Snad nezklamu všechny ty, kteří čekají, kterak začnu popisovat, jak využívám FC diář v kombinaci s GTD metodou, ale vzhledem k tomu, že jsem se rozhodl podrobněji popisovat své soužití s diářem FranklinCovey, a to chronologicky tak, jak to ve skutečnosti probíhalo/probíhá, ani v tomto článku ještě téma FC+GTD nečekejte.

Pokud totiž znáte knihy od Stephena R. Coveyho a publikaci 10 přírodních zákonů managementu času a života Hyuruma W. Smitha, víte, že plánování a management svých aktuální úkolů, projektů, a tedy dnů a týdnů, nestojí na prvním místě. Abyste totiž mohli spravovat svůj čas v souladu s tím, co je pro vás skutečně důležité, musíte nejprve projít definováním vlastních priorit. Dům taky nepostavíte bez základů – a stěží se před stavbou domu budete zamýšlet nejprve nad barvou okenních rámů.

Pochopitelně proces, který budu nyní popisovat, není nutně svázán s FC diářem, ale vychází z metody FranklinCovey – a samotný diář tak logicky nabízí ideální cestu k tomu, jak v rámci této metody plánování a organizování svého času realizovat.
Již minule jsem ve stručnosti představil stěžejní části diáři, nyní se tedy zaměřme na druhou polovinu objemného balíku, který při pořízení FC diáře získáte. Pokud si zakoupíte diář v Česku, budou tyto oddíly nejen v originální podobě (a tedy anglickém znění), ale k nim vám společnost FranklinCovey přiloží i překlad do češtiny. Určitě to není nutnost, ale především pro těm, kteří 10 přírodních zákonů nečetli, to urychlí „proces“ seznamování se s diářem a metodou, na které je postaven.
Jde o několik stran textu, v němž vám jsou  v kostce představeny principy plánování podle FranklinCovey a něco na způsob návodu, jak postupovat. Startovní pozice se nachází v problematice Jak dosáhnout vašich nejvyšších hodnot. Ve stručnosti se dozvíte postup a chronologii kroků, od určení svých hodnot, cílů až k plánování týdne. A v zápětí na to popis toho, jak si týden plánovat. Opřeno je to o dobře známou matici času, která varuje nad matením pojmů, kdy naléhavý se nerovná automaticky důležitý (většinou je tomu právě naopak). Potkáte zde i takové pojmy jako „velké kameny“ (stačí si přečíst 7 návyků skutečně efektivních lidí popř. To nejdůležitější na první místo). Od týdenního plánování je pak krok k dennímu. Pokud si přečtete těchto několik málo stran, neměli byste už na FC diář koukat s nechápavým kroucením hlavy.

Mnohem zásadnější je ale až oddíl VALLUES/MISSION. Opět máte nejprve před sebou určitá doporučení, jak postupovat, ale následující řádky opřu již o konkrétní „cvičení“.

Cvičení 1: Hodnoty

Předem varuji, že proces, kdy si vypisujete vlastní hodnoty, kdy se zamýšlíte nad tím, čeho byste se chtěli držet, hledáte a konkrétně pojmenováváte pilíře svého konání a uvažování, že tento proces není nejpříjemnější záležitostí. Ono… pochopitelně dost záleží na tom, zda se vám doposud dařilo podle (třebaže nesepsaných) hodnot žít. Pokud ano, tak vám blahopřeji a věřím, že následující strany tohoto oddílu diáře budou pro vás příjemě strávenou chvílí.
Když budu nyní vycházet z vlastní zkušenosti, upřímně odkryju „karty“. Pro mě tento proces příjemný moc nebyl. Na jedné straně v mnohém inspirativní, zajímavý, přeci jen jsem se tak do hloubky nad svými hodnotami ještě nezamýšlel. A pokud částečně ano, tak vězte, že uvažovat o nich a konkrétně je popsat na papír, to jsou dvě naprosto odlišné věci. Nejde totiž pouze o to, že si vypíšete jako hodnotu (například) žiji ve šťastném manželství, musíte tuto hodnotu i na několika řádcích popsat. Jak si to představujete, co hodnota obsahuje. Leckdy vám definování hodnot a jejich konkretizace přinese zjištění, že jste podle nich vlastně doteď nežili.
Ano, v mém případě se toto stalo několikrát. Sebekriticky jsem si musel uznat, že ačkoliv již rok používám metodu GTD a snažím se tedy žít efektivněji, stále zaměňuji naléhavé věci za důležité a že skutečně důležitým věcem vůbec nedávám prostor.
Vypisování těchto stránek v diáři mě přivedlo k tomu, že musím radikálně změnit svůj postoj k trávení častu, k přehodnocení a k tomu, že doopravdy nejprve musím v rámci týdenního plánování klást ty velké kameny. Písek se už nějak do té nádoby nasype…

Cvičení 2: Role

Tato část, jak si již asi domýšlíte, je postavena zase na ustanovení vlastních rolí, které zastáváte. Můžete si dopsat k rolím klíčové osoby ve vztahu k této roli (ale nemusí nutně jít o osoby, ale také o předměty, prostory…), zejména však vysvětlení rolí. Zde jsem si zkusil nadefinovat, jak si předtavuji danou roli v ideálním případě – tak, abych byl sám se sebou v rámci této role spokojený. Samozřejmě že zde dochází k průnikům s vašimi hodnotami.

Další cvičení

Následující cvičení mají za úkol jediné – donutit vás se nad sebou vážně zamyslet. Otázky jako Která aktivita ve vašem osobním/pracovním životě, pokud ji začnete pravidelně dělat, přinese do vašeho života výraznou pozitivní změnu? vás navádí k uvědomění si vlastních priorit. Uvědomil jsem si, že jsem doposud často nad těmito otázkami podvědomě utíkal, bránil se jim, protože jsem vnitřně cítil, že něco není v pořádku – a že nedělám ty věci, které by na mne mohly mít pozitivní účinek, mohly dopomoci k mým cílům, byly v souladu s hodnotami a koexistovaly s mými rolemi.
Cvičení na dalších stranách vás provokují k tomu, abyste si vypsali přídavná jména (jakou osobností chci být), zamysleli nad tím, co chcete v životě dělat, jaké věci chcete v životě mít… Cvičení 5 klade několik otázek, které hledají kořeny vaší spokojenosti, štěstí.

ukázka toho, jak vypadají stránky, do kterých si definujete své cíle

Cvičení 6: Osobní poslání

A to už je jen krůček k tomu, abyste začali formulovat své osobní poslání. Pokud si vzpomenete na slova Stephena R. Coveyho, že osobní poslání je něco jako ústava státu, rozhodně nebudete význam tohoto cvičení podceňovat.
Ačkoliv jsem 7 návyků už četl vícekrát, zatím jsem si nikdy osobní poslání nesepisoval. Tak nějak jen nad ním uvažoval, ale… jak jsem již naznačil, to je úplně něco jiného. Když máte osobní poslání zformulovat do vět, slov, vážíte každou větu, slovo a třídíte v sobě pocity, přání, cíle… A při psaní jsem procházel další vlnou nepříjemného sebeodhalení. Bylo by úžasné ctít svoji ústavu. A jednat podle ní. Doposud jsem tak rozhodně nečinil…

Cíle

Oddíl v diáři ale ještě nekončí a vy si začnete vypisovat už konkrétní cíle, kterých byste chtěli dosáhnout. Zase jen nestačí jedna nekonkrétní „formulka“, diář po vás chce cíl konkretizovat – objasnit. Je to logické, stěží můžete efektivně plánovat, když nemáte vytyčené cíle (v souladu se svým posláním a hodnotami). Jak se můžete posunovat kupředu ke splnění cílů? Pokud je nemáte, pokud si je nesepíšete, zůstáváte pouze u přání. Když si cíl nenapíšete, zůstává pouze přáním.
Oddíl GOALS, který následuje po VALUES/MISSION funguje na bázi, kdy si k cílům/rolím/hodnotám vypíšete určité mezníky. Může jít o kroky k naplnění cíle, je dobré si určit i deadline, kdy daného kroku chcete dosáhnout.

Mé zkušenosti

Ačkoliv již rok plánuji, určitě jsem své trávení času zefektivněl, jsem produktivnější a mám ve věcech větší pořádek, až na základě práce s FC diářem (konkrétně teď myslím jeho druhou část, resp. první třetinu druhé části) jsem zjistil, že jsem doposud dělal velmi málo. Nejde o množství práce, ale o kvalitu trávení času. Upřednostňovat různé projekty před rodinou, před vlastním rozvojem (mentálním, fyzickým, duchovním i sociálním), opomíjet věci, které jsou tiché, ale o to více důležité… to vše se mi doposud dařilo… bohužel. Doufám, že toto hořké procitnutí, které přišlo s pečlivým (a upřímným) vyplňováním několika stran FC diáře, mě motivuje ke změně. Otevřeně přiznávám, že ji potřebuji. A věřím, že nyní, i se změnou svého způsobu plánování (a přechodu na FC diář) a tedy i myšlení, bych mohl jít po správné cestě.

V příštím článku se budu věnovat již praktickým zkušenostem z plánování.

 Loading ...

desing náplně Passport

O tom, že se do jisté míry (tou větší vahou) přesouvám z elektronických nástrojů pro organizaci času k papírovému pomocníkovi, jsem psal v minulém článku. Hned na rovinu prozradím, že bych do toho nešel, kdyby tím novým kamarádem měl být normální diář nebo blok. Mějte mě za elitáře, ale držet v rukou kalednář koupený v běžném papírnictví a třímat diář FranklinCovey (dále FC) je rozdíl. No, ale i když pominu tento pocit luxusu, skutečným a hlavním důvodem, proč jsem se k pořízení produktu FC odhodlal (a riskoval tak, že mě přechod od elektronických nástrojů uvede do částečného chaosu), byla filozofie, na které diář FC stojí.

Znalým není třeba příliš představovat, ale těm, kdo ještě nedrželi v rukou nejvýznamnější publikaci od Stephena R. Coveyho 7 návyků skutečně efektivních lidí a knihu Hyruma W. Smitha 10 přírodních zákonů managementu času a života doplním informaci, že podle nich by měl management času (efektivita našeho života, plánování atp.) vycházet z našich hodnot a držet se jak jich, tak našich cílů.
Už jsem naznačil ve svém předchozím článku, tato filozofie se mi zdá být zásadní k tomu, abych svých ke svým cílům mohl dospět a současně se nezpronevěřoval se svým hodnotám (a dle slov Coveyho) i obecně platným principům.
Proč tohle všechno říkám? Diář FC by vám totiž v tomto směru měl pomáhat. Postupně se jím budu zabývat, první díl ale věnuji samotnému výběru diáře a otázce investic, které si vyžaduje.

Po FC diářích jsem pokukoval již dříve, ale pouze „virtuálně“, prohlížel jsem internetový obchod české pobočky. Stejně tak, jako mi chvíli trvalo, než jsem se zorientoval v nabídce Moleskine, tak i zde (a ještě v silnější podobě) jsem byl spíše vystaven příliš velké, a pro mě nejasné, škále možností. Na internetu si to na mě koukaly náplně, diáře, desky, sady a příslušenství. V každé z kategorií několik „odrůd“, velikosti nenazvané A5 či A4, ale Compact a Classic. A protože jsem tenkrát neměl zas tak intenzivní nutkání opouštěn svět elektronických pomůcek, prohlíženou stránku jsem bezbolestně zavřel.

Ideálním způsob, jak alespoň trochu nahlédnout do potenciálu, který FC diář skýtá, pochopitelně představuje setkání s někým, kdo jej má, kdo jej používá a kdo výše uvedené publikace četl. Nemusí to být nutně zaměstnanec FranklinCovey, jako tomu bylo v mém případě, určitě dáte i na doporučení svých známých, nicméně pro mě bylo toto téměř tříhodinové setkání velmi inspirativní. Mohl jsem si jednotlivé druhy diářů osahat, dostalo se mi vysvětlení ke každým „funkcím“ a samozřejmě, že osobní konzultace nabízí i možnost se okamžitě ptát, pokud něco není jasné.
Navíc, svoji roli při výběru vhodného diáře sehráváte i vy sami. Čili, co děláte, zda vám vyhovuje psát menším písmem na menší plochu, kolik máte práce atd. Ne nadarmo nabízí  elektronický obchod i možnost si sestavit FC diář na míru.

Pokud si pořizujete svůj první FC diář (tak jako já), nedívejte po příslušenství a doplňujících náplních, ale zamyslete se, zda chcete používat diář s týdenním plánováním nebo denním. Pro mě to denní bylo jasnou volbou, přičemž jsem upřednostnil tu možnost, aby vlevo byla strana na rozepsání plánovaných úkolů (Prioritized Daily Task List), schůzek či úkonů nějak spojených s určitým časem (Appointments) a s prostorem k vypisování svých činností, které se snažíte pravidelně dodržovat (Daily Tracker), v mém případě např. tzv. goals typu „naučit se 15 nových anglických slovíček“.  Vpravo je pak celý list věnovaný poznámkám (Notes), kam si můžu bezprostředně při diskuzi (např. se studenty), při telefonátech, schůzkách vypisovat poznámky, s nimiž budu chtít v budoucnu nějak pracovat. (K samotnému využití se ale dostanu až v následujících článcích.)

Prodávají se i celé sady vč. šanonu na již minulé měsíce.

Další jasnou volbou byl rozměr. Ačkoliv Compact poskytuje snadnější přenášení, je lehčí a skladnější, z důvodu pohodlnějšího psaní (aspoň v mém případě) jsem se rozhodl pro větší formát zvaný Classic. (Velikost papíru je jako malý A5 sešit, ale musíte počítat s tím, že náplň vložíte ještě do desek, které jsou jště o něco málo větší.)

Nyní se budete, stejně jako já, rozhodovat nad designem. Pokud nyní odmyslíme finančí stránku věci, kdy ORIGINAL pořídíte nejlevněji (cenové rozdíly mezi jednotlivými designy se pohybují zhruba od 200 do 400,- Kč), zvolil jsem si seriózní vzhled PASSPORT. Nicméně netvrdím, že příště si (už jen pro změnu) vyberu třeba 7 HABBITS). Vybrat si mohou i ženy, které rády jemnější, resp. dekorativnější grafické řešení.
Když už se rozhodnete investovat do náplně, která má hodnotu například 1200,- Kč, vězte, že dostanete řádný balík. Obsahem totiž nejsou v rámci 12 měsíců pouze dvě (zmíněné) strany na každý den, ale ke každému měsíci připočtěte dalších pět stran. 2x velmi důležitou a nápomocnou indexovou stránku (o ní podrobně v budoucích článcích) a přehledný rozpis dnů v rámci celého měsíce (na dvou stranách vč. sloupce k poznámkám k určitým řádkům týdne). Na tento měsíční rozpis si píšete vždy to zásadní v rámci dne, v mém případě si značím, kdy jsem v jakém městě (Olomouc, Zlín, Praha, Bohumín, Strážnice), protože žiju poněkud nomádským stylem života. Zaznačím si ty nejdůležitější úkoly, popř. jejich zaštiťující kategorii. Zde odkážu na svůj článek, kde jsem se věnoval, jak zefektivnit svoji práci tím, že se v rámci dne soustředíte na jeden/dva konkrétní projekty a ne na několik krůčků napříč například deseti projekty.
Ke každému měsíci máte také stránku Master Task List se dvěma sloupci. Zde si píšu s měsíčním předstihem, co chci ten daný měsíc udělat, docílit. Psát si však mohu dílčí úkoly/kroky kdykoliv, i třeba tehdy, když mě spontánně napadnou a rozhodnu se, že je zrealizuji třeba přespříští měsíc. (Nepíši si sem sebemenší krůček, spíše větší, ne-li projekty, ty mám hezky rozfázované v OmniFocusu, ale o tom až příště.)
Ale ani toto ještě není vše. Náplň obsahuje u každého měsíce list Business Expenses pro přehled/správu financí. Ale co je mnohem důležitější: balík se neskládá pouze se samotného kalednáře. Najdete v něm několik dalších položek.

Planning Calendars vám poskytne možnost si zapisovat důležité poznámky ke dnům, týdnům a měsícům až do roku 2014, resp. s pětiletou perspektivou.
Planner Guide vám poskytne základní přehled toho, jak plánovat a jak plánovat na základě metody společnosti FranklinCovey. (V tuzemsku se tyto listy přikládají nejen v originální podobě, ale i v českém překladu).
Values/Mission je zásadním oddílem, o tom, jak jsem s ním pracoval, se dočtete příště. Jen stručně: zde procházíte „očistným procesem“, stanovujete si vlastní hodnoty, role, odpovídáte na otázky, které vás spolu se vším, co jste si v tomto oddílu vypsali, dovedou k sepsání vlastního osobního poslání. (Poznámky a otázky opět vše jak v angličtině, tak i v češtině.)
Goals je fází, která po stanovení hodnot a sepsání poslání pracuje s ustanovením vlastních priorit a cílů. A najdete zde i prostor k tomu, abyste si u cílů vypsali kroky a k nim nějaký termín, kdy byste tohoto kroku na cestě k cíli chtěli dosáhnout.
Tyto čtyři oddíly představují skutečně důležitou část FC diáře a rozhodně vás nenechají chladnými…

Pak už tu máme takové praktičtější záležitosti. Složku věnovanou financím a klíčovým informacím (od svých údajů, přes velikosti prádla své manželky, až ke kontaktům na lékaře aj., vyznační zásadních událostí – např. narozeniny, které se rok od roku nemění. Najdte zde toho však ještě mnohem více.

Pak vám diář umožňuje mít pět oddílů (lze však doplnit o další, budete-li chtít), kam si budete vepisovat (a vkládat) poznámky. V mém případě to bude pět zásadních projektů/rolí, které si budu chtít více rozepisovat rukou. (Ale opět o tom až jindy.)

No a poslední štítek představuje adresář.

Náplň má k sobě ale i tzv. kompas. Záložka (s pravítkem), kterou vždy připojíte k železným kroužkům, které drží pohromadě stránky diáře. Slouží jako záložka, pomocí které najdete aktuální den. Ale tím její funkce nekončí. Je průhledná a do ní vložíte speciální kartičku (52 jich je přiložených k náplni), kam si vypíšete své role a to, co chcete v každé roli (nebo vybraných rolí) v rámci daného týdne dosáhnout. A vypíšete si také kolonky v ostření pily. (Jak jste již poznali, vychází to ze 7 návyků skutečně efektivních lidí). Praktické a skutečně nápomocné. Své nejdůležitější úkoly máte každý den hezky na očích.

Tak, to bylo letmé představení, co poskytuje náplň. Nebudu se zde rozepisovat o dalších doplňcích, to snad až někdy v budoucnu. Jen upozorním na to, že jednotlivé části náplně lze i doplňovat. Třeba nebudete chtít každý rok měnit tu „nekalendářovou“ část (hodnoty, role aj.), vyberete si pouze tu kalendářovou. A pokud byste chtěli kdykoliv doplnit třeba karty ke kompasu, nebo právě tu část s cíly a hodnotami, není problém.
Určitě obrovskou předností FranklinCovey diářů je to, že vycházejí 4x do roka! Když se pro něj rozhodnete třeba na jaře, nebudete mít u sebe tři zbytečné (prošlé) měsíce. (Jen poznámka: FC doporučuje nosit u sebe tři měsíce, minulý, aktuální a budoucí, ty ostatní máte uschované doma.)

Když jsem měl vybranou náplň, vybíral jsem si desky. Zde stěží můžu radit, volil jsem střední cestu mezi kvalitou a cenou, ale výběr je bohatý, takže fantazii se meze nekladou.

Určitě vás zajímá, jak do diáře psát, resp. čím? Můžete být styloví a zakoupit si psací potřeby Cross (a to i třeba s emblémem FranklinCovey), nebo se spokojíte s pro vás nejvhodnější propiskou. Jak ale přesouvat úkoly, schůzky a nemít diář proškrtaný? Můžete si nosit sebou takový ten bělící pásek, kterým jednoduše položku překryjete a znovu na to místo můžete napsat novou. A nebo si koupíte propisku (tak jako já), která svým druhým koncem může díky kombinaci tepla (tření) a speciálního inkoustu poznámky rychle a jednoduše smazat – a to tak, aniž byste si tu poznámku sedřeli, papír je zcela neporušený. (firma Pilot, FriXion)

Tak toto nyní nosím u sebe.

No vidíte, to jsem se rozepsal. A stihl jsem vám pouze nastínit, co v diáři najdete. Vzhledem k tomu, že název článku obsahuje i pojem „investice“, dovoluji si text ještě o něco málo prodloužit.
Mnozí mohou nad FC diářem ohrnout nos, neboť investovat do diáře zhruba 1200,-Kč (+ počítejte se startovní investicí do desek) jim přijde nehorázné. Budou si nadále zapisovat své (nedůležité, ale naléhavé) úkoly na lístečky všeho druhu, nebo zůstanou u elektronického řešení a neokusí kouzlo, jaké psaní na papír poskytuje. Není mým cílem vám vtloukat do hlavy, že děláte něco zle a co dělat máte. Chci jen popisovat vlastní dojmy a zkušenosti. A já se rozhodl do diáře FC investovat. Víte, není totiž složité si domyslet, že pomoc, kterou mně takový diář (a plánování s ním na základě hodnot a cílů) poskytne, se odrazí nejen na duševní pohodě, ale i na kvalitě a množství práce (a tedy i na nabytí další finančních prostředků). Takže… jednoduše řečeno, nemám problém věřit v to, že taková investice se mi několikanásobně vrátí.

V dalších článcích se budu už věnovat konkrétně využívání diáře. Neberte to jako reklamu, ale pro mě jde opravdu o zásadní změnu v plánování a změnu o to větší, že jde o papírový diář. Příští článek bude o tom, s čím je potřeba začít: oddíly Planner Guide, Values/Mission, Goals.

 Loading ...