Na otázku, zda daná poznámka vyžaduje akci, jsme si v minulém díle odpověděli NE. Co když si ale odpovídme kladně?

V mém případě se tak 90% poznámek dočká odpovědi ANO, takže u každé z nich si okamžitě položim „třídící otázku“: jaká bude další akce?

jde o projekt
Ve schránce nemusíte mít pouze nějaké drobnosti (okopírovat spolužákovi zápisky), ale záležitosti, o kterých víte, že jejich realizace bude vyžadovat několik kroků (např. připravit se na závěrečný test z angličtiny). Tehdy je záhodno, jak jsem psal v díle č. 3, z takové poznámky udělat samostatný projekt.

udělej to
David Allen ve své knize Mít vše hotovo uvádí, že pokud shledáme úkol jako proveditelný do dvou minut, máme jej okamžitě udělat. Takto se můžete zbavit hned několika úkolů – například krátkých mailových zpráv, SMS.

je to úkol pro mě?
Abychom byli efektivní, musíme se naučit delegovat. O správném delegování bude na mém blogu ještě řeč, nyní zatím jen tolik, že pokud není nutné, abychom daný úkol udělali my, ba dokonce je vhodné, aby se toho chopil někdo povolanější (např. kolega z redakce apod.), představuje delegování dobrý způsob, jak danou věc vyřešit. V tomto případě ale nepodceňujte složku či označení „čekám na…“. Například emaily, kterými někoho něčím delegujete, si v kopii přeposílejte i sobě, popř. rovnou ukládejte do schránky „čekám na…“. Tuto složku pak pravidelně, minimálně jednou týdně, kontrolujte.
zapracování
Pokud daná poznámka představuje úkol, který zabere více jak dvě minuty a který nelze delegovat, zůstává jeho splnění na vašich bedrech. A co s ním? Může jít o úkol, věc, která by měla být pevně svázána s konkrétním termínem (a dokonce i hodinou), proto byste si ji měli poznačit i do kalendáře. Já se řídím radami Davida Allena a snažím se mít kalendář co nejméně zaplněn poznámkami, aby v něm opravdu vynikly důležité věci a úkoly, které mají opravdu své opodstatnění, proč v daný den a čas jsou v kalendáři uvedeny. V mém případě jde o schůzky a pochůzky a cesty.
Také může jít o úkol, který se zařadí do již vzniklého projektu, představuje tak jeden z kroků, které vedou k zrealizování projektu. Při zpracování schránky můžeme pochopitelně rovnou i stanovit nové, následující úkoly, které po tom, co jsme ze schránky „vytáhli“, následují.

Vyprázdnit schránku představuje nedílnou součást naší práce. Ostatně, co byste si počali se schránkou přeplněnou úkoly a poznámkami? Jak jsem uvedl minule – to, jak často svoji schránku budete čistit, záleží na vás a na množství poznámek v ní. Rozhodně nikdy neškodí, když si deset minut najdete v každém dnu. Podle svých zkušeností, vyprazdňuji schránku maximálně obden, často ale dávám přednost právě tomu každodennímu „rituálu“. K vyprazdňování se můžete stavit jen jako k takové rychloakci, nebo něj můžete navázat i s revizí některých úkolů a projektů. V tomto případě by ale denní frekvence byla s největší pravděpodobností zbytečná.

V následujících dílech se budu věnovat podrobněji jak jednotlivým fázím vyprazdňování schránky a zpracováváním dílčích poznámek, tak se také zmíním o funkčním modelu tohoto procesu ve vztahu s poštovním klientem.