Lukáše Bajera všichni ti, kdo se zajímají o GTD, dobře znají. Možná ne podle jeho jména, ale díky jeho přezdívce Workaholic. Upoutal na sebe pozornost skrze svůj blog WORKaholic bloguje, téměř od samých počátků serveru Mítvšehotovo.cz je jeho šéfredaktorem.

V první části našeho rozhovoru se věnuji především time managementu a GTD.

Rozhodně první věc, která mě napadá: kdy přišel ten impuls, který tě navedl k tomu, že si svůj čas budeš nějak organizovat? A byl ten impuls nějak vyvolán? Nebo přišel bezbolestně?

Impuls vlastně přišel po prvním roce praxe. Vzhledem k tomu, že škola, na které učím, není úplně normální v tom, že si učitelé do jisté míry vytváří své vlastní učebnice, práce bylo nad hlavu. V prvním roce po fakultě jsem navíc nejen začal učit na plný úvazek a fungovat jako třídní učitel (hrooomady papírování), dokončoval jsem k tomu ještě rozšiřující studium, a abych měl co dělat, dostal jsem se také na postgraduální doktorské studium. A to nemluvím o překladech a dalších „bokovkách“. A když k tomu člověk připočítá i rodinu, bylo toho najednou nějak moc.

Patříš do té skupiny, pro niž bylo navykání na pořádek ve svých věcech, práci a čase útrpné, delší, nebo jsi od přirozenosti jedinec tíhnoucí k systematičnosti?

Asi před půl rokem jsem se na toto téma bavil s kolegyní z Nigérie. Žertovala něco v tom smyslu, že mám všechno pěkně uspořádané v kalendáři etc. A tak jsem jí poslal snímek mého pracovního stolu z doby asi před 4 lety. A bylo po komplimentech. (Ten stůl si tehdy fotil kolega z Holandska, asi nevěřil svým očím.)

Od přirozena jsem člověk „nesystematický“, často se mi stávalo, že jsem se pustil do nějakého nápadu a ten pak zůstal viset rozpracovaný. Kdo někdy něco podobného zažil, určitě zná ten pocit – čas uplyne, nic není dodělané, a tak se není z čeho těšit. Tady mi GTD hodně pomohlo. Zjistil jsem, že mi všechno zůstávalo viset, protože jsem prostě v jedné chvíli přestal dívat jen na nejbližší další krok a díval se moc do budoucna na případné problémy – a hups, bylo po realizaci. Syndrom „kreativního“ člověka, o kterém mluví Allen jako vyšitý.

Zvykání si na „pořádek“ proto nebylo tak náročné. Člověk se do něčeho pustí, dělá jeden krok za druhým, a i když není projekt hotov, vždycky za sebou něco vidí. Prostě na mě přesně platilo to, co říká Allen v jednom ze seminářů: „Click-plop. Hitting little balls into little holes.“

Ovšem co se týče „papírovacích“ záležitostí, tady patřím k lidem, kteří se „pořádku“ a pečlivého rozškatulkování snad štítí. Ať dělám, co dělám, prostě se mi generální úklid nedaří. A kdo nevěří, ať se klidně zeptá kolegů v práci… a může se připravit na celý seriál litanií v délce průměrné mexické „telenovely“.

Začínal jsi nějakou konkrétní metodou, nebo ses z počátku pohyboval v „partyzánském“ prostředí a zkoušel jsi vlastní způsoby, jak organizovat své projekty a čas?

„Organizační neúspěch“ přišel nedlouho po vysoké škole, takže jsem si ještě pamatoval základní zásadu studia: když něco nefunguje, najde se řešení v knížkách. Nakoupil jsem jich kopu a zkoušel různé postupy – se střídavými úspěchy a neúspěchy.

Nejdéle jsem vydržel u Coveyho. Kvadranty a důležité úkoly vyhovovaly – ovšem do okamžiku, než jsem pro samé soustředění se na neaktuální a důležité cíle začal topit v běžné každodenní administrativě.

Jak se tvá cesta protnula s cestou GTD?

Covey přestal fungovat, takže jsem se zase zkusil podívat po něčem jiném – a shodou okolností narazil na blog Leo Babauty Zen To Done, který byl tehdy v úplných začátcích. Leo na blogu, tehdy ještě na staré doméně a s necelou 1000 čtenářů, psal o tom, jak se připravuje na svůj první maraton (v té době jsem začal běhat, a tak jsem myslím na ZH narazil). Během „řeči“ se v jednom z článků zmínil o tom, jak kombinuje Big Rocks (což jsou v českém překladu 7 návyků myslím „důležité úkoly na týden“) s GTD projekty – a přede mnou se otevřel úplně nový svět.

Na time management se mnozí dívají jako na dobrovolné odevzdání se do (zlo)vůle hodinek a diářů. Setkával ses s takovým přístupem ve svém okolí?

V učitelském prostředí jsou diáře, kalendáře a další podobné atributy spíše výjimkou. Máme naprosto jasně daný rozvrh a v něm učíme, tady už to do hodinek víc svázat snad ani nejde. Je ovšem jen na nás, kdy se na hodiny budeme připravovat.

Takže se na mě všichni koukali tak trochu s podivem, úšklebky a někdy takovým tím kamarádským popichováním – zejména proto, že konkrétní výsledek (klasické time-managementové klišé, které bývá „první“ vidět – člověk má uklizený stůl) ne a ne přijít. Ale zvykli si.

Time management pro mě není kalendář s nasázenými jednáními či naplánovanou prací po 20 minutách třikrát do hodiny nebo všechno perfektně poskládané a uklizené. K prvnímu vnímání bohužel termín time-management svádí, druhé je, jak už jsem říkal, společenské klišé. Proto mi více vyhovuje Allenův pohled na „management pracovního procesu“.

Navážu na předchozí otázku: jak bys protiargumentoval těmto odpůrcům plánováni?

Teď budu trochu „podvádět“, protože už mám tak trochu předpřipravenou (a vyzkoušenou) odpověď. Vzhledem k tomu, že celkem často školím učitele na téma „jak učit jinak“, často se mě ptají, kde na to všechno beru čas. A právě tady se strašně dobře ukazuje, proč je dobré mít „jasno“ – člověk ví, co přesně musí dělat, a může se soustředit na zlepšování či promýšlení cest, jak to dělat lépe, efektivněji a pro rodinu i klienty užitečněji.

Určitě sis na GTD nenavykl ze dne na den. S čím jsi měl problémy na začátku, a jsou tu i body, které ti dělají starosti teď?

Jako asi všichni jsem prošel onou fází počátečního nadšení. Najednou jsem viděl, co všechno mě čeká, krásně poskládané vedle sebe, další kroky, projekty s jasně definovanými výstupy a očekávání – a propadl běžnému jevu: začal jsem si nabírat víc a víc. A zase bylo v diáři trochu těsno.

Dneska už spíš řeším jinou hladinu, o níž se Allen v první knížce moc nerozepisuje: jak vybírat ty „správné“ věci, které budou mít na můj život a život mých blízkých ten „správný“ dopad. No, Allen je řeší, ale jeho hladiny“ zapadají v kontextu x- desítek dalších užitečných rad a tipů z každodenního života.

Implantoval jsi do GTD další metody?

O tom, že bych používal echt-gtd se nedá mluvit, takže vlastně tomu nejde ani říkat implementování. Vybral jsem si z toho to, co se mi v praxi hodí – tedy základní pojetí workflow procesu – a doplnil o střípky. Že bych ovšem kompletně dokončil „první sběr a roztřídění“ všech nezařazených věcí se dlouho mluvit nedalo. To se mi víceméně podařilo udělat až během stěhování – než se mi vytopila pracovna. Teď to zase vypadá tak, že co do uspořádání kartotéky můžu začít od začátku.

Musím-li mluvit přece jen mluvit nějakých metodách, potom je to zcela rozhodně ZTD Leo Babauty – propojení Covyeho a Allena.

V čem spatřuješ největší přednosti GTD? V čem naopak nejcitelnější omezení? Pochopitelně má na mysli v rámci tvé osobní zkušenosti.

Asi největší nevýhodu vidím v tom, že od určitého okamžiku člověk na sebe musí být strašně přísný. Jakmile jednou dostane pod kontrolu všechno to, co mu plave (či se zrovna topí) v hlavě, získá dojem zdánlivého volna – a snaží se jej rychle zaplnit, nebo pokud si nedá pozor, mu jej zaplní ostatní. I zapisování všeho dokáže po určité době lézt na mozek – jakkoli je to osvobozující pocit.

V prvním případě pomůže jedno: naučit se říkat ne – a sepsat si všechny úkoly, které člověka v daném odbobí čekají (někdy stačí podívat se jen na soupis projektů), a je to.

V druhém případě doporučuji drastičtější léčbu. Zkuste po nějaké době používání GTD pár dní po sobě nic nepsat. Uvidíte, jak rádi sáhnete po notýsku…

Nemůžu ovšem říci, že by to byly chyby GTD. Každý uživatel GTD si však jisté mouchy objeví.

Vyjmenuj heslovitě 5 důvodů, proč by si člověk měl organizovat práci a čas?

Spíš, než organizování času budu mluvit o organizování práce.

• Někde sleduji, co všechno mám dělat, a mohu se soustředit na promýšlení, jak pracovat efektivněji, nebo možná i tvořivěji.
• Od začátku práce na „projektu“ dopředu rozhodnu, jak by měl konkrétně vypadat výsledek – a mohu v průběhu svou práci ovlivňovat, tam ubrat, tam přidat, něco jiného poupravit.
• Vím, jak přesně vypadá nejbližší konkrétní krok, který posune práci směrem od záměru k výsledku, kterého chci dosáhnout.
• Uvědomuji si, kolik kde zbývá času – a že si můžu dovolit úkol dopředu promýšlet.
• A jeden z nedůležitějších bodů. Když vím, co mám dělat, daleko zodpovědněji se kývá na další práci.