V rámci svého seriálu Proč (ne)spravovat svůj čas? jsem se mnohkrát již zmínil o důležitosti sestavení projektu. Když před okolím skloňuji tento pojem, zní to vznešeně, pro mnohé vychloubačně. Přitom je důležité mít na paměti, že projektem může být i třeba uspořádání narozeninového večírku, oprava garáže, výlet do Londýna.

Při obeznámení s Allenovou metodou GTD jsem poznal kouzlo plánování svých úkolů. Do té doby jsem nesystematicky sepisoval úkoly na jeden list (většinou jsem se do něj už podruhé nepodíval). Míchal jsem úkoly, které vyžadovaly jeden krok, stejně jako úkoly, které svým označením „postarat se o propagaci časopisu“ zase volaly po hlubším rozpracování. S metodou GTD jsem si navykl na to, že při revizi své schránky, kam ukládám to, co mě napadne, spontánně proletí hlavou, nebo mě o to někdo požádá/upozorní, okamžitě rozhodnu, zda daná věc je pouhým jednoduchým úkolem, který lze zvládnout samostatně, nebo jej mám označit jako projekt.

Jaká ale kritéria by „věc“ měla mít, abych o ní přemýšlel jako o projektu? A jaká má omezení?

Nejprve k tomu prvnímu. Zde je odpověď vlastně velmi prostá. Když máte před sebou poznámku „popřát babičce k narozeninám“, patrně z toho nebudete dělat projekt. Přiřadíte si k úkolu kontextu, například @phone, když jí popřejete telefonicky, @errand, když za ní pojedete (popř. musíte koupit přání a poslat jej). Když mám ale v úkolech, upravit státnicové otázky pro studenty ve Zlíně, bylo by nepatřičné, abych to bral na lehkou váhu. V tomto případě sice projekt nebude obsahovat velké množství kroků, ale i tak doporučuji, abyste z každé věci, která si aspoň dva kroky vyžaduje, projekt udělali. Z vlastní zkušenosti totiž vím, že při rozepisování jednotlivých kroků mě napadají další, které je lepší si zvlášť napsat. Proč? Jednoduše proto, abyste si dopředu ujasnili, co vlastně všechno musíte podniknout, než projekt dokončíte. (U státnicových otázek to znamená např. to, že nejprve musím prostudovat stávající, poměřit s novými návrhy, podívat se na vhodnou literaturu, přepracovat stávající, poslat ke schválení…) Pomůže to také kvůli rovzržení v čase. Najednou totiž můžete zjistit, že k vykonání projektu musíte sehnat speciální fotografický papír, že se potřebujete poradit s jedním z kamarádů, že byste k němu měli přečíst článek, ale ten předtím okopírovat v knihovně atd. atd.

V neposlední řadě vám rozepsání pomůže v tom, máte projekt pod drobnohledem. Maličké krůčky plníte a zaškrtáváte jako hotové. Nejenže víte, kde se při realizaci projektu nacházíte, ale máte i neustále pocit, že se věc posouvá k cíli – a to je pro váš klid a psychické rozpoložení velmi podstatné.

Bavili jsme se o tom, kdy už je z věci projekt. Ale kde je naopak hranice, kdy už je daná věc příliš velká na to, aby to byl pouze jeden projekt? David Allen nějaká omezení konkrétně neklade, přesto i v jeho publikaci najdeme členění, jež nám mohou dát vodítko. Pokud si zapíšete, že se chcete naučit anglicky, bylo by bláhové z toho udělat pouze jeden projekt. Jde o cíl, který vyžaduje trpělivost, pravidelnou péči a také hodně času. Proto je vhodnější jej zařadit do skupiny tzv. vzletových drah. A to podle toho, do kolika let byste chtěli takový cíl splnit. (O vzletových dráhách více až příště)

Budu-li se zase držet své zkušenosti, brzy jsem zjistil, že není efektivní za jeden projekt pokládat „filmový seminář na filmové vědě v Olomouci“. Výuka takového semináře se rozprostírá přes jeden půlrok, obsahuje desítky a desítky dílčích kroků a já si uvědomil, že pokud budu filmový seminář brát jako jeden projekt, stojím před molochem, jehož plánování mě demotivuje. Praktikoval jsem to tedy tak, že jsem měl každou vyučovací hodinu jako samostatný projekt. A mohl si jej s klidem rozplánovat.

Jak tedy poznat ty hranice? Určitě byste měli dát na svoji vlastní intuici. Poznáte to většinou tehdy, když si k plánování projektu sednete. Když začnete vypisovat malé (a potřebné) krůčky a k závěru projektu ne a ne dohlédnout (až vás to přestane bavit), nebo naopak když si zapisujete kroky, u kterých zjistíte, že jsou poněkud široké a sami v sobě vlastně obsahují ještě spoustu otazníků (čili kroků). Když budete mít za sebou několikeré plánování projektů, patrně už nebudete potřebovat tuto zkušební cestu, ale nic s ní nezkazíte. Rozhodně ale nepodceňujte velikost projektu. Může vás totiž stát zbytečný čas, nervy – a nebo vás odradí od GTD, neboť se budete domnívat, že i přes veškeré plánování  se věci nějak drhnou…