Schránka mimo naši paměť, schránka, do níž pohotově ukládáme vše potřebné, co nám vyvstane na mysli (poznámky, úkoly), představovala první velký krok. K čemu? K osvojení si metody Getting Things Done, s kterou přišel americkou dlouholetý kouč David Allen. Pro mně osobně okamžité zapisování do bloku/telefonu znamenalo osvobození v pravém slova smyslu až tehdy, jakmile jsem nabyl bezpečí, že zapsané (= odložené mimo mozek) poznámky nezůstanou bez ladu a skladu někde na papíře.
Třídit poznačené úkoly by mělo být zcela přirozeným vyústěním naší snahy o to, abychom se zbavili zátěže v mozku a chaosu při realizování svých povinností. Ještě dříve, než jsem se seznámil s GTD, právě tato fáze pro mne znamenala kámen úrazu. De facto proto, že jsem ji opomíjel.
Na jednom listu papíru jsme měl poznamenané nejrůznější úkoly a povinnosti, do kterých jsem tu více, tu méně nahlížel. No.. spíše méně… První chyby, které se můžete při shromažďování úkolů dopustit, je špatné uchopení poznámky. Určitě to znáte sami – stanovili jste si úkol, k jehož zrealizování dospějete třeba až po několika dnech práce, projdete průběžně několika fázemi, u každé z nich upotřebíte jiné své schopnosti či nástroje. To, že jste nezvolili právě dobrou strategii, když jste úkol sepsali do jedné stručné poznámky (např. připravit se na své přednášky na letní semestr), zjistíte záhy. Špatně se vám postupuje a k tomu všemu ještě funguje i psychický blok – splnění úkolu pořád daleko a přitom už uplynulo třeba pět dnů.
Jak z toho ven?
David Allen doporučuje, abyste se nebáli pracovat s tzv. projekty, které rozhodně nemusejí být tak rozsáhlé, velikášské. Může klidně jít o přípravu narozeninové párty pro sourozence, oprava garáže nebo příprava na jednu vyučovací hodinu. Ruku v ruce s ustanovením (nevelkých) projektů jde definování každého kroku, který musíme učinit, abychom se dostali až na konec cesty – k realizaci projektu. Takových projektů můžete mít souběžně naplánovaných (a rozběhnutých) i tucet, klidně i několik desítek, záleží, jak moc zaměstnaní a aktivní jste. V mém případě se aktuální číslo pohybuje kolem pětadvaceti-třiceti projektů.
Neméně důležité, jako správné odhadnutí toho, co je pouhý jednoduchý individuální úkon a co už lze nazvat projektem, je plánování jednotlivých kroků. V tomto případě stěžejní otázku představuje „A co bude následovat pak?“. Nebojte se touto otravnou otazníkovou větou zatěžovat svů mozek pokaždé, když s radostí najdete další krok, který musíte absolvovat, abyste došli až k realizaci projektu. Donutí vás to nejen skutečně přemýšlet nad svojí činností, ale definitujete si „tvář“ projektu (jeho povahu, směřování, cíle) a souběžně s tím si vyjasníte a utřídíte všechny fáze, takže předem zjistíte, co všechno budete k zrealizování projektu potřebovat. Vyhnete se tak nepříjemných chvilkám, jako když zjistíte, že musíte odevzdat článek do časopisu a zapomněli jste si přečíst dvě odborné statě, které jsou pro článek důležité. Že chcete v těsném předstihu popřát kamarádům ke sňatku a zapomněli jste koupit a poslat přání a před vámi je víkend. Příkladů by se našlo desítky.
Pečlivé rozplánování každého kroku vám ušetří mnoho času, ač se vám to nyní třeba tak nezdá. Volím strategii takovou, že si jednotlivé kroky doplním o tzv. tagy, štítky, díky kterým snadno a rychle zjistím, kdy a kde mohu daný krok provést, co k němu budu potřebovat, jak bude menátálně i časově náročný. (Speciální GTD aplikace umožňují nastavení tagů dle libosti, např. úkon, k němž budete potřebovat internetové připojení, úkon, který lze vyřídit pouze v kanceláři, úkon, který vyžaduje, abyste jej vyřidili někde ve městě, na pochůzkách, úkony jako vyřizování e-mailů, telefonů apod.)
Nebudete potřebovat mnoho prožitých zkušeností, abyste poznali efektivitu takového řešení. Když si navíc jednotlivé kroky vhodně rozhodíte do dnů, zrealizování projektu bude probíhat plynule a často takřka až překvapivě hladce.
A jako poslední zmiňují nemalou přednost projektů a stanovení jednotlivých fází v nich. Splnění malých krůčků vám umožňuje neustále postupovat kupředu – a to zcela pozorovatelně. Postup k cíli tak opravdu vnímáte, nemá až jakési neuchopitelné vymezení, naopak víte přesně, kde jste, co máte za sebou a co vás čeká. Vidíte, co jste už vše udělali a že vám to vlastně ani nezabralo tak moc námahy a času. Odškrtáváte si den za dnem další a další kroky, což se velmi pozitivně odrazí na vaší psychické kondici a vztahu k projektu/k práci. Zrealizování je na dosah ruky.. vážně.. u každého z projektů… Jen se nesmíte tu vzdálenost pojmenovat a rozčlenit do úseků, s nimiž se vždy jednotlivě poperete. Snadněji, než když byste se měli poprat rovnou s celým projektem.
Proto i já jsem si už nepoznačil na seznam úkolů to, že se chci připravit na přednášení v letním semestru. Místo toho je každá vyučovací hodina samostatným projektem. A v rámci onoho projektu mám vymezeny fáze jako třeba: přečíst ten a ten článek, prolistovat tou a tou knihou, pustit onen film, vypsat poznámky z přečtených materiálů atd.
Vše je na dosah ruky..