Podle různých průzkumů se má za to, že člověk tráví produktivně méně než sedmi hodin denně, číslo bývá dokonce i nižší a může se dotýkat i hra

nice hodin čtyř. Ale co se zbytkem?

Na internetu můžete najít desítky rad a tipů, kterak být produktivnější a  zacházet hospodárněji s časem. Mnohé z nich jsou zaručenější než skutečně aplikovatelné, leckteré však skutečně mohou náš život pozměnit k lepšímu.

Sám jsem takových článků přečetl celou řadu, mnohé z nich se pokusil aplikovat, u mnohých zjistitl, že mi to nejde. V následujících řádcích se budu věnovat tipům, které osobně považuji za přínosné.

Jde o první část, která se vztahuje především na práci. Následující části budou pokračovat následující týden.

1. Důležitým předpokladem k tomu, abyste vše zvládali efektivněji, je vnitřní důvěra k sobě a ke svým schopnostem. Měli byste si uvědomit, že skutečně můžete vše zvládnout včas a bez zbytečného stresu.

2. Velké množství času nám pojme hašení požárů. Dočetl jsem se, že až 80% času lidé věnují tomu, aby vyřešili 20% svých úkolů. Tento nepoměr je dán absencí plánování, rozumného rozložení práce a obecně nespořádaný a chaotický styl práce. Když deset minut denně věnujete plánování na následující den, můžete tento obrovský nepoměr radikálně snížit. Ideální, de facto nutné, je týdenní plánování. Získáte lepší přehled, z perspektivy týdne vidíte své boudcí úkoly s odstupem, lépe si je rozvrhnete a máte je pod kontrolou.

3. Nevyhýbejte se seznamu úkolů. Nemusí nutně jít o využívání GTD metody jako celku, mnohým stačí „pouze“ papír či blok a zapisovat si, co je potřeba udělat. Odlehčíte si svému mozku (ten se pak bude moci soustředit na samotné plnění úkolů  a ne na vzpomínání a třídění) a snadněji kontrolujte, co je již hotové a co máte před sebou.

4. Zjistil jsem, že při plánování na jednotlivé dny, byste měli vždy počítat minimálně dvěmi hodinami jako s rezervou. Nikdy nelze svůj den dokonale naplánovat, potkávají nás nečekané události. Dvě či tři hodiny jako taková záchranná síť by měla zabránit tomu, že si svůj den napěchujete úkoly. Stačí pak malá změna a váš domek z karet se bortí.

5. Na stránkách svého blogu jsem psal o projektech a jejich rozepsání do dílčích kroků. Jde o obrovskou pomoc. Nejenže si vyjasníte a utřídíte vše, co budete muset podninout, ale lépe se vám bude i průběh realizace projektu kontrolovat. Navíc, pomáhá to vaší motivaci. Můžete si totiž průběžně odškrtávat to, co máte za sebou. Vidíte neustálý postup vpřed.

6. S motivací se pojí i odměna. Nemám to ze své hlavy a není to pouze můj případ. Za odvedenou práci (dílčí krok, projekt) mějte vždy vymyšlenou nějakou odměnu, dárek. Výběr záleží na vás, ale vězte, že byste se měli vyhýbat přílišné konzumaci jídla (unavuje) a pochopitelně si odpustit alkohol.

7. V nejrůznějších článcích zavadíte o rady, abyste o víkendu nemysleli na práci. Tento bod je nepochybně důležitý, o víkendu by člověk měl duševně odpočívat, na druhou stranu nebudu zastírat, že mám s tímto bodem problém.

8. O multitaskingu jsem psal nedávno. Je to zabiják efektivity. Soustřeďte se, koncentrujte. Věnujte se jedinému úkolu, jediné činnosti. Vhodné je začít ráno s tím nejobtížnějším. Vypnout mobil, nekontrolovat poštu, nechatovat a psát na sociální sítě. Obtížné úkoly vyžadují nadměrnou koncentraci a jakékoliv rozptylování vás zbytečně brzdí. Zjistíte, že s plným nasazením  svoji práci budete moci zvládnout i o třetinu (ne-li o polovinu) rychleji.

9. Nebuďte ale na sebe příliš přísní. Nemyslete si, že jste dokonalým strojem, který vše zvládne tak, jak má předepsáno. Jsou dny, kdy to zkrátka nejde, koncentrace slábne. V tu dobu je vhodné buď skutečně odpočívat, nebo (je-li to možné) využít oslabených sil k vykonání lehkých úkolů, popř. k osobnímu rozvoji (četba apod.).

10. Abyste předcházeli takovým stavům, potřebujete kvalitní spánek. Neznamená to, že byste měli vylehávat do dvanácti hodin, naopak ráno bývá mozek nejproduktivnější. Chce to však mít správný režim. Včasné vstávání má i tu výhodu, že během rána a dopoledne máte šanci udělat již několik úkolů. Odrazí se to pozitivně na vaší psychické kondici, budete mít lepší pocit. Oběd si více vychutnáte, můžete si dopřát půlhodinový odpočinek. Odpoledne na vás pak už budou čekat ty lehčí úkoly. Večer byste měli mít od práce již pokoj a měli byste odpočívat nebo se věnovat svým blízkým, popř. svému osobnímu rozvoji.

11. Měření času jsem se také věnoval a budu na svém blogu ještě věnovat. Nejde o to, abyste se staly mechanickými věcmi, abyste slyšeli ve svém životě neustálý tikot hodin. Měřit čas si můžete třeba týden, dva týdny. Stopujte, kolik vám zabere psaní článku, kolik schůzování, kolik věnujete tomu či onomu úkolu/projektu. Na konci týdne si výsledky zkontrolujte. Uvidíte, kde máte rezervy.

12. Pokud můžete, zkuste se trochu věnovat time managementu. Přečíst si na toto téma knihu, několik článků. Pouvažujte nad tím, co děláte špatně, kde máte rezervy, v čem jste schopní. Jakých změn byste chtěli docílit a jaké kroky by vám k tomu mohly pomoci.

13. Vyhýbejte se nepodstatným úkolům. Když si nebudete jistí, že by pro vás daná práce měla nějaký smysl, nedělejte ji. Bojujte o to, abyste mohli dělat skutečně a především to, co vás naplňuje a co má smysl. Na druhou stranu nepodléhejte (třeba i úmyslně) pocitům, že práci, kterou vám třeba vedoucí (nebo ve škole) přidělili, smysl nemá, obtěžuje vás a vy ji dělat nebudete. Neřešte tyto věci zbrkle, skutečně se zamyslete, zda daná práce a úkol nějaký význam do vašeho života nepřinese. Zkuste se dívat i na pokyny od nadřízených otevřeně a apriori pozitivně.

14. Odpočinek. Odpočinek nepodceňujte. Jste-li na pokraji sil, nemá cenu pracovat, organismus si vybere ještě větší daň. Pokud na vás jde bolest hlavy, zavčasu si odpočiňte. Uvidíte, že když bolest podchytíte zkraje, přejde vás rychleji. Navíc při oslabení nebo stresu nemůžete být produktivní a můžeto odnést i kvalita vaší práce. Berte v potaz, že jste tu ne proto, abyste „dřeli“, ale abyste žili. A věřte, že právě metody jako GTD či filozofie Stephena R. Coveyho myslí v první řadě na toto – na vás.