Není to nic nového pod sluncem, když multitasking označíme jako prvek, který se negativně odráží na našich schopnostech. Může mít několik podob, třeba i „multitasking v oblasti sledování médií“, kdy třeba během surfování na webu sledujeme ještě televizní seriál. Multitasking se také vztahuje k naší práci. Děláte více věcí najednou? Nemám nyní na mysli, že byste například při přípravě na zkoušku stíhali psát vtipné poznámky na Facebook, namáčet si u toho párek do hořčice a pobrukovat melodii filmu, který poočku sledujete napříč pokojem.

Po přečtení Efektivního vedoucího, knihy Petera F. Druckera, jsem si uvědomil, že není zcela funkční, když máte potřebu i v rámci celého dne věnovat své úsilí několika projektům. Multitaskingu, popsanému výše, se už nějaký ten pátek úspěšně vyhýbám. Při psaní článků se tak opravdu soustředím na psaní. Ale velký otazník se přede mnou zjevil, když jsem si stále a dokola četl důležité Druckerovo upozornění, že lidé, kteří chtějí být skutečně efektivní, by měli dát maximum koncentrace do jediného úkolu/projektu, ten dovést k finále, až poté se věnovat úkolu dalšímu.

Pochopitelně že to není dost dobře možné. Některé projekty mají dlouhodobý charakter. Když bychom tedy Druckerovu radu brali doslova, museli bychom tak třeba nejprve dostavět dům, než bychom se dostali k odpovědím na konkrétní maily, připravili se na další vyučovací hodiny, dočetli knihu apod.

S trochou odstupu, snad i vlastně pragmatismu, ale Druckerovo nabádání můžeme ve svém životě uplatnit. Sám si jsem vědom toho, že v rámci jednoho dne skáču od projektu k projektu. Sice splním předepsané úkoly, ale ne vždy se dostaví pocit uspokojení. (Udělám sice několik kroků, ale nějaký zásadní průlom nenastane..) Stává se, že totiž jeden projekt, který není nutně potřeba plnit příliš dlouho realizovat, si rozepíši do několika kroků a ty kroky pak „rozsázím“ třeba do obodbí týdne, čtrnácti dní. Takto to udělám u dalších pěti projektů. Tím, jak se mi poslední dobou zvětšuje počet práce (a tedy i počet projektů a úkolů), bývá složitější i GTD review. Hodnocení toho, jak se mi daří, co dělat další týden, zhruba kdy, se stává komplikovanějším. Přešel jsem na OmniFocus, protože už mi na to Things nějak nestačily, ale dostal jsem se do fáze, kdy právě rovrzžení jednotlivých kroků na časovou osu bylo pro mne příliš nepřehledné. Ztrácel jsem v orientaci v čase a v tom, zda například ve středu vůbec předepsané úkoly stihnu.

Rozhodl jsem se aplikovat Druckerovu radu tímto způsobem:

Některé své dílči projekty mohu zastřešit (říkejme tomu) kategorií, v OmniFocusu si kategorie lze nastavit jako Perspectives. Vytvořil jsem si tak například kategorii „pedagog“, „publikování“ či třeba „development“, kam spadají projekty, na nichž se podílím manažersky, organizačně. Svoji kategorii má ale i tzv. ostření pily, ostatně v Pespectives v OmniFocusu jsem si ji pojmenoval přímo jako „Covey“.

Vzal jsem si jednotlivé kategorie a každé z nich přiřadil určitý den/dny v týdnu. V ten daný den se budu primárrně věnovat přiřazené kategorii. Například své publikační činnosti budu věnovat svoji sobotu, práci pro Fakultu multimediálních studií UTB zase pátek. A tak bych mohl pokračovat…

Docílil jsem toho, že mám přehled ve svých projektech, resp. v tom, kdy se o ten daný projekt budu starat. Ulehčuje mi to práci při GTD review, při přiřazování tzv. Due, snadněji se mi kontroluje čas, který mohu nad dílčími kroky strávit – a zda je v rámci dne můžu všechny realizovat.

OmniFocus mi to „odlehčilo“, lépe se orientuju v záplavě kroků. V kalendáři přesně vím, kdy se čemu budu věnovat a jestli třeba domlouvání schůzky, datu jejího uskutečnění, nebude vhodné přizpůsobit právě i na základě obtížnosti projektů/dnů.

Zatím jsem spíše na začátku cesty, ale už teď spatřuji výhody této strategie. Udělal jsem tak v jednom dni v rámci jednoho projektu obrovský kus práce. Nerozptyloval se řešením dalších projektů, protože vím, že na ně přijde řada zítra/pozítří… a budu mít na ně dostatek klidu a času, abych je neošidil.

Určitě i tato  zvolená metoda bude mít svá ale, věřím však, že nebudou převyšovat výhody metody. O tom, do jaké míry vybraná cesta (ne)funguje, budu informovat v krátkých poznatcích a komentářích na svém blogu iTime Journal.

 Loading ...