jste-li studentkou/studentem. Nezáleží na povolání a statusu, úkoly, poznámky, podněty sbírá mozek každého z nás.
Schránka je základním předpokladem k tomu, abyste byli produktivnější. A abyste byli klidnější. Žít s domněním, že tohle je důležité, na tohle si určitě vzpomenu a tohle není třeba zapisovat, vždyť jde o marginální záležitost.. to se může poměrně brzy vymstít. Netvrdím, abyste do své schránky umisťovali to, že byste si rádi odpoledne uvařili kávu, věřím, že hranici mezi úkolem a zbytečností rozeznáte. Ale vězte, že ukládat do schránky by se měly všechny úkoly, které zrovna vyvstanou na mysli.
Uléháte a vzpomenete si, že musíte prodloužit v knihovně výpůjčku. Stačí si to zapsat. Hned, co nejrychleji. Nečekejte na dobu, až budete mít takto nastřádaných úkolů v hlavě více a až to bude pro vás mít smysl vzít si blok a zapisovat. (Přece nebudu brát tužku pokaždé, když mě něco napadne…) Efektivní budete jen tehdy, když onu myšlenku vložíte do schránky bezprostředně poté, co se objevila. Když vás spolužák požádá, abyste mu příští týden donesli jeho knihu. Když zjistíte, že máte v lednici zkažené mléko a rádi byste čerstvé.
Zpočátku se vám to může zdát otravné, pokaždé sahat po nástroji/schránce. Jakmile ale budete tento způsob „sběru“ praktikovat delší dobu (u mne to byly zhruba dva týdny), nejenže se tento akt ukládání automatizuje a sotva jej postřehnete, ale především budete cítit radikální proměnu. Proměnu ve vaší paměti, ve vaší RAM, hlavě, která bude uvolněná, klidnější a o to více schopná koncentrace a produktivity, když ji budete potřebovat. Jen odpočinutý mozek může efektivně přemýšlet nad realizací úkolů. Nenuťte ho, aby při tom souběžně přemýšlel nad další dvacítkou poznámek a úloh, které s daným projektem nesouvisí.
Schránka, ale jedna!
Bezprostřední ukládání do schránky představuje první krok k vaší efektivnosti. Ale dříve, než se dostanu ke zpracovávání obsahu schránky, neměl bych zapomenout zdůraznit, že vaše schránka by měla mít pevně stanovená pravidla. David Allen upozorňuje na problémy, které přicházejí, zapisujete-li si své poznámky a úlohy do bločku, do sešitu a třeba ještě na lepící štítky. Roztříštěná schránka nemůže fungovat efektivně. Ne vždy jste u toho správného zdroje informací, u té správné schránky. Sám jsem kdysi vedl zápisník jak papírový, tak elektronický. Sebevíc uložených poznámek mne zatížení RAM nezbavilo. Váš mozek totiž cítí onu nespolehlivost vaší metody, nechává si zadní vrátka – a tedy i zapsané úkoly neustále má ve své paměti.
Východisko z problémů a první krok k efektivnosti tvoří jedna schránka, kterou budete mít vždy u sebe. Můžete být poznámkový bloček s tužkou, může to být diář, jehož součástí jsou i listy na poznámky, může to být telefon. Rozhodně zbytečně neztrácejte čas hledáním krásného bločku, ideálního kalendáře či nejzajímavější aplikace pro telefon (máte-li třeba iPhone). V první fázi, jak říká David Allen, je stěžejní metoda, nikoliv samotný nástroj. Čili naučte se nejprve sžít s tím, že máte schránku mimo svůj mozek, že si vše zapisujete. Až odeberete zátěž ze své hlavy, teprve poté se zkuste starat o to, zda vám vyhovuje psaní na zažloutlý papír, na papír s linkami, čtverečky, nebo zda dáváte přednost elektronické formě.
Zkuste tedy od dnešního dne mít u sebe nějaký blok, noste jej u sebe a zapisujte si vše, co vám proběhne hlavou, vše, co víte, že byste měli udělat, nač byste neměli zapomenout. Bude to váš první krok.
Plnící se „externí“ schránka (čili mimo váš mozek) představuje velký úspěch. Ale, jak vás jistě už napadlo, jde jen o první krok. S jednotlivými poznámkami je potřeba nějak naložit, aby efektivita nebyla pouze naivním přáním, nýbrž i dosažitelným cílem. Tříděním úkolů a vyprazdňováním schránky se ale budeme zabývat až v příštím díle. Zatím mi zkuste sdělit vlastní zkušenosti s tím, jak zápasíte s množstvím úkolů, zda je nosíte v hlavě, zda si je značíte a kam.