Ve čtvrté části otevřu dveře k širší problematice – a tu představuje třídění materiálu ve schránce. Možná zbytečně, přesto znovu upozorňuji, že vycházím z metody Getting Things Done, s kterou přišel David Allen. Rozhodně si následující poučky a kroky nepřivlastňuji, jen je formuluji svými slovy a budu se je snažit (především však až od dalších dílů) obohacovat o své vlastní zkušenosti.

Tak, máte za sebou první zkušební provoz své schránky, naskládali jste do ní během dne třeba dvacet různých podnětů. Nyní záleží na vás, budete-li chtít třídit schránku den co den, nebo si zvolíte jiný časový interval. Maximem by pro vás mělo být jednou za týden (nejlépe v neděli). Do velké míry záleží na tom, zda do schránky ukládáte denně pět nebo skutečně těch dvacet poznámek. Osobně nemám přísně stanovený interval, většinou procházím schránku obden, zatímco jednou týdně reviduji projekty jako takové.
Ale abych neodbíhal. Otevřete si blok, popřídě si najeďte v mobilu do patřičné poznámkovací aplikace. A můžeme začít..

TŘÍDĚNÍ – část 1.

KDYŽ POZNÁMKA NEVYŽADUJE NAŠI AKCI

Narazíte na poznámku a prvním krokem je pochopitelně otázka, oč vlastně jde.
Jakmile si dokážete odpovědět, následuje zásadní otázka č. 2: vyžaduje to nějakou akci? Může se totiž stát, že jste si poznačili poznámku, s kterou nepotřebujete pracovat v horizontu nejbližších dní. Může třeba jít o to, že vám někdo doporučil kvalitní italskou restauraci, vy jste si poznačili její název a místo. Nebo vám do rukou ve škole dal pedagog papíry o jazykových kurzech, které se budou vypisovat příští rok… Takové poznámky/informace právě nyní nevyžadují vaši akci.

Dostáváme se tedy k odpovědi NE. Nyní máte tři možnosti: buď poznámky vyhodíte (shledáte-li je nezajímavými), nebo si je dáte do archivu či do složky někdy/možná. Poznatek o italské restauraci se hodí do poslední zmíněné skupiny, někdy byste do restaurace rádi zašli, ale nehodláte nyní řešit kdy. Do archivu by se naopak hodily papíry o jazykových kurzech. V archivu budete mít totiž „data“, které sice aktuálně nepotřebujete, ale věříte, že by se vám mohli časem hodit.

V mém případě třeba ve složce někdy/možná skončí doporučení na zajímavé články, knihy, nebo jde o filmy, které bych chtěl někdy zhlédnout. Do archivu jsem nucen někdy vložit texty, které se mi dostanou do rukou (resp. do mailové schránky), přijdou mi informativně hodnotné, ale momentálně (a ani v horizontu třeba měsíce) na ně nemám čas. Pochopitelně by nemělo jít o něco, co je vázáno na nějaký termín, který navíc není zrovna za sedmero řekami a sedmero horami. (např. pedagog si takto stěží může odložit do archivu diplomovou práci, které má psát oponenturu)
I tyto složky (archiv a někdy/možná) mají svá pravidla. Nemusíte je kontrolovat a revidovat tak často jako své aktivní projekty, ale minimálně jednou měsíčně byste do nich nahlédnout měli. Má taktika je postavena na kontrole jednou za tři týdny, přičemž čas od času se mi stane, že mám-li chuť a chvíli času, rozhodnu se složky otevřít a něco z toho zpracovat. Přečíst odložený text, nebo pustit si film, který mi někdy dříve byl doporučen, nebo jsem si jej poznačil jako snímek, který chci přednostně vidět, až budu mít volnou chvíli.
Zvláště složka někdy/možná zavání průšvihem, zvyknete-li si do ní poznámky ukládat, ale složku nekontrolovat. Někdy totiž lenivost, nebo naopak vytíženost mnoha jinými projekty, nás donutí k tomu, abychom na někdy odsouvali i relativně akutní záležitosti.
Složku někdy/možná ani příliš nevyužívám k tomu, abych do ní dával věci, nad kterými se mi nechce momentálně uvažovat, nebo kterým nepřikládám důraz. Mně slouží spíše jako takové úložiště „inspirace“. Inspirace pro chvíle klidu, odpočinku, volna… nalézám v ní názvy knih, internetové odkazy na zajímavé servy či konkrétní články, filmy. Když se náhodou ocitnu v situaci, kdy se neumím rozhodnout, nač bych se podíval, kouknu do složky a nacházím v ní inspiraci.

Archiv můžete mít i nějak kategorizovaný, nic vám v tom pochopitelně nebrání. V počítači tuto složku mám rozdělenou ještě na podsložky, abych pak v budoucnu měl přesně jasno, kde co mohu najít. V archivu tak jsou texty spojené se studiem, s filmovým časopisem, na kterém dělám, ve složce mám také kategorie, kdy jde o texty k pouhému přečtení, nebo zda jde o texty, s nimiž hodlám pracovat (vypsat poznámky, použít je k další práci apod.).

V další části bude řeč o tom, co následuje, když si při třídění schránky na otázku „vyžaduje to akci“ odpovíte ANO.