Určitě patříte mezi čelní osobnosti, které v tuzemsku propagují metodu Getting Things Done. Já sám jsem se k ní dostal skrze Vaše články. Mnohokrát jste uváděl, z jakých důvodů jste k rozumnější správě svého času dospěl. Proč to ale byla právě metoda Davida Allena a nezvítězila metoda jiná?
V době, kdy jsem potřeboval řešit správu svého času, respektive jsem se snažil minimalizovat stres (to byl primární cíl) byla GTD metoda na internetu nejznámější a hodně webů jako např. Lifehacker.com se jí věnovalo. Přišla mi srozumitelná, měla přesně dané kroky a byla otevřená “normálním” lidem, takže se netvářila jako řešení jen pro top manažery.

Mohl byste ve stručnosti vystihnout hlavní rozdíly mezi GTD a několika metodami, s nimiž jste se v průběhu svého života seznámil?
Určitě to jsou kontexty, čili členění úkolů podle toho, kde nebo v jaké situaci je mohu řešit. A samozřejmě inbox – čili snaha dostat vše z hlavy do nějakého systému, aby člověk využíval hlavu kreativně a nikoliv jako paměťové médium. Zajímavé je i zaměření na to, aby si člověk udělal nejdříve pořádek v tom, co dělá, než se začne posouvat ke svým cílům. Zbytek tu plus mínus byl a vždycky asi bude (členění projektů na úkoly, pravidelná inventura, definování cílů).

Nic není bezchybné a předpokládám, že i Vy sám jste potkal na GTD prvky, které tzv. skřípaly. Obeznámil byste nás s nimi?
Samozřejmě, ale neskřípe GTD, ale skřípu já Chci tím říct, že nejtěžší je změnit sám sebe. Vystoupit ze své komfortní zóny a něco se sebou udělat. Tam to skřípe a je to o vnitřní síle a energii každého z nás. GTD jako takové dává zcela logický smysl. Pokud bych měl vybrat to, co je na GTD nejtěžší, tak je to určitě Weekly review (týdenní zhodnocení) a definování konkrétních fyzických kroků v rámci projektů.

Pokud si pročítáte server Mítvšehotovo.cz, jak články, tak především diskuze, určitě jste si všiml, že GTD i přes svá jasná pravidla otevírá dveře k mnoha “pokojům”. I já sám patřím mezi ty, kteří stále ještě hledají možnosti, jak si GTD přizpůsobit, jak ji aplikovat do svého života, aby co nejlépe souzněla s mými cíly, povahou práce, života. Jak jste na tom vy? Prošla ve vašem užívání metoda GTD nějakou “mutací”?
V podstatě neustále. Já jsem nyní v situaci, kdy GTD učím, ale přitom se nechávám oslovovat dalšími metodami a hledám své ideální řešení. David Allen popisuje GTD jako bojové umění a stejně jako se člověk učí bojové umění celý život, tak se učí i GTD. Proto se ani nesnažím lidem vnutit GTD jako celek. Chci aby jej pochopili, ale nelze se během okamžiku přepnout do zcela jiného režimu fungování. Mnohem lepší je měnit se postupně, nenásilně. vybrat si to, co mě osloví a to aplikovat do života a po týdnech zkusit další věc, další návyk. V tomto směru se mi třeba hodně líbí ZTD a vůbec pohled Lea na zjednodušování… pravdou je, že si sami vše hrozně komplikujeme. Osobně mi třeba vyhovuje si na každý de definovat primární úkol, cíl, který musím splnit. Dopředu vím, že jej udělám za 1-2 hodiny a že mám “splněno”. Přesto, že se jedná jen o stav mysli, tak to člověku pomáhá nedostat se do stresu z návalu práce.

Není nic překvapivého, ostatně Allen o tom píše v úvodu své nové knihy Aby vše klapalo, že se z GTD stal fenomén. Jak pociťujete její rezonování v Česku?
U nás tomu samozřejmě neuvěřitelně pomohl český překlad a zahraniční recenze, které si čtenáři dohledali. Allen vydal knihu v okamžiku, kdy lidé pociťovali problémy se svým časem a přitom nabízí de facto step-by-step návod, který řeší aktuální problémy s ohromným návalem informací, který denně zažíváme. Řada starších metod je buď příliš neurčitých, nebo zaměřená na problémy 80. a 90. let. Ale náš způsob práce je již zcela jiný. Každý den se něco mění a my musíme umět reagovat z vteřiny na vteřinu.

Myslím, že nepřeháním, když řeknu, že pro mnohé je svět time managementu nebo managementu času pouze světem pro lidi s “luxusními manžetovými knoflíčky”. Jak byste jim argumentoval? Proč je pro všechny?
Je pro všechny a všichni máme nějakou svou metodu. Každý z nás nějakým způsobem svůj čas spravuje, jen tomu neříkáme GTD. Když někdo tvrdí, že žádnou “metodu” nepoužívá, tak vlastně ani neví, že má svou vlastní metodu, vlastní postupy vypořádání s úkoly. A všichni tu svou metodu v rámci času měníme a upravujeme. A když neměníme, tak přestane adekvátně fungovat a dostaneme se do stavu stresu a napětí.. a v lepším případě se slova timemanagement přestaneme bát a začneme hledat řešení.

Ve Spojených státech se z GTD stal dobrý byznys. Jak jsme na tom my v Česku? O GTD přednášíte, máte trochu zmapovaný trh? Odkud plyne poptávka, popř. máte, pokud to není tajné, v tomto směru nějaké plány? (Oficiální certifikát od Allen Company, založení firmy na koučování atp.)
Přiznám se, že jsem se ke školení GTD dostal tak trochu náhodou – o GTD jsem napsal pár článků ještě v době, kdy to byl u nás pojem neznámý a po uvedení českého překladu mě oslovila jedna spřátelená firma, zda bych je GTD nenaučil a nepomohl implementovat do firmy. V té době jsem zvažoval více psát o timemanagementu a myšlenka školení mě sice napadla, ale nic jsem k jejímu realizování neudělal. Byla to výzva a já ji přijal. Pak už stačilo napsat na blog / twitter / facebook, že GTD školím…

Certifikaci jsem s Davidco řešil v rámci GTD summitu, ale bohužel certifikace samostatným konzultantům aktuálně neudělují (je to stále v jednání) a já nejsem v situaci, kdy bych chtěl zakládat další firmu plnou konzultantů. Dokud mě bude bavit GTD a školení, budu jej dělat jak nejlépe to půjde a budu se snažit předat účastníkům školení maximum. Nejenom z GTD, ale ze všeho, co jsem v rámci GTD implementace řešil (a samozřejmě z dalších metod). Věřím, že osobní zkušenost je na předávání nejlepší. A vzhledem k tomu, že preferuji svobodu v tom, co dělám, baví mě pracovat na různých projektech a hledat cesty, jak svou práci zefektivnit a přitom mít možnost školit a vidět, jak stejné problémy řeší jiní lidé.

V nevelkém časovém rozmezí se vyrojilo obrovské množství aplikací, které jsou postaveny na metodě GTD. Dvě, patrně, nejznámější jsou Things a OmniFocus, přičemž druhá zmíněná aplikace se v závěru roku 2009 stala oficiálním “partnerským nástrojem” pro Davida Allena. Vy používáte jednodušší Things – dokázal byste se podělit o porovnání? Proč u vás Things stále vedou?
Právě kvůli té jednoduchosti. Dost často vidím lidi, kteří jsou buď absolutně neorganizovaní, nebo to jsou naopak mikromanažeři, kteří si plánují každou minutu. OmniFocus je skvělá aplikace, ale nutila mě příliš mnoho času trávit tím, jak věci ZORGANIZOVAT, místo abych je DĚLAL. A timemanagement neděláme pro timemanagement samotný, ale právě proto, abychom něco UDĚLALI.

Opravte mě, jestli se mýlím, ale mám pocit, že značné množství GTD aplikací je sestrojených pro platformu Mac OS X. Čím to?
Taky občas žasnu nad absencí zajímavých GTD aplikací pro Windows. Na druhou stranu řada uživatelů v korporátní síti řeší GTD v rámci Outlooku a ani jiný způsob nehledají. Pro mě osobně je Outlook v tomto směru neohebný a GTD je v něm řešeno trochu komplikovaně, např. oproti Things. Na druhou stranu pokud to splní účel a uživatel je schopen mít lépe přehled o svém čase, tak je to absolutně v pořádku.

Dokážete si představit, že byste se “odstřihl” od elektronického nástroje a fungoval jen na bázi těch papírových? Narážím na to, že spousta uživatelů GTD řeší, zda zvolit papír či elektroniku. Nebo jak tyto dva světy propojit.
Asi úplně ne – i když rád papír používám a má pro mě ručně psaná poznámka “větší hodnotu”. Na druhou stranu možnost kopírování úkolů a poznámek např. z emailu je věc, kterou si papírově nedokážu představit. A papírová GTD metoda nenabízí tak příjemný (nebo spíše jendnoduchý) pohled na kontexty a projekty, jako ta elektronická.

Ve svých přednáškách upozorňujete na dva velké zloděje času – telefon a mail. Když se dotkneme nyní sociálních sítí, které mezi zloděje bezesporu také mohou patřit, jakou máte zkušenost s nimi? Jak jim zabránit být okrádači? A jak je využít dokonce tak, aby spíše zvyšovaly efektivitu/produktivitu?
Pro mě osobně je to zcela shodná kategorie, čili okrádači a v podstatě se na ně snažím aplikovat stejné pravidlo – když pracuji, snažím se email, FB, Twitter, telefon zvedat/reagovat/číst třeba jen jednou za dvě hodiny. Někdy třeba jen jednou za půl hodiny… ale maximálně se snažím vyhnout tomu, že každých pět minut kontroluji, co se děje na Facebooku. Problémem dnešní doby je vyrušování – řada lidí nemá ani čas se na práci soustředit a už jim zvoní telefon. To je pro mě hlavní rozdíl oproti době před mobilními telefony a internetem. A řada z nás si vůbec neuvědomuje, kolik času si takto nechá “ukrást”.

Co se využití týče, tak je to nastavení vlastní pravidel – mobilní telefon je skvělé zařízení, když jej umíte používat. Když přijmete každý hovor i když zrovna diskutujete s někým u oběda, nebo jste půl hodiny ponořeni do nějaké činnosti, tak si nevážíte svého času a to zařízení je vaším pánem. Vždycky můžete zavolat zpátky za pár minut a dodělat to, co jste zrovna řešili…

Nemáte potíže, i bez zlodějů času, se udržet v koncentraci a soustavně pracovat na projektu třeba tři hodiny? Využíváte k tomu nějaký nástroj či metodu jako třeba Pomodoro?
Mám. Když si uvědomíme, jak rozdílná doba byla před 10-12 lety! Přišlo pět emailů za den a mobilní telefony nebyly ještě tak rozšířené. Včera mi přišlo přes 160 emailů! Kdybych je kontroloval každých pět minut, tak nic jiného neudělám. Řešit svůj čas je jediná možnost a i když dneska už nejsem schopen např. věnovat celý jeden den jedinému projektu, spíše se pohybuji v řádu hodin, ale s přestávkami samozřejmě.

Mimochodem Pomodoro je skvělý mindhack – libí se mi ta dohoda sám se sebou, že nyní budu na něčem pracovat 25 minut a pak si dám pauzu..

A na závěr: Máte na srdci něco, co byste chtěl sdělit čtenářům iTime blogu?
Asi jen doporučení – GTD a další metody mají být nástrojem, nikoliv cílem – snažte se je tedy používat místo toho, abyste se stali mikromanažery, nebo každý týden řešili, která aplikace je pro GTD nejlepší. Zaměřte se na cíle a na to, co je důležité. A vypněte multitasking ve své hlavě a věnujte maximální soustředění tomu, co děláte právě TEĎ. Ne tomu, co bylo, co bude, ale tomu, do čeho jste nyní ponořeni.

A vždycky se ptejte PROČ.

Petr Mára

pokud byste měli zájem o školení, podívejte se na speciální stránku Petra Máry