Mé workflow /04/ – Třídění

Mé workflow /04/ – Třídění

Ve druhém díle seriálu o mém workflow, když jsem se zabýval informacemi, padlo nejedno slovo také o procesu třídění. Ti znalí GTD vědí, že jde o fázi číslo dvě. Krok, bez něhož by shromažďování ztrácelo smysl.

Zatímco odkládat z hlavy jsem se naučil úkoly a poznámky velmi rychle, navyknout pravidelné kontrole si vyžádalo trpělivost, opakování a vůli. Jak už to tak u pozitivních návyků bývá, hodilo se mi jej navázat ně některý již existující zvyk. Schránku třídím v samotném závěru pracovního procesu dne. Představte si, že odcházíte z kanceláře, ale ještě dříve, než tak učiníte, podíváte se do schránky a do toho, co se v ní během dne naskládalo, a roztřídíte do patřičných složek/seznamů. Mnozí by rádi tento akt vykonali jindy a nezdržovali se, ale vidina konce práce by vás neměla zvyklat. Ostatně, pokud budete třídit schránku pravidelně, minimálně jednou denně, může jít nanejvýše o deset, patnáct minut.

Dost teoretizování, podíváme se na to, jak to (ne)funguje v mém případě. Zjistil jsem za ta léta života s GTD, že schránku třídím obvykle:

  • v poledním útlumu, kdy chci nastartovat, ale ještě na to není tolik sil
  • v dobách čekání na něco/na někoho

Vzhledem k tomu, že obě tyto kategorie přicházejí pravidelně den co den, třídění v závěru pracovního procesu je už brnkačkou.

 

Při třídění jsem se setkal s těmito zádrheli:

  • potkám „položku“, kterou by šlo vyřídit do dvou minut, ale nechce se mi, a tak si dám práci ji třídit a organizovat
  • při třídění se nepohlídám a přidám k položce deadline, ačkoliv na žádný reálný navázaná není => může mě časově tlačit něco, co k tomu nemá opodstatnění
  • do rukou se mi dostane „něco“, s čím si nevím rady
  • jde o položku, která by měla být ve vícero seznamech

Řešení problémů? Možná:

  • nadechnout se a opravdu se do úkolu pustit a rychle jej vyřídit
  • uhlídat se a deadline nedávat – v GTD systému mám termíny jen u projektů a opravdu vyjímečně u konkrétních úkolů (více pak v části o review a plánování)
  • na „promyšlení“ jsem vytvořil speciální kontext, při revizi se k takovým položkám vracím, zkusím pouvažovat, zda by mi někdo pomohl, nebo mi pomůže čas a položka zkrátka dozraje
  • držím pouze v jediném seznamu, důležité je (o čemž bude řeč při organizování) mít správně nadefinované seznamy a projekty

Jsou lidé, kterým vyhovuje třídit zvlášť různé druhy schránek. Například rána projdou elektronickou poštu, v poledne poštu klasickou + své poznámky z dopoledne, před odchodem z práce zkontrolují elektronickou poštu a své poznámky. I mně vyhovuje typy schránek odlišovat, nebo je naopak slučovat. Lze to v případě elektronické pošty. Když se rozhodnu zkontrolovat poštovního klienta, řídím se pravidlem dvou minut. Pokud nelze věc vyřídit v rámci tohoto časového úseku, pomocí klávesové zkratky e-mail putuje do aplikace OmniFocus. Dříve jsem měl ve zvyku využívat štítky/složky, nový způsob práce mě však osvobodil od přeplněnosti schránek a navíc má za následek, že e-maily, z nichž plyne úkol jsou tam, kde jsou ostatní úkoly – čili v GTD systému.

Poznámky/nápady, které mne napadnou, jsem doposud zapisoval do diáře, ale od konce března jsem výsostně „elektronický“ (o tom v dalších dílech). K poznámkám mi slouží Evernote – vše spadá do zápisníku INBOX a ten třídím stejně tak, jako třídím schránku s úkoly v OmniFocusu. Jelikož s formuláři a klasickými dopisy přicházím do styku jen velmi málo, třídím tedy jen tři schránky. Elektronická pošta, GTD systém (OmniFocus) a poznámky (Evernote).

Zatím se to učím, ale na konci dne chci mít „uklizeno“ ve všech těchto schránkách.

Proč?

  • celý proces se tím zkracuje, resp. nehrozí přeplnění schránek a delší doba třídění
  • vyhnu se psychickému bloku, který může nastat, máte-li ve schránce příliš mnoho položek
  • předejdu nebezpečí, že by některá z položek, kterou v průběhu dne odložím, ale kterou by bylo záhodnou udělat brzy, zapadla či „vyhnila“
  • vybuduji si tím návyk, takže samotný proces třídění dělám automaticky a rychle
  • a v neposlední řadě se spolehlivostí druhé fáze upevňuje fáze sběru, mozek více důvěřuje vašemu systému, takže když nápad odložíte do schránky, je bezpečně v ní a nestraší vás (z opatrnosti mozku) stále v hlavě

 

Předchozí díly série „Mé workflow“

 


1 Comment

  1. Kersten · 09/04/2012

    Tším se na další díly a na popis čistě elektronického workflow bez FC diaře :-)

    OdpovědětOdpovědět

Napsat komentář