Pět fází plánování a jedna schránka – Management času v praxi

Leden 12th, 2010 · Lukáš Gregor · Efektivita, GTD, Time Management 9 comments - Tags: ,
Měl jsem v úmyslu napsat obecněji uchopený text nad tím, kterak GTD a filozofii Stephena R. Coveyho sloučit. Nakonec jsem se ale rozhodl, že vhodnější bude nastínit mé vlastní zkušenosti. V tomto článku, možná vás tím zklamu, se nevěnuji ani tolik principiálnímu propojování GTD a Coveyho, jako tomu, jak takové propojení může vypadat v praxi. A protože jsem navíc před čtvrt rokem do velké míry přešel na papírové řešení (diář), bude pro tento můj článek určující, jak se to do mého plánování promítlo a  jaké výhody a nevýhody to má.

I. část

Pro přehlednost nyní vypíši v heslech klady a zápory této změny, abych pak mohl lépe vystavět možnosti, jak najít kompromis (a proč jej vlastně hledat)

klady přechodu na papírové řešení

(neberu v potaz klady samotného diáře FranklinCovey, tedy aspekt metody, na které je tento diář vybudován)
+ mám větší přehled nad svým časem
+ psaním rukou na papír se údajně udržuje v lepší kondici chod mozku
+ poznámku zapíši na papír do diáře rychleji, než když bych ji měl „klepat“ do telefonu
+ k úkolům a plánům poznamenaným v diáři pociťuji větší odpovědnost, procento realizace v plánovaný čas je několikanásobně vyšší, než tomu bylo při práci s elektronickými nástroji
+ mám rád papír

zápory přechodu na papírové řešení

- mobil je lehčí a menší nežli diář
- zatímco prostor v diáři je omezen, elektronické řešení umožňuje mnohem větší volnost
- u elektronického řešení funguje synchronizace s webem/desktopovým klientem, elektronickým kalendářem => když ztratíte třeba mobil, neztratíte data
- coby úkol může být má audionahrávka, fotka, email

Je na zvážení, co u vás převáží. Já dal přednost papírovému řešení, ale toho elektronického jsem se nevzdal úplně. Zvláště pokud se nechci vzdát GTD, nabízí mi elektronický nástroj mnohem lepší možnosti.

II. část

A jak to tedy u mě vypadá v praxi?

FÁZE PRVNÍ

Stanovení hodnot, rolí, cílů a osobního poslání. (Více v tomto textu.) Jde o fázi „jednorázovou“. Tedy, neopakuji ji často. Vždy jednou do roka při vstupu do nového kalendářního roku. Vše zaznamenávám do FranklinCovey diáře, který je tomu uzpůsoben. Kdybych jej neměl, i tak bych volil nějaké papírové řešení – Moleskine či třeba pár pěkných papírů. Při psaní rukou na papír si totiž hodnoty, cíle a poslání lépe promýšlím, prožiji. Cítím se více zavázán je dodržovat.

FÁZE DRUHÁ

Brainstorming. Na řadu přichází myšlenkové mapy. Ty nejsem zvyklý dělat ručně, mám na ně buď OmniGraffle nebo Curio, přičemž zatím jsem více zvyklý pracovat s druhým zmíněným programem.
Druhá fáze se skládá z několika kroků / map.
První, základní, obsahuje ve středu mě a od středu směřuji podskupiny – jednotlivé role, které zastávám. K jednotlivým rolím přiřazuji konkrétní cíle, kterých chci dosáhnout v rámci daného roku, a cíle, jež jsou dlouhodobější a na nichž chci v tom roce pracovat.
Další krok druhé fáze spočívá v rozpracování jednotlivých rolí a jejích cílů. Každé roli věnuji samostatnou mapu. Pomáhá mi to k vyjasnění nejen cílů, ale následně už i projektů (spíše větších).
V některých případech následuje ještě krok třetí. Ale zatím jsem to měl jen u osobního rozvoje, tzv. ostření pily. Zde jsem vše ještě mnohem více konkretizoval. Třeba si pomocí myšlenkové mapy rozkreslil např. to, jaké nástroje (a jak je)  budu používat.

FÁZE TŘETÍ

Zapnu aplikaci OmniFocus a dívám se na myšlenkové mapy. Kromě tzv. Single-Action List, mám vytvořené čtyři základní kategorie: OSOBNÍ ROZVOJ, OSOBNÍ, PRÁCE, ŠKOLA. Tyto kategorie vycházejí z mých rolí (v osobním jde o roli manžela a člena rodiny, v práci o roli pedagoga a také akademického pracovníka UTB, ve škole o roli studenta postgraduálního studia…). Pochopitelně, a to je výhoda právě OmniFocusu, tyto hlavní kategorie můžu ještě rozdělit. Tak například v práci mám nejen složku dlouhodobá, ale i krátkodobá – čili sem patří projekty s jasně vymezeným začátkem a koncem, konkrétně třeba dramaturgie letošního ročníku AniFest).
Do práce jsem si zařadil i složku „Publikování“, kde mám rozepsány jednotlivé periodika/servery, kam přispívám.
Mohl bych pochopitelně osvětlovat i zbylé kategorie, ale pro představu to snad stačí.

FÁZE ČTVRTÁ

Zde už využívám naplno metody Getting Things Done. K jednotlivým kategoriím, podsložkám si vypisuji projekty. Jednou za čas udělám opravdu velkou revizi – většinou tak jednou za dva měsíce. Probíhá tak, že zkontroluji všechny kategorie, složky, projekty. Zamyslím se, jak jsem s nimi daleko, jak jsem na nich pracoval. Dopíši nové. (Samozřejmě že nové projekty připisuji i průběžně podle toho, jak je zapotřebí.)
Například v roli pedagoga jde o rozepsání jednotlivých hodin (termín, téma) a o rozepsání jednotlivých kroků v daném projektu/hodině. Jestliže mám tedy někdy v polovině semestru přednášet o Novém Hollywoodu, k projektu si vypíši kroky – jako literaturu, webové odkazy, které pročíst a z nich udělat výpisky, vytvoření prezentací, kompilaci ukázek, vypsání filmů, které musím zhlédnout atp.
Čtvrtá fáze je časově velmi náročná. Většinou jí věnuji aspoň tři dny. (Pochopitelně ne tak, že bych u toho seděl od rána do večera.) Na stranu druhou neuvěřitelně ušetří čas v budoucnu. Jestliže mám takto předpřipravených několik projektů (a v roli pedagoga kompletní semestr pro sedm předmětů), jsem mnohem klidnější, lépe si hlídám přípravu a nenechávám příliš mnoho věcí náhodě.
Jak jste poznali, čtvrtá fáze staví vysloveně na GTD. Mohl bych vše vypisovat i na papír, a to klidně i do FC diáře, kde je několik zvláštních oddílů, k nimž můžete přiřazovat listy papíru, ale jak jsem již naznačil, pro takto rozsáhlé rozepisování projektů a jednotlivých kroků mi mnohem více vyhovuje elektronické řešení. (Nedokáži si ale moc představit, že bych toto vše vypisoval např. do Things. OmniFocus nabízí větší možnosti a následně i lepší přehlednost.)

FÁZE PÁTÁ

Přichází konkrétní plánování ve smyslu zasazování projektů/jednotlivých kroků „do času“. Zatímco dříve, když jsem nepoužíval papírový diář, jsem toto neřešil, nyní s příchodem roku 2010 jsem do měsíčních přehledů „nasázel“ vše důležité, o čemž vím, že chci v daném měsíci (a jeho konkrétních dnech/týdnech) udělat. Pokládám tedy tzv. velké kameny, jak o nich hovoří Stephen R. Covey.
Při jednotlivých fázích plánování (měsíc, týdne, den) mám na zřeteli i to, co mi ukazuje OmniFocus. V praci to znamená, že reflektuji, jaké kroky jsem si v daných projektech vypsal, a ony kroky pak jen vypisuji do diáře. Ne vždy je nutné vše zapisovat v plném znění. U předmětů a témat mám zaužívané zkratky. V diáři mi to stačí – a kdybych náhodou něčemu nerozumněl, můžu zkontrolovat v OmniFocusu.
Zde můžete namítnout, že dochází k duplicitě – vypisujete do diáře něco, co jste si již zapsali do elektronického nástroje. Ano, mnohdy tomu tak skutečně je. Mohlo by to být sice o to časově úspornější – na stranu druhou jsem nezaznamenal, že by toto vypisování zabralo tolik času, aby se mi to pozdávalo neefektivní. Jednoduše řečeno – myslím, že se to vyplatí a za výsledný efekt to stojí…
(O tom, jak probíhá mé plánování měsíce/týdne a dne jsem psal v tomto článku.)

Fungování během dne aneb Inbox, to je to, oč tu běží.

Všechny předchozí fáze logicky na sebe navazují a zatím se mi osvědčují. Zatím největším oříškem pro mě je tzv. schránka. Dříve řešení bylo jasné – inbox v aplikacích Things, následně OmniFocus. A co nyní? Zapisovat si podněty do OmniFocusu, nebo na papír do diáře?

Nemůžu říci, že by jedno či druhé řešení definitivně převládlo, proto popíši skutečný stav:

  • První dva měsíce s FranklinCovey diářem jsem odkládal z hlavy vše na stránky (daily notes) v FC diáři. Zjstil jsem ale, že na některé pak zapomenu, resp. nevšimnu si jich.
  • Třetí měsí jsem začal  používat OmniFocus střídavě s diářem. Do OmniFocusu jsem si odložil podnět tehdy, pokud jsem seděl u MacBooku. Pokud jsem u něj nebyl, zvolil jsem diář, protože do něj si podnět zapíši rychleji než do iPhonu.
  • Dnes to mám tak, že se snažím z 80% používat pouze a výhradně diář, aby nedocházelo ke vzniku dvou schránek (před čímž varuje i Allen).  Procento postupně zvyšuju.
Abych eliminoval možnost, že na poznámku zapomenu zvolil jsem tuto strategii:
  • pokud úkol/podnět má být spojen s nějakým konkrétním datem (např. prosba studenta, abych mu půjčil určitou  knihu), připíši si jej k němu, popř. k termínu před tímto datem (čili – úkol přinést knihu studentovi si zapíšu ne na následující čtvrtek, kdy se s ním potkám v hodině, ale na následující středu, kdy si věci na výuku připravuji do batohu)
  • pokud jde o úkol, který není důležité splnit v rámci daného týdne, ale třeba v horizontu probíhajícího měsíce, popř. jiného měsíce (tehdy, když vím, že se k jeho realizaci zkrátka tento měsíc nedostanu), poznamenám si jej do seznamu, jenž je v diáři hned z kraje každého měsíce (tzv. Master Task List). Do Master Task Listu nahlížím vždy při týdenním plánování.
  • pokud jde o úkol, který má být ideálně zrealizován či zapracován do nějakého projektu co nejdříve, zapíšu si jej buď k nějakému konkrétnímu dni v probíhajícím týdnu, nebo si jej poznačím do Daily Notes se zkratkou TD.  V tom případě mám kontrolu ošetřenou tak, že se snažím v průběhu týdne dívat vždy večer při plánování následujícího dne na ty předchozí (v týdnu), zkontrolovat úkoly, které jsem odložil, nebo si zapsal, a případně s nimi dále pracovat. Když náhodou se rozhodnu, že daný úkol, který jsem si do Inboxu odložil, ještě daný týden nezrealizuji, označím si jej v neděli při týdenní revizi/plánování zvýrazňovačem (používám od firmy Pilot, jde pak „vygumovat“), aby na mě při listování diářem „svítil“…

ZÁVĚREM

Pochopitelně, že jsou ještě další možnosti, jak z GTD vycházet (např. nastavení poštovního klienta, o čemž bude ještě řeč), stejně jako i další nástroje, které mohou usnadnit naši práci (např. ShoveBox, Instapaper, EverNote aj., jim a dalším budu také věnovat ještě průběžně větší pozornost). To, co jsem  popsal výše a snažil se rozdělit do pěti fází a jedné poznámky o schránce, však tvoří epicentrum mého plánování a fungování.
Vím, že o propojení GTD a Coveyho lze napsat hned několik článků, ale úmyslně jsem nyní neodstartoval seriál (jak jsem měl původně v plánu), ale postavil text na svých bezrostředních zkušenostech a praxi. Nyní budu očekávat, doufat a těšit se, že pod textem začnete připisovat vlastní zkušenosti, otázky, problémy a strasti, které řešíte, když váháte mezi elektronickými nástroji a papírem, když se pohybujete mezi GTD a Coveyem.