Jsou to dva týdny, co jsem skrze svoji spokojenost s GTD aplikací Things, sliboval, že se v budoucnu podrobněji podívám na největšího softwarového konkurenta, produkt společnosti OmniGrop.

OmniFocus zde nebudu nijak zvlášť představovat, vzhledem k tomu, že se o něm napsalo již dost, a také proto, že jej mnozí z vás jistě používáte. Článek postavím čistě na svých dojmech z užívání, a to jednoduchou formou – shrnu dílčí zápory a klady. Budu rád, když mi v komentářích budete oponovat, resp. podělíte se o vlastní zkušenosti.

zápory

• cena - uživatel, který váhá a není službami OmniFocusu natolik unešený, pravděpodobně (stejně jako tehdy já) zvolí téměř o polovinu levnější Things, software od OmniGroup nyní zakoupíte za 80 dolarů, k tomu ale připočtěte ještě dalších 20 za iPhone verzi, pokud chcete být opravdu GTD flexibilní. To mobilní verze Things vás vyjde na třetinu.
• vzhled - z různých recenzí a diskuzních fór jsem si potvrdil, že zatímco všichni jsou designem Things unešeni, v recenzích na OmniFocus málokdo pochvalně skloňuje právě vzhled. Ve mne tento program vyvolává jistý nádech chladu, odosobnění, zatímco zmiňované Things útočí na naše zrakové vjemy líbivými kolonkami a barvami.
• složitost - ten, kdo se rozhoduje na základě trial verze, dost možná nestihne proniknout do vesmíru OmniFocus (opět vlastní zkušenost). Rozsáhlý manuál v PDF jej odradí a aplikace se mu bude zdát příliš složitá. Pokud chcete software, který vás nebude nutit, abyste se s ním dlouze učili (těšte se na mé dojmy z GTD programu Midnight Inbox), palec nahoru pro OmniFocus nezvednete.
• kontexty - mezi často zmiňovaná negativa OmniFocusu patří možnost přidělit k danému kroku pouze jeden kontext. Shoduji se s mnoha GTD uživateli, kteří nespatřují potíž mít u jednoho úkolu kontextů více, ba naopak mi to osobně přijde funkčnější.
• Areas of Responsibility - pod tímto souslovím se u Things ukrývá podpora oblastí odpovědnosti. Lze si tak v aplikaci vypsat své role (zde dochází k průniku GTD s prvky Stephena R. Coveye) a k nim přidělovat/vytvářet konkrétní cíle, kterých chcete dosáhnout.

přednosti

• možnosti zobrazení - když pominu ty prvky, kterým jsem přiřadil cejch záporu (kontexty a areas of responsibility), nabízí toho OmniFocus mnohem více než oblíbené Things. Co mi vyhovuje více, je bohaté možnosti třídění a zobrazování. Pokud totiž pracujete s větším počtem projektů (a úkolů), oceníte, když si buď pomocí toolbaru view nebo pomocí funkce Perspectives (ty lze nadefinovat podle svého) roztřídíte změť poznámek do jasně strukturovaných oblastí. Velmi funkčně tak můžete mít pod dohledem třeba kroky podle termínu, kdy mají být zrealizovány, a nechat si třeba ukázat pouze ty, které vám nezaberou více jak půlhodinu a nepotřebujete k nim připojení na internet. Možností jsou desítky a abyste s tímto měli v budoucnu rychlejší a snadnější práci, uložíte si vybrané atributy (např. úkoly, ke kterým potřebuji telefon, domácí počítač a nejsou náročné) jako své Perspectives. Více ve videonávodu. U zobrazení můžete také přepínat mezi projekty a kontexty, nebo si pomocí funkce Focus dát zobrazit na obrazovku pouze jeden rozpracovaný projekt. Nechybí ani efektivní možnost review, kdy si můžete nastavi u každého z projektů, jak často vám má přicházet na oči ke kontrole – připomenout se. Defaultní nastavení je týdenní (v neděli), ale lze to změnit a u složek jako třeba someday/maybe si nastavit připomínání k revizi jednou měsíčně.

Review

• Quick Entry a Clipping - pomocí nadefinovaných (popř. vlastních) klávesových zkratek můžete rychle a snadno vytvořit poznámku do schránky (tímto disponuje i Things, přičemž Quick Entry okno je i dost podobné). Nápaditější je ale OmniFocus u tzv. Clipping. Stačí si označit část textu/obrázek (např. v mailu, v prohlížeči, v textovém dokumentu), použít klávesovou zkratku a máte novou poznámku, v níž je ona část textu použita.
• složky/podsložky projektů - máte prakticky neomezené možnosti při editaci levého panelu, můžete si proto vytvořit složky, podsložky a až do nich dávat konkrétní projekty. U Things takovou svobodu nemáte. Sidebar prostě nabízí pouze vytvořit nový projekt. To má za následek, že při jejich větším počtu se stává orientace mezi nimi obtížnější. U OmniFocusu jsem si tak mohl vytvořit složku „pedagogická činnost“, do ní složku „UTB Zlín“ a „UP Olomouc“, a pak už jednotlivé projekty, které se s mou pedagogickou činností pojí, dávat do té či oné podsložky.
• editace projektů a kroků - jakmile máte vytvořený projekt a přiřazujete k němu jednotlivé kroky, můžete si nastavit, aby některé z kroků byly „zaštítěné“ a byly tak spojeny do skupiny. Pokud třeba v projektu „Blog“ mám krok „Recenze na OmniFocus“, můžu si z tohoto kroku udělat skupinu kroků, které při psaní recenze absolvuji. V praxi to vypadá tak, že se ve skupině nachází „Přečíst recenze z jiných serverů“, „Zhlédnout videonávody“, „Sepsat si osnovu“, „Napsat článek“. Jak vidíte, jednotlivé kroky jsou propjeny jistou logiko, následností, i proto je možnost u OmniFocusu určit, zda kroky v projektu můžete realizovat tak, jak se vám zlíbí, nebo vám program vždy nabídne pouze následující akci, kterou musíte absolvovat, abyste mohli udělat krok další. Této aplikaci ani nečiní potíže krok jednoduše přetahovat, udělat tak z nich projekt, součást jiného kroku apod. Není tak třeba vše ovládat přes hlavní nabídku či klávesové zkratky (ty jsou mimochodem mnohem propracovanější než u Things a můžete tak práci s aplikací opravdu zrychlit).

Je libo seřadit třeba podle času a následujících kroků?

• přílohy - k projektům a úkolům můžete připojovat (stačí přetáhnout) i soubory, což šlo i u Things. Rozdíl nastává tehdy, když soubor poté, co jej (třeba mail) přiřadíte k úkolu, přesunete do jiné složky v počítači/mailovém klientovi. Things jej už nenajde, zatímco pro OmniFocus to není problém.
• export - narozdíl od Things, které nemají žádnou možnost svá data exportovat, disponuje OmniFocus hned několika cestami, kudy se vydat. Tou nejzákladnější je pochopitelně export do souboru typu OmniFocus, takže můžete daný projekty vyexportovat a poté přenést do jiného počítače, k jinému uživateli OmniFocusu. Projekt(y) lze vyexportovat také do tabulky, jako HTML, txt. Do OmniFocusu můžete pochopitelně i importovat. V tomto směru vidím jako skvělou vzájemnou komunikaci mezi softwarem od OmniGroup. Například z projektu v OmniFocus vytvořím projekt do OmniPlanu (lze i opačně) a následně jej převedu do hezké grafické podoby (např. coby myšlenkovou mapu) v OmniGraffle. Komunikace nechybí ani s OmniOutliner, takže své postřehy v něm přesunete právě třeba do OmniFocus. Pokud se tedy rozhodnete používat software od OmniGroup, máte skutečně bohatou škálu možností jak přemýšlet nad svými projekty (mind mapping, brainstorming), jak spravovat své projekty (project management), mít je pod dohledem (time management) a ještě k tomu je elegantně prezentovat okolí.
• Snapshot, tisk - OmniFocus umožňuje vytvořit obrázky projektů, ale také je vytisknout (což dokáží i Things).
• zálohování - program dělá automaticky zálohy (můžete nastavit, jak často), totéž udělá, když program vypínáte. Výhodu to má tehdy, když by nastal problém se softwarem, nebo když byste se unáhlili a vše si smazali (a už by nepomáhalo ani Undo). Můžete si totiž v počítači vyhledat zálohovací soubory – konkrétní den, čas – a vše obnovit.

Clipping

• iPhone verze - disponuje možností audiopoznámek, popř. fotografické poznámky. Navíc pracuje také s GPS, takže pokud máte u některého z kroků přiřazenou adresu (např. koupi knihy v knihkupectví na náměstí), stačí si dát zobrazit úkoly tak, aby vám naskočily podle toho, jak daleko jste od místa, kde daný krok můžete zrealizovat. Hodí se to například tehdy, pokud máte mezi úkoly mnoho těch pochůzkových, abyste byli efektivnější, necháte si ukázat, jaké pořadí máte zvolit tak, abyste si zbytečně ve městě nezacházeli.
• synchronizace - Things zatím umožňují synchronizovat mezi iPhonem a Macem pomocí Wi-Fi, to OmniGroup je dále – můžete využít: MobileMe, Bonjour, Disk, WebDAV server. OmniFocus je také flexibilnější co do synchronizace s iCalem. Jednotlivé kontexty si můžete přiřadit dle libosti k různým skupinám kalendářů. Spolupracovat spolu může i OmniFocus s Mailem. Například tím, že si nadefinujete tzv. „Mail Rule“, do schránky OmniFocusu se vám tak mohou automaticky nahrávat maily například s předmětem „GTD“.

závěrem

Jak vidíte, rozhodně to nevypadá, ačkoliv jsem před dvěma týdny pochvaloval Things, že by na tom byl OmniFocus hůře. Naopak! Co do vybavenosti disponuje nesporně větším bohatstvím. Nechci vypadat jako ten, kdo mění ze dne na den názor, ale opravdu vážně užvažuji o přechodu od Things k OmniFocus. Bude mi chybět to milé vzezření, čirá jednoduchost, na straně druhé kvůli vzrůstajícímu počtu projektů a dílčích úkolů, se ukazuje OmniFocus být efektivnější volbou. K tomu všemu začínám pracovat s dalšími, v článku zmíněnými, programy od OmniGroup, takže mi vzájemná provázanost také vyhovuje. Nechci být ukvapený, ale… OmniFocus se mi dostává (v tom pozitivním smyslu) pod kůži.

Jak jste s ním na tom vy?