Název sice navozuje dojem, že v centru pozornosti bude stát pouze práce, nepatřím však k těm, kteří při nastavování vlastního systému a tedy i při plánování přísně oddělují práci od osobních aktivit. Důvod se nabízí zcela prostý – jestliže má být náš život v harmonii, je potřeba operovat s oběma „světy“.

A proto tedy pojem workflow berte spíše jako pojmenování procesu – systému činností, které prostupují mým životem. Název také prozrazuje, že půjde o seriál. Rozhodl jsem se popsat vlastní workflow detailněji, v některých místech s trochou „školometských“ poznámek…

Podrobnějším odkrytím svého systému sleduji dva cíle. Urovnat si myšlenky a potvrdit či případně vyvrátit své zvyklosti. A také chci vyvolat diskuzi, otevřít cestu k dalším zkušenostem, a to prostřednictvím komentářů pod články.

Část 01 | ZAZNAMENÁVÁNÍ

Díl 01 – Úkoly

Nemusíte zrovna vzývat, ani znát, metodu GTD (resp. odvozené ZTD), abyste pocítili potřebu a výhodu někam sbírat/zaznamenávat úkoly. Na hlavu nám totiž přilétají ze všech světových stran, od nadřízených, kolegů, členů rodiny i od nás samých. Úkol naléhavý, důležitý či s otazníkem, zda má vlastně vůbec smysl. Ano, úkol má různé přívlastky, aniž si jej pořádně stačíme někam zapsat. Mozek, ten milovník asociací, roztočí kolo a vmžiku k nové položce začne přidávat naše dosavadní zkušenosti. Z nich plynou i očekávání, odhad, zda je vůbec takový úkol reálný. A protože nejsme jen ti pomyslní jezdci, ale také sloni (viz kniha Proměna), zadaný úkol atakuje i naše emoční centrum. Nemusí to být nutně, ale ruku na srdce, komu z nás se při slově úkol nerozezní zvon nechutě?

Představte si, že úkol je program. Nainstalujete jej na disk počítače a i když vidíte pouze jedinou ikonku někde na ploše, ve skutečnosti se aplikace v paměti hezky roztahuje. Jestliže se tedy ve vzduchu objeví nový úkol, rozhodně nemáme co do činění pouze s jednou jedinou informací. A to je důvod, proč se již tři roky snažím maximum úkolů, které se mi do hlavy „nasáčkují“, okamžitě odložit do schránky k pozdějšímu zpracování. Nejde o nějakou zkoušku svědomitosti, výhody takového postupu jsem pocítil prakticky hned do týdne od vyběhnutí ze startu.

Jakmile se úkol zrodí, potřebuji jej okamžitě zaznamenat. Nejde ani tak o obavu, že bych na něj zapomněl, svět by se přeci nezbořil. Nepoznamenaný úkol má tendenci otravovat. Rozpínat se, překřikovat ostatní, je egoistický a rozhodně se sám od sebe nepřipomene ve chvíli, kdy to bude vhodné. Jeho zlé vlastnosti jsem poznal zvláště tehdy, když se mi začal vynořovat v momentě soustředění na jinou činnost. Zaznamenáním se  deaktivují i ony asociace, vážně.

Princip okamžitě úkol někam zaznačit (odložit) však vyžaduje fungující systém. Napsat položku na kus ležícího papíru na stole (notabene ne mém) ztrácí význam a jen vede k negativním projevům, o kterých jsem výše psal.

Na své pouti jsem jich odzkoušel nepřeberné množství, vesměs šlo o aplikace, tu složitější, tu prosté jak šat františkána. Koketoval jsem a také chvíli pobýval i s papírem. Byly chvíle, kdy systém pro roztříděné úkoly a projekty běžel na odlišném nástroji – například elektronické aplikaci, zatímco schránku pro úkoly představoval malý moleskine. Tato roztříštěnost byla však zbytečně složitá, proto pracuji pouze s jediným nástrojem, do něhož úkoly sbírám, ve kterém je třídím a organizuji do projektů a seznamů.

V této fázi si sem můžete dosadit prakticky jakýkoliv program, přesto některé vykazují různou míru rychlosti/snadnosti při zadávání úkolu. Někam se proklikávat se mi rozhodně nechce, pokud ani vám ne, pohlídejte si při výběru nástroje, zda má aplikace tlačítko pro vložení nové položky hned na titulní stránce – a to pokud možno na dobře viditelném místě.

A také, aby se vám po jeho stisknutí nabízela pouze možnost přidat úkol, nikoliv složku, projekt, poznámku či zbožné přání, aby se aplikace přestala ptát.

Proč jsem dal přednost elektronické schránce před papírem?

• Velmi často mě úkol napadl za chůze. Mobil mám vlastně neustále při sobě, nebylo problém jej vytáhnout a úkol zapsat. Ačkoliv blok bych u sebe mít také mohl, celý proces je mnohem delší. Musel jsem vytáhnout blok, vzít pero a využít obě ruce. Pokud se nejednalo o chůzi, ale o řízení, pak se ukázal mobil jako méně hazardní společník. Stačí zkrátka poznámku namluvit. (V tomto směru mají výhodu ti, kdož ovládají OmniFocus prostřednictvím Siri.)
• Často mě napadl úkol těsně před usnutím. Chvíle, kdy mne v pokoji obestírá tma a já bych opravdu nerad svoji milou budil tím, že rozsvítím lampu. To mobil tolik nesvítí (ještě jej decentně schovám pod peřinu) a úkol můžu zapsat.
• Při zapsání úkolu do poznámkového bloku bych jej musel poté ještě znovu při třídění někam přepisovat. Jestliže používám OmniFocus nejen jakožto schránku, ale také pro třídění a organizaci úkolů, jde o proces velmi jednoduchý.

Proč pracuji s aplikací OmniFocus?

• Odkládat můžu prakticky kdekoliv – u stolního počítače, notebooku, tabletu i mobilu.
• Tlačítko pro přidání úkolů je aktivní okamžitě při spuštění aplikace, ačkoliv je displej stále ještě „tmavý“, program pracuje na synchronizaci.
• Při klepnutí na toto tlačítko se hned kurzor aktivuje v textovém poli pro znění úkolu a zobrazí se klávesnice. Nic nepřekáží.
• Úkol nemusím pouze psát, ale může jít o fotografii či zvukový záznam.
• K úkolu lze přidávat soubory.
• OmniFocus pracuje efektivně s mailovým klientem.
• U zadáváného úkolu lze hned aktivovat funkci „flag“, čímž se mi dostane do těch zcela aktuálních položek.