Před několika málo dny jsem položil na Twitteru otázku: Dáváte přednost elektronické nebo papírové schránce na své myšlenky a nápady. A máte jednu nebo víc schránek?
Dotaz nebyl iniciován potřebou za každou cenu vzbudit diskuzi, ale mojí vlastní rozviklaností – co mi vlastně jako dokonalý Inbox nejvíce vyhovuje. David Allen doporučuje mít schránek co nejméně, v ideálním případě pouze jednu. Chápu ho. Rozhodně štěpením Inboxů štěpíte i vlastní pozornost na to, co jste si kam poznačili. A jde přeci o mysl jako stav poklidné hladiny vody.
Přiznávám, schránka v poslední době představuje tu složku GTD (ale i ZTD či Coveyho), nad čím váhám nejvíce. Nejdříve mi jí byl mobilní telefon (iPhone s aplikací Things, OmniFocus, poté TaskPaper), abych odzkoušel používat stránky s denními záznamy ve FranklinCovey diáři, přešel k Moleskinu a nyní, když jsem nadšen z iPad verze OmniFocusu, pracoval opět s iPhonem. Musím vám připadat jako přelétavý jedinec, ale vězte, že obdobné strasti řeší pěkná řádka lidí kolem mě.
A v čem je to tak složité?
Musíme se totiž zeptat, co je vlastně tou ideální schránkou, a proč vlastně vše vede k tomu, abychom používali schránek několik?Ideální schránka je vždy po ruce. Je lehká, skladná, rychle se do ní dostaneme, rychle lze do ní myšlenku poznačit. Lze ji použít večer, kdekoliv, kdykoliv. V ideálním případě ale také lze už s poznačenými myšlenkami nakládat – přesouvat, mazat, vytvořit z nich projekty či část projektu, delegovat ji.
Pokud bych měl zůstat u elektronického řešení, určitě jej lze použít v noci. Mobil je lehký a mám jej prakticky všude. V tomto směru ale selhává rychlost – nezdá se mi totiž, že by GTD aplikace zrovna pracovaly co nejefektivněji právě s Inboxem. Pokud máte rychlý stroj, ještě to neznamená, že také pohodlně a snadno poznačíte myšlenku. Například při zapisování do Things či OmniFocusu na iPhonu překáží i nastavení kontextů, data apod. V tomto směru mi přišel ideální TaskPaper – zkrátka jste jen psali na “obyčejný papír”.
(S novým firmwarem mi navíc iPhone 3G chodí pomaleji, a i když se to má prý změnit další aktualizací, stejně mi úplně ideální tento nástroj jako Inbox nepřijde.)
Na druhou stranu – jestliže máte elektronickou schránku na mobilním zařízení, předpokládá se, že ji lze snadno synchronizovat s desktopovou verzí (do které se díky klávesové zkratce a tzv. QuickEntry píše naopak velmi dobře).
Řešení FranklinCovey diáře (a vůbec diářů obecně) mi jako Inbox v pravém slova smyslu moc nevyhovovalo. Ačkoliv jej mám rád, skvěle mi slouží, nemůžu jej zkrátka nosit úplně všude. Píše se mi do něj sice skvěle, ale využívám stránku na denní poznámky pro účely odkládání myšlenek ne těch, které se mají zpracovat (do projektů, kroků k projektům atd.), ale jde o poznámky z proběhlé komunikace, poznatky z něčeho, co jsem si přečetl, dozvěděl se a může se mi to hodit použít, výpis toho zajímavého ze dne, poznámky ke zdravotnímu stavu aj. (Tyto poznámky pak procházím při týdenním review, navíc mi slouží měsíční indexová stránka, takže se k důležitým poznámkám snadno dostanu.)
Moleskine, zdá se, tento souboj vyhraje. Je malý, skladný, dotyk s papírem příjemný. Nevýhodu spatřuji v tom, že potmě se do něj píše zle, taky při chůzi (na rozdíl od mobilu). Poznačené myšlenky navíc pak musím přepisovat a vkládat do svého GTD systému, popř. do diáře.
No, abych ale nezapomněl – ještě tu máme elektronickou poštu. V podstatě další schránka. Třídím si ji do speciálních složek, pokud nemůže na dopis odpovědět hned. E-maily vyžadující akci lze snadno přesunout do specializované aplikace.
V neposlední řadě pak můžeme řešit ještě schránku na články z internetu (Evernote, Instapaper, Diigo, ReadItLater…), na soubory.
Stále ještě váhám a nejsem si jistý, které řešení se stane tím pravým. Rád bych počet schránek minimalizoval a rád bych měl vždy svůj Inbox po ruce. Proto tento článek – abych nejen inicioval diskuzi pod ním (podělte se o své zkušenosti), ale také se nechal inspirovat.
Taky jsem zkoušel kdeco, ale vždy jsem narazil na to, že „inbox“ nemám sebou. I když se jednalo o malý deníček, tak stejně jsem si ho do kapsy nebral (o tužce nemluvě). Po různých peripetiích jsem přišel na to, že jediné, co kromě klíčů sebou neustále nosím, je mobil. No a tak jsem to vyřešil
K čemu je supr schránka, když ji nemám sebou?? To samé s kontextama a dalšími kroky – zase mobil. Jediné, co na něm nemám, jsou projekty, ale už i na tom se pracuje 
Takže ideálním inboxem je něco ,co máte VŽDY sebou. A to je mobil.
Taky jsem zkoušel všechno možné a nakonec jsem zakotvil u dvou inboxů. Nejdřív jsem na porady nosil jen iPhone, kde jsem úkoly psal do Evernote, pak jsem chvíli nosil Macbook a nakonec mi jako ideální řešení přišel taky papír. Takže nosím Paperblanks notes, kde si zapisuju jednotlivé úkoly nejen na firemních poradách, ale už i u klientů a nedám na to dopustit, doma jen přijdu a zpracuju
Pak mám jako Inbox Springpad v iPhone tehdy, když mě něco napadne na ulici nebo je to zkrátka něco, kde se nedá tahat notes nebo ho zrovna nemám s sebou. Stejně tak používám Sprindpad na desktopu, kam hážu různé informace. Můj hlavní inbox je v Entourage, kam si z těhle posbíraných informací vytvářím projekty či todo a kam sypu taky rovnou úkoly poslané e-mailem (což je můj hlavní pracovní nástroj).
Pokud jde o elektronické schránky, ty se dají snadno automatizovaně sypat do jedné (např. Things a AppleScript). Otázkou je, jestli jednotlivé články a maily patří do inboxu.., jestli do inboxu nepatří opakující se úkol 30minut vyřizovat maily nebo něco podobného..
Ideální nástroj je pro fanouška produktivity asi stejné zlo, jako ideální muž pro mysl ženy (a/nebo jejího muže).
Vy si to filozofování ale užíváte, jinak byste podle vašich priorit dávno vybral pro vás nejlepší řešení (třebas starou dobrou metodou Benjamina Franklina) a neztrácel tak na produktivitě touto úvahou 
Snad Vás tímto příspěvkem neurazím, jinak si totiž iTimeBlogu i Vaší práce nesmírně vážím.
Pochopitelně, že neurazíte, naopak děkuji za upřímnost. O takové komentáře mi jde. Nejenže to může i další čtenáře posunout, inspirovat, ale také mě to může konečně praštit po palici, ať přestanu hledat a starám se už o dodržování vlastních hodnot a putování k cílům.
Primárne ako inbox používam OmniFocus na MacBooku. Kde nemám MacBook, tam zapisujem do iPhone OmniFocusu. Mailový inbox mi slúži len na príjem pošty. Maily, ktoré sa nedajú vyriešiť do 2 minút putujú cez data clipping do OmniFocusu (V mailoch mám zložky len inbox, sent, drafts a archiv). Občas nápady zapisujem/kreslím na papier, alebo do notesu podobobného Moleskinu. Okrem inboxu pre zápis poznámok používam doma ešte jeden: fyzický inbox (plastová nádoba na predmety). Šek, ktorý treba zaplatiť, foťák, z ktorého potrebujem vytiahnuť foto, poznámky zapísané na papier, notes podobný Moleskinu, to všetko proste hodím do fyzického inboxu. Celkovo mám teda inboxy tri: OmniFocus inbox, Mail inbox a fyzický inbox.
Já mám jako hlavní inbox gmail.
A nejen inbox ale celé organizování úkolů.
Víc jak polovina informací a požadavků mi chodí mailem tak to hned třídím do složek(štítkuji). Štítky mám: dnes, tento týden,pak měsíce od ledna do prosince,čekám na a hotové.
Pokud je to jen pro info tak pouze archivuji.
Mail může mít jakoukoliv přílohu což mi vyhovuje a nemusím dokumenty,fotky a nahrávky k projektům ukládat jinam v PC.
A můj sběr?
Telefon s neomezeným datovým paušálem.
Používám Symbianové Nokie. Napíšu si poznámku,nahraji rozhovor nebo vyfotim dokument a pošlu si to.
Pak to 2x denně třídím do štítků a u večerního třídění označím hotové věci nebo přesunu. Navíc používám GoogleCal tak po co má pevný termín hned zadám.
Samozřejmě že na poradách si nedatluji rovnou do telefonu,vezmu čistou A4 a po poradě z toho nadělám jednotlivé kroky v mailu nebo vyfotim celý papír a rozsekám to pak v klidu.
Gmail funguje i v offline režimu takže všechny přílohy mám k dipozici i bez připojení anebo se mohu připojit a prohlídnout v telefonu když jsem v terénu.
Taky jsem zkoušel diář,moleskine a další možnosti ale tahle mi funguje i když se to někdy zdá trochu krkolomné.
A štítky mi fungují zároveň jako termínový pořadač. Mám-li nebo klientovi připomenout v říjnu,dostane to štítek říjen a do té doby do toho nekoukám ani při týdenním hodnocení. Tam vybírám jen aktuální měsíc a následující týden. A každý večer pak vyberu netermínované úkoly z týdne na následující den. Termínované jsou už v kalendáři.
Žádné kontexty a další seznamy navíc. To mi způsobovalo že jsem neustále něco kontroloval a třídil ale skoro nic nedělal,protože jsem měl dobrý pocit už z toho,jak se mi to povedlo zorganizovat. Teď mám opravdu kontrolu nad systémem a můžu si dovolit luxus využívat volných chvil ne k provádění úkolů dle kontextů,ale k relaxaci a vědět že jsem nic nezapomenul a nic se nestane,když si budu hrát s naší malou holkou.
Apropo: je pátek 13 tak sedím v klidném parčíku,kolem běhá pes a užívám si volné chvíle. Co děláte vy?
Zdravím,
já používám INBOXů několik, kvůli mému dennímu fungování.
1) Outlook – na příchozí maily, které rovnou řadím do kontextů a poté když sedím u počítače a něco mě napadne, tak si zapíši a zařadím nový úkol.
2) Google Reader – články, které odebírám, ve volné chvilce přelétnu a buď označím jako přečtené, nebo hvězdičkou k pozdějšímu přečtení, či archivaci. Hodně námětů čerpám právě z odebíraných internetových periodik.
3) A4 složka – obyčejná průhledná složka, do které vkládám drobné věci, se kterými potřebuji později naložit (účtenky, vizitky, letáky k prostudování, CD a DVD, …)
4) MOLESKINE – ten mám vždy po ruce a tam si toho poznamenávám asi nejvíce. Do Outlooku pak podle kontextů přepisuji jen málo věcí, protože když sednu k počítači, tak jich většinu vyřídím.
Také jsem zkoušel všechny možné aplikace, řešil kde je nejlepší inbox a nakonec jsem přešel na papír. Do mobilu nebo do počítače to zkrátka bylo moc složité zapsat a nechtělo se mi… S papírem jsem tento problém takřka eliminoval. Systém jsem ořezal na kost. Mám dva notesy, jeden na poznámky, jeden na úkoly, gmail na emaily a to je v podstatě všechno. Už dlouhou dobu chci o svém systému napsat na blog, tak snad v jednom z příštích článků
Ahoj Lukáši a ostatní,
díky za podnětnou myšlenku, protože přesně tohle jsem v poslední době také řešil.
Udělal jsem to jinak. Na GTD se mi nedaří zkrátka žít v kontextech. Má práce vyžaduje splnění krátkých projektů většinou najednou (v podstatě vždy kontext @Office nebo @Telefon). Takže žiji s MIT a úkoly s nimi spojenými.
Upravil jsem si k tomu svůj diář ADK (pokolikáté již?), protože mi vyhovuje držet písemnou organizaci – navíc iPhone nemám a nevím, kdy bude nový. Jediné, co tedy používám elektornického, je iCal a to z důvodu dlouhodobých termínů, které se v čase dle mých zkušeností velmi často hýbou – víš sám…
Jinak jedu na diář, ale inbox mám vyřešený malým kroužkovým notýskem nebo poslední dobou stále více ve formě Index Cards, které jsem si předděroval a pak je tedy velmi snadné ji pouze „zacvaknout“ do diáře a vyřešit při nějakém review nebo rovnou použít jako hotový seznam úkolů…
Těžko se to vysvětluje, ale mám v diáři speciální sekci inbox a do ní si tyto karty přidávám, když se např. vrátím z oběda, kde jsem diář sebou neměl a pak při denním review tyto poznámky zpracuji a prostě zahodím…
Dlouho jsem nad tím bádal a bádat ještě budu, ale tohle mi poradil jeden kolega a funguje mi to…
Good Luck a Keep It Simple Stupid!
Používám Outlook a tak hlavní inbox je klávesová zkratka CTRL+SHIFT+K = vytvoření úkolu.
Na cestách používám mobil a hlasové zprávy, které mi pak přijdou mailem do Outlooku, ale jdou přehrávat i v mobilu. http://www.mitvsehotovo.cz/obsah/note2self-hlasove-poznamky-rovnou-do-inboxu
A jinak papír A4, kam si píšu rychlé poznámky a třeba i to, co zrovna dělám. Během dne většinou papír poškrtám a zbylých pár věcí zapíšu k projektům do Outlooku.
Přiznám se, že taky až tak moc nepracuji v kontextech. Spíše pracuju na projektu(MIT) a u projektu se snažím vyřešit vše, co můžu, abych ho posunul dál. A ještě se mi líbí myšlenka „selektivní ignorace“ Tima Ferrise, ta dokáže s inboxem pěkně zatočit
i když jsem poměrně mladý (ale už 10let ne teenager
.. jsem na klasiku o to Papír a Tužku.
Likviduji inbox do něhož se dostal celý pokoj a připomnělo mi to vtip o Chuckovi, tak jsem vymyslel nový
:
„Někdo má jeden inbox, někdo deset a každý jiný, ale jedině Chuck Norris má inbox vždycky prázdný.“
Mé inboxy:
Zásady: Levně (na iPhone nemám), s sebou (jeden z deníčků mám prostě vždy s sebou), stylově (obaly si vyrobím z kůže podle vlastních představ).
- Stohovací přihrádky – 2x 50Kč
- Zápisník A7 – 17 Kč
- Zápisník A6 na projekty a částečně inbox – verze Danskine cca 40 Kč (bez započtení času na výrobu)
- Diář – též občas zainboxuje – 20 Kč (koupen v únoru)
http://3.bp.blogspot.com/-kuuC3iDs9bw/TYXlQoClgRI/AAAAAAAAAow/4MyeF7YgNLg/s1600/gtd.jpg
S GTD a FC se mi toho daří podstatně více a mám i větší přehled. Chvíli jsem si říkal, jak to přežiji bez iPhonu, ale ve skutečnosti je hlavní začít třebas i s malým levným zápisníkem než se upínat k elektronické spáse. Hlavní nakonec bude vytvoření si návyku zapojit organizaci a řád do svého běžného života.