GTD pochopitelně není pouze o sbírání podnětů a jejich třídění do projektů a jednotlivých kroků. Allenova metoda jde s výpomocí k větší produktivitě ještě dál. A to tím, že nás vede k efektivnějšímu rozhodování o tom, jaký úkol budeme v jaký čas dělat.

David Allen přichází s třemi rámci priorit, které jsou v kontextu další činnosti velmi důležité:

- model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování

- trojitý model pro hodnocení každodenní práce

- šestiúrovňový model pro hodnocení vaší vlastní práce

Zastavme se nyní u prvního modelu.

MODEL ČTYŘ KRITÉRIÍ PRO OKAMŽITÉ ROZHODOVÁNÍ

1. KONTEXT

2. DOSTUPNÝ ČAS

3. DOSTUPNÁ ENERGIE

4. PRIORITA

1. KONTEXT

„Jako první zvažujte otázku, do čeho se můžete dát na daném místě a s pomůckami, které máte k dispozici.“ V praxi to znamená, že pokud jsem zrovna v obchodě, můžu na základě přiděleného kontextu @shopping nakoupit vše, co jsem si v průběhu (třeba) týdne sepsal. Může jít ale i o „složitější kombinaci“, kdy se lze rozhodnout pro ty úkoly na základě faktu, že jsem v kanceláři, mám u sebe počítač a k němu také volnou tiskárnu. Vyfiltrujete si tak úkoly jen na ty, u nichž je právě tato kombinace (kancelář, počítač, tiskárna). Je marné se dostat k úkolu, k němuž potřebujete počítač a tiskárnu, tehdy, sedíte-li v obýváku s laptopem a tiskárnu nemáte.

To, že sestavení kontextů může být i alchymie, se dočtete na nejrůznějších fórech a ve specializovaných článcích. David Allen je do jisté míry striktní a neoperuje s možností vícero kontextů u jednoho úkolu, což od něj přejímají i některé nástroje jako třeba OmniFocus, zatímco mnozí si k úkolům přiřazují rádi kontextů více (a jejich potřeby vyslyšeli třeba vývojáři aplikací Things či TaskPaper).

Jaké tedy mohou být kontexty? A kdy dochází k „třenicím“?

GTD nástroje většinou mají již přednastavené základní kontexty, přesto určitě dojde k tomu, že si je doplníte o ty své vlastní. Nápomocné nám k tomu mohou být zastřešující kategorie:

Prostředí

Jedno z nejdůležitějších kritérií. Určíte si, kde se „pohybujete“ a kde tak můžete své úkoly realizovat. Úkol přiřadíte k danému prostředí v závislosti na tom, jestli je s danou lokací opravdu nutně svázán a nemůže být tedy realizován jinde.

V mém případě jde např. o @doma, @kancelář Olomouc, @kancelář Zlín, ale vzhledem k častému přesunu z města do města i @vlak. U posledně zmíněného kontextu nejde o to, že by úkoly byly nutně závislé na prostřed vlaku, ale tento kontext @vlak si přiřadím ke krokům/úkolům, které můžu vyřídit během cesty vlakem. (Např. něco přečíst, vyřídit maily přes mobil, popř. i napsat na notebooku)

Pochůzky

V GTD softwaru bývají vždy přítomné tzv. @errands. Nejdříve jsem si s nimi vystačil, ale není odvěci si vytvořit podskupiny, které kontexty  daných úkolů o něco více konkretizují. Může tak jít např. o @errands – shopping, @errands – meetings (někdy bývají @meetings jako samostatný kontext, já si jej přiřadil k pochůzkám), @errands – library.

Z vlastní zkušenosti vím, že konkretizace pochůzek pomáhá. Stačí jít třeba do města a na aplikaci v telefonu si filtrovat úkoly podle tohoto kontextu. Postupně jsem si třeba zapisoval do inboxu (a roztřídil podle projektů) knihy, které bych si chtěl vypůjčit z knihovny. Přijdu do knihovny, podívám se na @errands – library a nemusím nic složitě hledat, nic lovit v paměti. Mám před sebou seznam všech knih, které jsem si plánoval pro různé účely (projekty) vypůjčit.

Prostředky, nástroje

K různým úkolům vyžadujete různé nástroje. Ne vždy si vystačíte s papírem a tužkou, ne vždy máte přístup na internet. Členění je tedy na vás, podle toho, jakou máte zkušenost s vlastními projekty a způsobem práce. Pro mě zásadním kontextem v této kategorii je @Email, neboť velmi rychle zjistím, komu mám v plánu napsat. Tento kontext, ale také @Phone, se hodí tehdy, když nemáte příliš mnoho času, třeba vám zbývá 30minut do začátku schůzky (vyučovací hodin aj.). Vyfiltrujete si úkoly na @Email a @Phone a vyřídíte jeden dopis/telefonát za druhým. Efektivně.

Mezi další časté kontexty patří @Mac/PC a to se specifikací: @Mac/PC – online, @Mac/PC – offline.

Lidé, agenda

Můžete použít obecný kontext @Agenda, pod kterým já rozumím (využívám) to, že musím vyřídit dané úkoly s lidmi osobně, nebo že si mám pro ně něco připravit. Více však využívám již specifikované kontexty se jmény lidí, popř. s jejich funkcemi. Posloužit vám tak mohou kontexty @sekretářka, @šéf, @jméno osoby.

Činnosti

Ačkoliv s těmito kontexty již David Allen příliš ve své knize neoperuje, často je využívám. A to: @writting, @reading, @study, @think, @watching. Je pravda, že zatímco předchozí kontexty mi skutečně slouží při filtrování úkolů, tyto spíše jen označují daný úkol – zkrátka mám tak lepší představu na první pohled, co úkol vyžaduje, co s ním budu dělat.

Kde nastává problém?

Tření přichází již s kontexty, které jsem označil jako „činnosti“. Ono totiž de facto jde o úkol/projekt, takže podle GTD by se jako  kontexty chápat neměly. Mám-li něco napsat, například článek, jde o akci, ne-li přímo o projekt (sesbírání a třídění podkladů, vypůjčení knihy, zaslání ke korektuře atp.).

Stává se, že lidé do kontextu přímo vepíší určitý krok. A velkým lákadlem je mít za kontexty stanovenou prioritu (třeba podle Coveyho @A, @B, @C, popř. něco ve stylu @Urgent, @Important). Zde však dochází k problémům – když si plánuji některé projekty i na měsíc dopředu, podléhám zkreslené představě, zda ten či onen krok je urgentní, důležitý, nebo jak moc důležitý je.

Když se podívate na úvod mého článku, kde uvádím čtyři body prvního modelu pro okamžité rozhodování, všimnete si, že slůvko „priorita“ padlo u Allena až na posledním místě. Hovoří totiž o tom, že pokud se aktuálně chcete rozhodnout, jaké úkoly budete realizovat, nejprve je vyfiltrujete podle kontextů. Následně přichází fáze rozhodování podle  dostupnosti času a dostupnosti energie. Až vám po tomto „vyškrtávání“ zůstanou určité úkoly, rozhodnete se na základě toho, který nich je nejdůležitější.

Ti, kdo znají práce Stephena R. Coveyho, už v tomto okamžiku cítí, že může docházet k upřednostňování naléhavých (byť třeba i důležitých) úkolů na úkor těch nenaléhavých, ale o to důležitějších. Této problematice budu věnovat speciální článek, už nyní je však nutné doplnit, že k podléhání naléhavých věcí nad důležitými nemusí docházet.

Dopomůže k tomu rozumné rovržení projektů a jejich dílčích kroků minimálně do perspektivy jednoho týdne. Pravidelné týdení review a buď večer před následujícím dnem (ideálně), nebo ráno na začátku dne zamšlení nad tím, jaký postup v závislost na kontextech (kde budu a jaké nástroje budu mít k dispozici) zvolit tak, aby měly přednost vždy ty úkoly, které jsou důležité a přitom nenaléhavé.

Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování, jak již napovídá název, totiž poslouží především tehdy, když jsou vaše plány do jisté míry narušeny, popř. jste podcenili jejich přípravu. Když stojíte na místě, v bodě, v němž aktuálně nevíte, co dělat dříve, co dělat…

Abyste však takovým akutním situacím předcházeli, je potřeba rozumného plánování a pravidelného review. A využití následujících dvou modelů.. ale o tom až příště.

V rámci svého seriálu Proč (ne)spravovat svůj čas? jsem se mnohkrát již zmínil o důležitosti sestavení projektu. Když před okolím skloňuji tento pojem, zní to vznešeně, pro mnohé vychloubačně. Přitom je důležité mít na paměti, že projektem může být i třeba uspořádání narozeninového večírku, oprava garáže, výlet do Londýna.

Při obeznámení s Allenovou metodou GTD jsem poznal kouzlo plánování svých úkolů. Do té doby jsem nesystematicky sepisoval úkoly na jeden list (většinou jsem se do něj už podruhé nepodíval). Míchal jsem úkoly, které vyžadovaly jeden krok, stejně jako úkoly, které svým označením „postarat se o propagaci časopisu“ zase volaly po hlubším rozpracování. S metodou GTD jsem si navykl na to, že při revizi své schránky, kam ukládám to, co mě napadne, spontánně proletí hlavou, nebo mě o to někdo požádá/upozorní, okamžitě rozhodnu, zda daná věc je pouhým jednoduchým úkolem, který lze zvládnout samostatně, nebo jej mám označit jako projekt.

Jaká ale kritéria by „věc“ měla mít, abych o ní přemýšlel jako o projektu? A jaká má omezení?

Nejprve k tomu prvnímu. Zde je odpověď vlastně velmi prostá. Když máte před sebou poznámku „popřát babičce k narozeninám“, patrně z toho nebudete dělat projekt. Přiřadíte si k úkolu kontextu, například @phone, když jí popřejete telefonicky, @errand, když za ní pojedete (popř. musíte koupit přání a poslat jej). Když mám ale v úkolech, upravit státnicové otázky pro studenty ve Zlíně, bylo by nepatřičné, abych to bral na lehkou váhu. V tomto případě sice projekt nebude obsahovat velké množství kroků, ale i tak doporučuji, abyste z každé věci, která si aspoň dva kroky vyžaduje, projekt udělali. Z vlastní zkušenosti totiž vím, že při rozepisování jednotlivých kroků mě napadají další, které je lepší si zvlášť napsat. Proč? Jednoduše proto, abyste si dopředu ujasnili, co vlastně všechno musíte podniknout, než projekt dokončíte. (U státnicových otázek to znamená např. to, že nejprve musím prostudovat stávající, poměřit s novými návrhy, podívat se na vhodnou literaturu, přepracovat stávající, poslat ke schválení…) Pomůže to také kvůli rovzržení v čase. Najednou totiž můžete zjistit, že k vykonání projektu musíte sehnat speciální fotografický papír, že se potřebujete poradit s jedním z kamarádů, že byste k němu měli přečíst článek, ale ten předtím okopírovat v knihovně atd. atd.

V neposlední řadě vám rozepsání pomůže v tom, máte projekt pod drobnohledem. Maličké krůčky plníte a zaškrtáváte jako hotové. Nejenže víte, kde se při realizaci projektu nacházíte, ale máte i neustále pocit, že se věc posouvá k cíli – a to je pro váš klid a psychické rozpoložení velmi podstatné.

Bavili jsme se o tom, kdy už je z věci projekt. Ale kde je naopak hranice, kdy už je daná věc příliš velká na to, aby to byl pouze jeden projekt? David Allen nějaká omezení konkrétně neklade, přesto i v jeho publikaci najdeme členění, jež nám mohou dát vodítko. Pokud si zapíšete, že se chcete naučit anglicky, bylo by bláhové z toho udělat pouze jeden projekt. Jde o cíl, který vyžaduje trpělivost, pravidelnou péči a také hodně času. Proto je vhodnější jej zařadit do skupiny tzv. vzletových drah. A to podle toho, do kolika let byste chtěli takový cíl splnit. (O vzletových dráhách více až příště)

Budu-li se zase držet své zkušenosti, brzy jsem zjistil, že není efektivní za jeden projekt pokládat „filmový seminář na filmové vědě v Olomouci“. Výuka takového semináře se rozprostírá přes jeden půlrok, obsahuje desítky a desítky dílčích kroků a já si uvědomil, že pokud budu filmový seminář brát jako jeden projekt, stojím před molochem, jehož plánování mě demotivuje. Praktikoval jsem to tedy tak, že jsem měl každou vyučovací hodinu jako samostatný projekt. A mohl si jej s klidem rozplánovat.

Jak tedy poznat ty hranice? Určitě byste měli dát na svoji vlastní intuici. Poznáte to většinou tehdy, když si k plánování projektu sednete. Když začnete vypisovat malé (a potřebné) krůčky a k závěru projektu ne a ne dohlédnout (až vás to přestane bavit), nebo naopak když si zapisujete kroky, u kterých zjistíte, že jsou poněkud široké a sami v sobě vlastně obsahují ještě spoustu otazníků (čili kroků). Když budete mít za sebou několikeré plánování projektů, patrně už nebudete potřebovat tuto zkušební cestu, ale nic s ní nezkazíte. Rozhodně ale nepodceňujte velikost projektu. Může vás totiž stát zbytečný čas, nervy – a nebo vás odradí od GTD, neboť se budete domnívat, že i přes veškeré plánování  se věci nějak drhnou…