Začal nový rok a s ním přicházejí na řadu nejen předsevzetí, ale především doba, kdy otevíráme nové kalendáře a diáře. I proto na Nový rok publikuji článek, který se k diáři vztahuje.

Čtvrtou část seriálu o životě s FranklinCovey diářem jsem se rozhodl věnovat především fotografiím. Fotografiím svého nového FC diáře na rok 2010. Od října jsem měl možnost pracovat s diářem této značky a již ve svých článcích jsem naznačil, jak se tato volba pozitivně promítla do mého života. Úmyslně píši života a ne plánování, neboť management času (a o to více pak FranklinCovey diář) se nevztahují primárně k tomu, co si pod plánováním většina představí. Ani já nespojuji už díky FC diáři a publikacím z „dílny“ Stephena R. Coveyho plánování s výhradně pracovními úkoly. Dokonce jsem se téměř odnaučil používat slovo úkol a preferuji seznam denních priorit.

Ačkoliv jsem sliboval, že v dalším dílu seriálu o FC diáři nastíním sloučení GTD a FC diáře, rozhodl jsem se při příležitosti rozbalení nového FC diáře a vstupu do nového roku poodkrýt to, jak takový diář vypadá. Ve stručnosti pak i napíši v poznámkách své zkušenosti s užíváním.

První fotografie zobrazuje desky na diář, které jsem si pořídil v tuzemské pobočce společnosti FranklinCovey. Desek se vyrábí obrovská spousta, na své si přijde určitě každý. Volil jsem decentní černý vzhled a materiál koženku. Tu proto, neboť pravá kůže přeci jen představuje vyšší peněžní investici. Zacházím s deskami dostatečně šetrně na to, aby mi vydržely, zatím jsem nezpozoroval po třech měsících sebemenší újmu. Levé „křídlo“ nabízí kapsu a tři menší kapsičky a uchycení na pero. Na zapisování úkolů/priorit používám pero firmy Pilot, vyráběné v Japonsku. Lze jej sehnat bez potíží v trošku vybavenějších papírnictvích nebo na internetu, cena se pohybuje kolem 60 Kč, ale může se vyšplhat až k částce 80 Kč. Výhody pera Pilot jsou jednoznačné – můžete jednoduše jeho koncem smazat to, co jste napsali. (Jak ukazuje tento spot.) Tři měsíce jsem používal zatím pouze jedno pero, což svědčí i o jeho výdrži. Jen mi přijde, ale spíše až poslední dva/tři týdny, že inkoustu vypouští zbytečně moc, takže se na protější stranu otiskne text (jen v podobě maličkých teček). Zatím píši perem zelené barvy, zkusím poté modrou, ale zelená je příjemná a na papíře (a v diáři) se vyjímá.

Pravé „křídlo“ desek má šikovnou kapsu, do které lze zasunout zadní kartonovou stranu FranklinCovey bloku. Ten mi slouží k tomu, když chci jít třeba na nějakou schůzku a nebrat si celý diář. Zapíši si vše do bloku a poté popsaný list vložím do patřičného dne, popř. projektu. (Diář má 5 záložek, oddílů, každý pro mě představuje určitou roli/projekt, kam si vkládám popsané listy bloku. Např. oddíl č. 2 se vztahuje k mé pedagogické činnosti, vkládám si do něj poznámky k hodinám, brainstorming aj.). V pravém křídle je také další úchytka na pero, zde mám plnící (jednorázové) černé pero, s nímž píši denní poznámky a poznámky do bloku, čili vše to, co nevyžaduje nějaké škrtání a mazání.

Do desek se vkládá tzv. náplň diáře. Zvyklostí je, že nosíte při sobě minulý měsíc, současný a ten následující. Pochopitelně si můžete zvolit, zda budete mít u sebe měsíců více (jak umožní velikost desek), které to budou. Také není nutné, abyste sebou nosili tzv. Starter Pack, čili tu část, v níž máte vypsány své hodnoty, cíle, osobní poslání.

Velikost desek, potažmo diáře může být Compact nebo Classic, přičemž já zvolil větší variantu Classic. Byl to pro mne nezvyk, přeci jen je to „macík“ a nosit jej neustále při sobě znamená určité kompromisy a přizpůsobení. Nejdříve jsem jej měl v batohu (ano, cestuji a chodím s batohem), ale protože jsem se k němu potřeboval často dostat rychle, pořídil jsem si koženou brašnu přes rameno, do které mi krásně diář padne. (Plus mám v brašně další důležité věci jako sluchátka, doklady, moleskine a klíče.)

Druhá fotografie představuje balení, které vám dorazí, pokud si objednáte FranklinCovey diář s designem 7 HABITS. Toto řešení diáře nabízí den na dvou stranách, existují však i varianty (nikoliv však s designem 7 HABITS), kdy den máte na jedné straně, popř. kdy máte týdenní pohled. I zde lze vybírat mezi menší a větší variantou. Před třemi měsíci, kdy jsem se rozhodl diář odzkoušet, jsem váhal mezi Compact a Classic, dnes vím, že ačkoliv je Classic celkově objemnější, naprosto mi vyhovuje a do menší velikosti bych nešel. Vybírat si můžete z mnoha designů. Součástí je nejen „diářová náplň“ (den na dvě strany, měsíční pohled, indexové stránky a strana na měsíční priority), ale také Starter Pack a další doplňky pro správu financí, adresář a spoustu dalšího.

Pro vaši představu o tom, jaký balík vás čeká, pokud si diář pořídíte, jsem vedle sebe položil na stůl nerozbalené balení FC diáře 7 HABITS a malý moleskine zápisník. Nerozbalený diář vypadá skutečně impozatně, ale nezalekněte se jej. Při sobě opravdu nenosíte kompletní náplň. Stačí 3-4 měsíce, pak pouze měsíční pohledy. Pokud si objednáte diář v České republice, dostanete i překlad několika stran, které jsou vhodné pro lidi, kteří s diářem a s plánováním ve stylu FranklinCovey začínají. Bohužel tyto přeložené stránky mají jiný design než original Starter Pack, takže jsem se rozhodl, že ve svém novém diáři budu své hodnoty a cíle a poslání vypisovat do původních (v anglickém jazyce nadepsaných) stránek.

Fotka toho, jak zhruba vypadá 7 HABITS diář po rozbalení. Musím přiznat, že grafika 7 HABITS se mi velmi líbí. Doposud jsem pracoval s designem PASSPORT, příjemně decentním, ve srovnání se 7 HABITS však ne tak hezkým. 7 HABITS má funkčně řešené zabarvení jednotlivých měsíců a především, jak uvidíte ještě na dalších obrázcích, řešení barev na měsíčním a denním pohledu. Papír je kvalitní, inkoust skrze něj neprosakuje. Při mazání pomocí pera Pilot nedochází k rozedírání, k poškozování papíru. Příjemně voní (ano, patřím mezi ty jedince, kteří ke knihám, papíru a časopisům čichají a pamatují si knihy i podle vůně, ne pouze podle přebalu) a neleskne se. (Je ze 30% recyklovaný.)

S koupí nového diáře jsem si pořídil i šanon. Do něj budu odkládat náplň předešlých měsíců (přičemž ale měsíční pohledy a indexové stránky mám neustále v rámci desek v diáři, to abych mohl rychle zjistit, kdy jsem v minulosti co důležité řešil, poznačil si apod.). V šanonu mám také nadcházející měsíce, které si postupně vkládám do desek diáře, jakmile na ně přijde řada. (Indexování jsem se už zlehka dotkl, budu o tom psát v budoucnu podrobněji. Ve zkratce: slouží vám to k rychlé orientaci, k nalezení poznámky, o které netušíte, ve který den jste si ji poznačili.)

Přikoupil jsem si také něco málo z bohaté škály doplňků. Jde o složky, které mám vložené za náplní, v deskách. Kapsy, složky na vizitky, doklady, paragony apod. S největší pravděpodobností si pak v budoucnu rozšířím doplňky ještě o formuláře (zápisky z porad) a už jsem si přiobjednal formuláře Health and Fitness Tracker.

Obrázek z oficiálních stránek FranklinCovey ukazuje, jak vypadá tzv. Starter Pack. Sem si vypisujete hodnoty, odpovídáte na otázky, které vás mají inspirovat k seberflexi, až se dostanete k sepsání své ústavy – osobního poslání. Čili jde o zásadní část diáře, která má jednotné grafické řešení pro všechny diáře. Další stránky slouží k rozepsání vašich rolí, cílů, jednotlivých kroků k dosažení cílů. Zcela vlevo vidíte tzv. Weekly Compass, plastovou záložku, do které vkládáte týden co týden novou podlouhlou kartičku s vypsanými rolemi a ostřením pily. Sem si před započetím nového týdne napíši to, čeho chci ve svých rolích (např. manžel, pedagog, osobní rozvoj…) v týdnu dosáhnout. Může jít o maličký krůček, který vás v rámci dané role posune dál, v rámci osobního rozvoje/ostření pily posune blíže k naplnění cílů, nabytí návyku. Tyto zásadní kroky pak máte vždy před sebou. Záložku jednoduše (bez nutnosti rozevírat kovové kruhy desek) přesouváte ze dne na den.

Pro mě základ plánování, mám-li za sebou vypsání hodnot, cílů a poslání, představuje měsíční pohled. Pomáhá vidění z vyšší perspektivy. U jednotlivých dnů do béžového řádku si píši město, v němž ten den budu (přeci jen se neustále pohybuji mezi pěti městy). Pomocí vlastních zkratek/znaků si nadefinuji, co mi ten den zabere nejvíce čas, popř. energie a soustředění. Zkratka PG představuje přípravu na přednášení a semináře. K PG si napíši zkratku předmětu a číslo hodiny a opravdu jen v malých heslech hlavní téma té hodiny. Pokud v daný den mám nějakou zásadní schůzku, napíši si ji sem. (Ve dni 2.2. stačí třeba jen „Porada“, když nalistuji daný den, budu mít ke schůzce už i detaily jako třeba místo aj.). V tomto měsíčním přehledu mám také vypsáno, kdy co učím.

Levý sloupec jsem dříve příliš nevyužíval, ale nyní mi přijde značně užitečný. V linii čísel dnů mám napsáno, zda jde o týden sudý či lichý (to kvůli výuce, protože na jedné škole učím v lichý týden, na druhé v týden sudý). Pak si k danému týdnu připíši do levého (béžově zabarveného) sloupce, jakou knihu potřebuji mít dočtenou, jaké filmy zhlédnuty (kvůli přípravě na přednášky). Co má zkrátka být ten týden doděláno, a je jedno, v který den z týdne.

Zde vidíte jednu stranu, která následuje za měsíčním pohledem. Horní polovina je složena z indexových poznámek, spodní polovinu tvoří tzv. Master Task List. Levý sloupec na priority, které chcete ten měsíc udělat v osobní „sféře“, pravý sloupec se vztahuje k prioritám pracovním. Za touto stranou následuje ještě další, indexová.

Plánovat začínám vždy celým měsícem. (V případě výuky jsem takto naplánoval již celý semestr.) Vypíši si tedy nejdříve to, co je prostě nějak dané a de facto nemám na to tak velký vliv (s trochou nadsázky). Jedná se o moji roli pedagoga. Vím tak hned, které dny mi „spolkne“ přednášení a nemám tedy s nimi už moc počítat na nic dalšího (přednáším v blocích od rána do večera). Stanovím si, kdy se na přednášky budu připravovat. Mám pak poměrně jasně udán manévrovací prostor – zůstanou mi dny, které nemají s pedagogickou činností nic společného a například při domlouvání schůzek a jiných věcí budu počítat už jen s těmi prázdnými dny. Při měsíčním plánování si po vypsání výuky do kolonek/dnů vypíši kroky či projekty, které chci mít v daný měsíc zrealizovány. Nepotřebuji vypisovat příliš detailů (a jednotlivé kroky), protože to už mám pak rozepsáno ke každému projektu v GTD aplikaci OmniFocus.

Takto vypadá levá strana zobrazení jednoho dne. Levý sloupec je určen pro vypsání denních priorit (úmyslně se vyhýbám nepříjemnému slovu úkol). 7 HABITS diář tento sloupec rozdělil na tři části, jak poznáte podle béžových řádků. Toto grafické řešení jsem kvitoval s povděkem. Oddíly pro mě znamenají tři základní roviny: PRÁCE, OSOBNÍ, OSOBNÍ ROZVOJ/OSTŘENÍ PILY. Ale můžete si pochopitelně ty oblasti rozdělit, jak si usmyslíte, navíc neznamená to, že by každý den musely být oblasti stejně pojmenovány. Mohou to být klidně vaše role. Fantazii se meze nekladou.

U seznamu priorit si můžete všimnout dvou sloupečků, čili dvou béžových čtverečků u jednoho řádku. Do pravého okénka si vepíšete prioritu – A/B/C a pořadové číslo důležitosti, např. A1, B3, A3, C1…

Když si naplánuji měsíc, dostávám se k plánování týdne. Vždy v neděli se podívám na uplynulý týden, zjistím, co jsem třeba odložil, neudělal. (Opět pomocí indexování můžete daný úkol přenést do jiného dne, aniž byste jej celý museli přepisovat.) Pak dojde na plánování týdne. Snažím se v neděli mít nadcházející týden co nejvíce naplánovaný – pochopitelně tak, že nejdříve (a to už při měsíčním plánování) kladu tzv. velké kameny. Čili věci, které jsou pro mě osobně nejvíce důležité. Vložím si je do konkrétních dnů pokud možno už při plánování měsíce, ale to zejména ty největší kameny. Ty o něco menší až při týdenním plánování. No a ten „štěrk“ a „písek“ dávám do seznamu až ze dne na den – a to tak, že prioritu musí mít vždy ten kámen větší.

Jakmile mám naplánovaný týden, večer na konci dne se podívám, co mě další den čeká, připíši prioritu, pokud už nemám a můžu jít s klidem spát, neboť ráno se probudím, podívám do diáře a vím, co je důležité, s čím začít a jak postupovat – a to tak, abych vyřídil nejdříve opravdu to důležité a většinou i to nejobtížnější.

Vypadá to, jako by vám takové plánování mělo sebrat kus času, ale není to pravda. Měsíční plánování vyžaduje sice tak hodinu i dvě, týdenní (pokud opravdu poctivě reflektujete i končící týden) zhruba 30minut, ale může až hodinu. Denní plánování už je otázkou jen cca 10minut. Kritici mohou i tak namítnout, že výsledný součet je příliš velký a že by za tu dobu mohli zvládnout udělat nějaký krok či projekt. Ať si to myslí, já, stejně jako třicetiletá zkušenost lektorů, si myslíme opak. Pečlivé naplánování a udání priorit a pořadí toho, co, jak a kdy budete dělat vám nejen ve výsledku ušetří mnohonásobně více času, ale také vám napomáhá k tomu, abyste dělali věci pečlivěji (efektivněji) a dělali to, co je pro vás důležitější. No a nesmím zapomenout na to, že toto vše souvisí i s mírou stresu. Plánování, o čemž svědčí už jen taková drobnost jako Inbox u GTD, vám ke klidu dopomůže radikálně.

Levý čtvereček v řádku je od toho, abyste si k němu udělali značku – uděláno, zrušeno, odloženo…

Pravá polovina této strany pak slouží k vypisování schůzek či záležitostí, které jsou nějak spjaty s konkrétním časem v rámci dne.

Druhou stranu zobrazení dne představuje list na poznámky. Sem si zapisuji vše, co chci odložit do diáře v průběhu dne. Např. stručné poznámky z rozhovorů, poznámky toho, co jsem komu slíbil, co mi kdo slíbil… opět – využití se meze nekladou. K tomu, abych se k dané poznámce dostal, slouží index. Pokud jsem si na tuto stránku sepsal v bodech to, na čem jsem se domlouval se studenty ohledně dalších hodin, připíši si pak na měsíční indexovou stránku pouze datum dne, ve kterém je ona poznámka napsána, a třeba text „domluva se studenty nad koncepcí semináře“. Doplnit můžete i číslo poznámky, pokud jich máte na stránce toho dne vícero.

Tuto stranu nevyužívám jen jako schránku pro poznámky, ale i jako možnost, kam si vypsat pět věcí, které se mi ten den podařily, které mě potěšily. (Levý zabarvený sloupec využívám ke zkratkám, kdy např. R = radost, POZ = poznámky, TD = udělat.) Na tuto stranu, se zkratkou TD, si tak i píši věci, které mě spontánně napadnou a chci si je rychle odložit z hlavy. Při procházení dne, popř. při kontrole na konci týdne si tyto úkoly rozhodím (opět stačí pouze pomocí indexů) do konkrétních dnů. Pokud ovšem nejde o něco, co můžu udělat hned

Tolik v několika poznámkách k tomu, jak vypadá a jak pracuji s FranklinCovey diářem. Nezmiňoval jsem se o dalších částech diáře (finance, klíčové informace, adresář…) a ani o nejrůznějších doplňcích. A vlastně jsem ani speciálně neupozornil na to, že diář 7 HABITS vám ještě navíc přináší na několika stranách výtah toho nejdůležitějšího z knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí, že máte v rámci diáře i speciální oddíl, kam si vypisujete své kroky a poznámky, jež se vztahují k osvojení 7 návyků. A na každé straně vás také doprovází citáty z knihy, které vás mají inspirovat.

Výhodou také je, že FranklinCovey narozdíl od jiných firem vydává své diáře 4x do roka. Není proto problém, abyste začali s novým diářem třeba od dubna 2010 (a fungovali s ním do března 2011).

Jak jsem již naznačil, pokud zvolíte velikost Classic, budete si muset navyknout, že takový diář není nejskladnější a něco i váží. Také představuje určitou investici. Mé desky mě vyšly na 1 800 Kč (ale jde o dlouhodobou investici) a náplň na cca na 1 400 Kč. (Jsou ale i levnější náplně.) Stále si však myslím,  že takto investované peníze mají smysl. Proč totiž nedělat to, co je pro vás důležité, a být i ve větší pohodě?