Pokud jste se rozhodli odhodit předsudky, s nimiž pojíte sousloví time management, a chcete udělat něco se svým časem, možná jste se začali zajímat o metodu Getting Things Done. V několika málo článcích jsem si dovolil první rady Davida Allena převyprávět, abych ukázal, že nejen v managementu, ve firmách či u podnikatelů lze GTD využít. A o čem bude toto shrnutí? O mých počátečních zkušenostech.

K dotykům s time managementem mne přivedly dva základní problémy:

• chaos v mých úkolech, kdy jsem nevěděl, co vše mne ještě čeká, abych dokončil větší pracovní projekt. Časté zapomínání, nespolehlivost a celkově malá produktivita. Málo činnosti zabralo mnoho času

• žití pod neustálým napětím, kdy mi v hlavě kolovaly poznámky, úkoly, připomínky jako kuličky v loterii. Tloukly se mezi sebou a tloukly i o „stěny“. Zvláště před usnutím zrychlily tempo, draly se na povrch, nebo problikávaly ty, o nichž jsem už dlouho nic nevěděl.

Na blogu Petra Máry jsem se dočetl o tom, že existuje David Allen a že existuje metoda GTD. Po několika článcích následovala koupě knihy, čerstvě přeložené do češtiny, s titulem Mít vše hotovo. Věděl jsem trochu do čeho jdu – abych byl přesnější, věděl jsem, že zvyknout si na tuto metodu bude vyžadovat i kus mé osobní snahy a vůle. Že se budu muset v mnohém změnit a mnohé budu muset přizpůsobit „požadavkům“ metody.

Vzhledem k tomu, že mi do vínku sudičky darovaly chuť mít věci pod dohledem a chuť organizovat a plánovat, bylo to otázkou krátké chvíle, než mi tento dar z ničehonic vyplul nad hladinu. Na GTD jsem si zvykl rychle. A zjistil, že za necelé dva týdny mi už žádné „míčky“ v hlavě nerotují, že jsem mnohem klidnější, svědomitější a že nad chaosem začíná převládat řád.
Obrovskou roli v tom sehrálo uvolnění své mozkové RAM (jak naši paměť David Allen nazývá) prostřednictvím zapisování veškerých nápadů, podnětů, úkolů do externí schránky. Stále jsem si opakoval: nesmíš si zapisovat jen něco, jen někdy. Zadařilo se. Má RAM je volná a má dostatek sil na řešení problémů a úkolů.
Pochopitelně, že bez následujících kroků by k tomu nedošlo. Třídění má GTD perfektně zvládnuté. Najednou jsem zjistil, že to, co dělám, lze rozepsat do jednotlivých projektů, které nesmí být příliš široké, a že v každém projektů je potřeba si pečlivě rozepsat všechny kroky, které povedou k jeho realizaci. Už se mi nestává, že bych zapomněl mít k přípravě na přednášení sehnanou literaturu. Už se mi nestává, že bych nevěděl, co všechno budu potřebovat a s kým vším budu muset jednat, abych postoupil o krok dál. Ale to není všechno – tím, že mám každý projekt rozepsán do malých krůčků, neustále vidím postup. A to je nesmírně posilňující.
Díky třídění už také vím, že spoustu úkolů můžu s klidným svědomým zahodit, protože nejsou ničím důležité a ani prospěšné. A že také můžu některé z nich delegovat na lidi, kteří jsou pro ně vhodnější. GTD mi stejně tak pomohlo, abych si udělal v počítači pořádek a rozdělil si složky podle dílčích projektů i podle toho, zda do nich budu archivovat věci, na ke kterým se někdy v budoucnu chci vrátit, ale momentálně by mi na očích překážely. A díky složce Někdy/možná už mám nyní hezký seznam knih, filmů a věcí, které chci postupem času přečíst, zhlédnout a udělat.

Nežiji s Getting Things Done příliš dlouho a stále se ještě učím. Přeto všechno už nyní cítím, že mne tato metoda posunula správným směrem. Že je však pořád co vylepšovat a že se neustále mohou objevovat různá úskalí, se dozvíte z mého blogu. Budu vás pravidelně informovat.