Do doby, než jsem si přečetl 10 přírodních zákonů managementu času a života a než jsem začal pracovat s diářem FranklinCovey, byl jsem zvyklý při organizování svého času vycházet z aktuálních projektů a z úkolů, které probíhají a mají v nejbližší době proběhnout. Slovy Davida Allena – pohyboval jsem se ve výšce maximálně 10 000 stop.

Po přečtení dvou knih Stephena R. Coveyho jsem se naučil zacházet s rolemi, brát je v potaz a snažit se v daném týdnu alespoň něčeho důležitého pro každou z rolí dosáhnout. Dostal jsem se tak do vzletové dráhy 20 000 stop.

Patrně je tento způsob plánování tím nejjednoduším pro začátek. Vypsat si aktuální projekty a úkoly, od nich postupně přecházet k dlouhodobému plánování. Když si ale vezmete do rukou FC diář, měli byste na tuto strategii rychle zapomenout. Jak jsem již popsal v minulém díle (Život s diářem FranklinCovey – část II.), diář vás navede k tomu, abyste odstartovali oddílem, v němž si sepíšete své vnitřní hodnoty, dostanete se k seberflexivním otázkám, jež s vámi dopoutují přes vypsání cílů až k utvoření „ústavy“ – osobního poslání.

Pyramida produktivity FranklinCovey

Při práci s diářem potkáte tzv. Pyramidu produktivity. Vaše cesta jde od základů (odspodu) ke špici, nahoru, konkrétně tedy od určení hodnot až po plánování dne. Ano, jde o přesně opačný směr, než jakým jsem doposud šel – a než, troufám si tvrdit, vás i směřuje David Allen ve své metodě.

Nechci tímto zavrhnout Allenovu GTD, rozhodně s ní stále pracuji a vděčím jí za mnohé, nicméně pokud skutečně mám svůj čas věnovat primárně velkým kamenům (= opravdu důležitým věcem), musím mít nejprve vyjasněno, kudy chci jít. Také nezačnete dláždit cestu, když nevíte, kudy bude směřovat.

Slíbil jsem, že tento díl už bude věnován praktickému užívání FC diáře. Tak tedy. Až s tímto diářem v rukou jsem byl vlastně donucen, abych se nad dlouhodobými plány kriticky zamyslel. A konkrétně. S GTD jsem měl jistou představu, dokonce jsem se snažil vypsat pár bodů k jednotlivým vzletovým dráhám. Mělo se to ale tak, že ani Things, ani OmniFocus mě „nenutily“ k tomu, abych stavěl na dlouhodobých plánech (vyšší perspektivě), i proto jsem žil jen v krátkodobém a střednědobém horizontu.

Pokud jste investovali do FC diáře, patrně jej budete chtít využívat tak, jak je zamýšlen, sestaven. Po vyplnění zásadních částí (hodnoty, cíle, osobní poslání) jsem nabyl jistých konkrétnějších představ o tom, co chci dělat, jak to chci dělat, čeho dosáhnout, jakými principy by toto jednání a cíle měly být podepřeny. Sestavil jsem si své role a cíle v nich.

Přišel tedy čas na samotné plánování.

Ne dne, ne týdne, ale měsíce.

Měsíční přehled

Otevřete si dář, konkrétně jeho dvoustranu s měsíčním přehledem. Se šikovnými „záhonky“, do kterých jsem nasázel důležité informace. K jednotlivým dnům, o kterých vím, že budu v tom či onom městě, jsem si zapsal název města (když je tam Zlín, vím, že si nemám nic domlouvat v Olomouci či v Praze). Do měsíčního přehledu si ve zkratce také píši důležité schůzky (konkrétněji pak mohou být rozepsány v daném dni).

Navykl jsem si i stručně do těchto kolonek zapsat témata své výuky – např. ZLÍN, UTB DAF II/04 postava znamená, že na zlínské univerzitě budu přednášet v předmětu Dějiny animovaného filmu pro druhý ročník o tématu postava v animovaném filmu, a jde o čtvrtou hodinu v semestru. Velmi rychle a snadno zjistím, kde kdy a co učím. Můžu si jednoduše kontrolovat i přípravu.

Dvoustrana s přehledem na měsíc má vpravo i sloupec na poznámky. Lze si tak ke každému řádku (týdnu) připsat několik doplňujících slov/vět. Zatím jsem je použil k vypsání úkonů, které nejsou vázány na konkrétní den v týdnu, ale pouze na ten týden, takže je jedno, v jakém dnu je vyřídím.

Měsíční přehled je pro mě skvělým stavebním kamenem mého plánování. Snažím se mít co nejvíce rozepsán aktuální měsíc, ale také i ten příští. Oproti minulé zkušenosti pouze s GTD (kdy jsem, ano, třeba jen mojí vlastní vinou, ztrácel přehled o rozmístění úkolů na časové ose) mám přesnější střednědobou představu o svém času. Hlídám si lépe přípravu na přednášky, rozumněji si plnění projektů „rozhodím“ do jednotlivých dní.

Platí také to, o čem jsem psal ve svém článku zde. Snažím se jeden konkrétní den věnovat určitému projektu, popř. dvěma projektům (maximálně), abych v nich v rámci jednoho dne udělal co největší kus práce – netříštím si tedy realizaci projektů do krůčků a ty pak rozsázím jeden po druhém každý zvlášť do jednoho,druhého, třetího…. dne.

Za následek to má třeba to, že na určitý mail odpovím až po třech dnech, neboť se týká projektu, který není na programu dne. A zkrátka nechci, abych si jím daný plán nabourával.

Při plánování měsíce dopředu vám také dopomůže následující strana Master Task List. Je rozdělena na dva sloupce. Na záležitosti osobního charakteru a na ty pracovní. Zde si vypisuji úkony, které chci v rámci měsíce realizovat. Zbytečně je nerozepisuji úplně na ty nejmenší „kousky“, vystačím si i se šířeji formulovaným pojmenováním. Na pečlivé rozepsání do jednotlivých kroků mi slouží GTD. (Ale o tom až příště).

Master Task List

Master Task List má tu přednost, že si ujastníte, čeho chcete v následujícím měsíci dosáhnout. A také si už rovnou můžete pohlídat, zda toho není příliš málo/mnoho. Není odvěci si některé úkoly už i psát do přespříštího měsíce, když víte, že v tomto, jenž je před vámi, na úkol nebudete mít čas (nebo třeba ještě dostatek podkladů).

Funguje to potom tak, že při plánování týdne se dívám do Master Task Listu a vybírám jednotlivé úkoly, které bych v daném týdnu mohl zrealizovat.

Při plánování měsíce neuškodí, když si rozvrhnete své velké kameny. Resp. v tomto momentě je to nejideálnější. Většinou je to tak, že na měsíc dopředu máte spíše naplánované určité schůzky a některé závazné události/úkoly, ale určitě ne ještě den po dni. Popřípadě, patříte-li mezi ty, kteří už následující měsíc mají den po dni naplánovaný, představujte si, že hovořím o měsící přespříštím.

Já svůj následující měsíc ještě den po dni naplánovaný nemám. Jen poznámky v Master Task Listu. Vím, co bych chtěl v daném měsíci udělat, přičemž nemusí vždy jít přímo o ty skutečně důležité věci, zkrátka jen nějak souvisejí s mojí prací, aktivitami.

Proto využívám sezení nad diářem a fází měsíčního plánování obzvláště rád a v poklidném rozpoložení. Rovzrhuji si důležité věci. Tak, aby byly jako první zasazeny do konkrétních dnů, měly své místo a já jim přizpůsoboval ostatní projekty. Ne tedy naopak.

Každou neděli pak sedím nad následujícím týdnem. Ten už má určité konkrétnější obrysy, které jsem mu dal při plánování měsíce. Má v sobě položeny velké kameny, jsou v něm zaneseny schůzky, termíny výuky a při měsíčním plánování také rozvržena příprava na přednášky. Při plánování týdne si rozvrhnu drobnější věci – s vědomím toho, že bych je měl ale skutečně i udělat. Vzpomínám si, jak jsem při týdenním review mého GTD v OmniFocusu vesele naťukával termíny deadline určitých kroků/projektů. A pak jsem se nestačil divit, že třeba úterý je smrtelné a nestíhám udělat ani třetinu z toho, co na mě OmniFocus vybafl.

Při týdenním plánování si také projdu týden minulý – nezůstalo tam něco nedodělaného? Nezapsal jsem si úkoly, poznámky, s nimiž budu chtít něco ještě dělat? Nepředstavuje to problém, když například v minulé pondělí (9.11.) jsem si vypsal poznámky, které budu chtít použít v tomto týdnu při příprava přednášky (příprava třeba 20.11.). Stačí si ve dni 20.11. udělat indexovou poznámku: 9/11 pozn. k výuce. Nic není třeba přepisovat. Jen si pak v pátek 20. 11. nalistuju minulé pondělí a najdu tam poznámky, které jsem si toho 9. listopadu vypsal.

Indexování zní možná nyní složitě, ale vězte, že se mu naučíte velmi rychle. Jsou mu dokonce u každého měsíce věnovány dvě strany. Skvělá pomůcka k tomu, abyste se velmi rychle zorientovali ve svých denních poznámkách. Zapsali jste si třeba 13. listopadu na stránku poznámek v bodech průběh konzultace se studentem nad jeho diplomovou prácí a budete chtít pak, až třeba příští měsíc dostanete k přečtení další verzi textu, stavět na tom, co padlo při konzultaci? Stačí si na indexovou stránku v den zapsání poznámek připsat 13/11 konzultace s XY nad diplomkou. O měsíc později máte v mailu text diplomky a už nevíte, kam a kdy jste si poznámky z konzultace napsali. Prohlédnete během několika vteřin indexové stránky předchozích měsíců a narazíte na „13/11 konzultace s XY nad diplomkou“. Otevřete si tedy v diáři den 13. listopadu a na pravé straně, kde je prostor na poznámky, si body z konzultace přečtete.

Den na svou stranách

Pochopitelně, že je vhodné i tzv. denní plánování. Na to vám stačí třeba deset minut. Zatím jsem nepotřeboval více. A obětovat deset minut něčemu, co vám jasně určí denní priority (a dopomůže k efektivnímu strávení dne), jistě není marné.  Denní plánování můžete udělat buďto večer před ulehnutím, nebo ráno, než naplno nastartujete svůj den. Ani jedna z možností není špatná, opravdu záleží jen na vás.

Denní plánování v mém případě probíhá tak, že si prohlédnu vypsané úkoly, které jsem si na den určil při měsíčním/týdenním plánování. Můžu něco třeba připsat nebo ubrat s ohledem na to, co se třeba v předchozí den událo (popř. nestihlo). Co je ale nejdůležitější. K jednotlivým úkolům (mělo by se jim ale spíše říkat seznam priorit) si připíšete písmena A (nejdůležitější), B (důležité, ale ne zase tak moc), C (nedůležité). Vzhledem k tomu, že i těch úkolů může být více (ano, většinou tomu tak je), a to i v rámci jedné kategorie, pracujeme ještě s očíslováním. Snažím se ale, abych měl maximálně A1, A2, A3. Béček maximálně čtyři, úkolů v kategorii C třeba také tři/čtyři. Rozhodně je potřeba se kriticky zamyslet nad seznamem priorit  - co je opravdu důležité a co je potřeba udělat v daném dni jako prioritu.

Tato strategie mi v poslední době dopomáhá k tomu, abych v rámci dne udělal to důležité. Nestihnu třeba vždy odškrtnout všechny A, B i C, ale A mám splněna vždy, většinou i veškerá B. C nejsou tak důležitá, takže nejsem nervózní, když je označím jako odložená. Označení a očíslování vás vede k tomu, abyste nezačínali tím, co je pro vás nejjednodušší, třeba i nejpříjemnější, ale tím, co je skutečně důležité udělat a dopomůže vám to k pokročení k cíli.

Tolik o plánování. V dalším díle se budu věnovat již detailněji různým vychytávkám, které jsem po dobu užívání FranklinCovey diáře objevil, a skloubení s metodou GTD.