Mé workflow /02/ – Shromažďování a třídění informací

Schránka není pouze prostor, kam ukládáme úkoly. Slouží také ke shromažďování informací, nápadů a poznámek. Zaměřím se nyní na informacemi.

Informace může být obsažena v dopise, může jít o článek na webu, soubor, text na vytištěném papíře, ať má charakter ten či onen, myslím jí v kontextu svého workflow NĚCO, co není přímo úkolem, resp. konkrétní činností/aktivitou. V takovém případě by totiž spíše šlo o položku, jež by směřovala do inboxu v GTD aplikaci.

Informace však sbírám neustále a průběžně, pokud by scházel nějaký systém, neměl bych v tom řád, k dané informaci bych se buďto nedostal, nebo by mi dohledání trvalo dlouho, nebo bych na užitečnou informaci zcela zapomněl.

Uvedu to na konkrétním příkladu, na jedné ze svých rolí.

Průběžné sbírání

Jakožto pedagog mám v letošním akademickém roce deset (zimní), resp. devět (letní semestr) předmětů. Pokud bych se chtěl pohybovat pouze v kvadrantu I (naléhavé, důležité), připravoval bych se na výuku následující hodiny tehdy, když bych měl tu předešlou za sebou. Jestliže však upřednostňuji kvadrant II (nenaléhavé, důležité), sbírám podklady na hodiny průběžně, procházím je také s předstihem a před konkrétní hodinou už jen doladím prezentaci a připravím si vše do přenosného Macbooku.

Průběžnou má zásadní význam na pečlivou a kvalitní přípravu. A samozřejmě také na můj vlastní klid. I proto jsem potřeboval vymyslet důvěryhodný a přehledný systém, do něhož mohu sbírat informace, které budu jednou potřebovat. Narazit na ně totiž můžu neplánovaně (např. při brouzdání internetem) a byla by škoda informaci neuložit jen proto, že se vztahuje k tématu, které budu probírat až za 6 měsíců.

Jaký systém zvolit

Ve svém systému jsem kdysi používal Instapaper. Podporuje neomezené množství adresářů, do nichž jsem mohl články ukládat. Má však, stejně jako takový Read It Later, omezení. Co dělat, když se článek stane po čase neaktivní a já jej budu chtít otevřít v jeho originální podobě? Co se soubory, k nimž se dostanu jinou cestou – nejde o webové články, nýbrž o textové dokumenty, PDF, obrázky, ukázky z filmů…? A co když jde o článek v tištěném periodiku, kapitolu v knize?

Ve druhé fázi jsem začal využívat složky na počítači. Řešení, které má svoji logiku – pojme vše, co mu velikost disku umožní. Dohledání – má-li člověk srozumitelnou strukturu složek – nezabere příliš času, operační systém navíc umožňuje pracovat se štítky, má pokročilé způsoby vyhledávání a pokud bych chtěl, mohl bych zvolit speciální nástroje jako DevonThink.

Ano, tento způsob jsem zvolil – na stolním domácím počítači, k němuž mám připojené i externí HDD, mohu s velkým objemem dat pracovat, jde o základní pracovní stanici. Přesto jsem se rozhodl systém sbírání inovovat – a využil k tomu multiplatformní službu Evernote.

Proč právě Evernote

V Evernote mám „notebook“ Pedagog, obsahující další „zápisníky“, co předmět, to jeden zápisník. Vytvořil jsem si také několik štítků – materiály, výpisky, zpracovat, multimedia. Jakýkoliv text z webu mohu pomocí rozšíření v prohlížeči stáhnout jediným kliknutím do Evernote. A to ne pouze jeho URL adresu, ale celý text. Do Evernote sbírám dokumenty – čili i naskenované tištěné podklady, vytvořené výpisky (v podobě myšlenkových map), fotografie a obrázky. Jen větší multimediální soubory ne – jde pouze o poznámy, jak se k nim dostanu. Takové soubory mám právě na disku stolního počítače a vždy si je převedu na danou hodinu, až když je čas.

Když se objeví důležitá informací přímo v těle e-mailu, buďto díky pluginům nebo vhodnému mailovému klientovi (doporučuji Postbox), můžu danou část nebo celý dopis dostat rychle do Evernote.

Důležitý je také předem nadefinovaný systém pojmenovávání a štítkování. To dělám někdy rovnou při shromažďování, ale většinou se o to nestarám, pouze informaci hodím do INBOXU, pojmenovávám a štítkuji až při procestu třídění. Na začátku názvu uložené informace je velkými tiskacími písmeny název hodiny, resp. tématu. Při procesu plánování pak k tomu dodám i číslici označující pořadí hodiny.

Výhody tohoto systému

V čem má sběr informací do Evernote výhodu? Můžu jej provádět kdekoliv – na jakémkoliv počítači, svém zařízení, mobilu i tabletu. A k nasbíraným materiálům se dostanu také odkudkoliv. Funguje rychlé vyhledávání, při práci s obrázky se nebojím zapojit do spolupráce i aplikaci Skitch. A v neposlední řadě – zápisníky lze nasdílet, popř. lze sdílet konkrétní poznámku/informaci.

A výhoda pod čarou – když v GTD rozpracovávám projetky, v tomto případě tedy každou danou hodinu, můžu k úkolům přidat URL poznámky z Evernote. A i když poté OmniFocus otevřu na iPadu, klepnu na onen odkaz, spustí se aplikace Evernote a poznámka/informace se ukáže. (Obejde se to tedy bez Safari.)

Stejně tak, jako sbírám průběžě podklady pro zpracování a pro studenty kvůli své výuce, sbírám do Evernote informace i pro další role. U osobního rozvoje, konkrétně angličtiny, tak stahuji z webu přímo zajímavé poučky, seznamy slovíček. U zdraví zase recepty, tipy na zdravý životní styl apod.

 

 


9 Comments

  1. Josef Jasanský · 26/02/2012

    Evernote se pomalu take stava mym druhym „ja”. zatim tedy nemam uplne vyreseny system – strukturu, ale jako elektronicky archiv se mi zda Evernote asi nejlepsi volba.
    Zjistil jsem, ze pokud napriklad do OmniFocusu vlozim odkaz na poznamku v Evernote, ktera v nazvu pouziva interpunkcni znamenka, na iPadu ma s tim odkazem OF/Evernote trochu problem – Evernote se otevre, ne vsak ale pozadovana poznamka.
    Do Evernote sbiram spise veci z webu, skeny dokumentu a fotky, vse ostatni jde do OF, nasledne pri Daily Review zařazuji do Evernote. (mam zkusenost, ze fotky pomoci OF v iPhonu nejsou moc citelne)
    Diky za clanek, par napadu (hlavne tu strukturu) zkusim pouzit :)
    Pepa J.

    OdpovědětOdpovědět
  2. Lukáš Gregor · 26/02/2012

    Pepo, to je zvláštní, mně se totiž přímo ta poznámka otevře.

    Ještě takový typ pro iPhone: s aplikací Scanner Pro lze pořizovat velmi solidní „záznamy“ z knih či papírových materiálů. Samozřejmě, pokud nemá jít o nějaké vysoce kvalitní rozlišení. Do programu stránky můžu průběžně fotit a ukládat k „projektům“ (např. název dané knihy), pak zpracovat, spojit i do PDF a nahrát na různé cloud služby (google, dropbox a právě také evernote).

    OdpovědětOdpovědět
  3. Lukáš Gregor · 26/02/2012

    Ještě k focení v Evernote – vadí mi ale to, že se fotografie ukládá nejen do Evernote, ale je i v iPhonu v Obrázcích.

    OdpovědětOdpovědět
  4. findegil · 27/02/2012

    Evernote je klasika. Přešel jsem na něj z OneNote. Vyhovuje mi na něm předevsím možnost tagů. Prostě taguji. Všechno. Mám už kolem 50 různých tematických tagů a je to asi nejlepší systém na třídění informací. Mám tagy k projektům a článkům. Tagy k GTD složce Informace/Archiv. Najdu vše a hned. Když ne podle tagu, tak podle vyhladávání.

    Od příštího měsíce zkusím přejít k Evernote ve všech oblastech a používat ho jako GTD systém. Nyní používám myšlenkové mapy, ale zkusím přejít se všemi seznamy do EN. Výhody jsou pro mě jasné. Vše budu mít na jednom místě. Do teď jsem používal Inbox v Evernote a musel pořád překlikávat mezi dvěma aplikacemi. Zároveň jsem EN používal stejně jako archiv.

    OdpovědětOdpovědět
  5. Jan Jůzl · 27/02/2012

    A šel by Evernote použít i na úkoly?

    OdpovědětOdpovědět
  6. Josef Jasanský · 27/02/2012

    @Lukáš Gregor: diky Lukasi, na tenScanner pro se podivam, zatim vyuzivam nekdy JotNot.
    s tim odkazem na EVNT v OF – je fakt, ze jsem to zkousel jen jednou – s interpunkci to neslo, bez ano, tak od te doby radeji pouzivam bez……mozna to melo jiny duvod a ja to jen chybne vyhodntil. vyzkousim :)

    to ukladani do obrazku pri foceni do evernote mi taky trochu vadi
    JJ

    OdpovědětOdpovědět
  7. Josef Jasanský · 27/02/2012

    @Lukáš Gregor: ….tak jsem se podival do App Store a zjistil, ze zrejme oba mluvime o stejne aplikaci – JotNot Scanner Pro :) uz ji pouzivam delsi dobu a mluvim o ni porad jen jako o JotNot-ce, vubec me nenapadlo, ze je to vlastne stejna app, o ktere pises :)
    JJ

    OdpovědětOdpovědět
  8. Janda Martin · 27/02/2012

    Lukáši, díky za článek. Evernote pro poznámky, citáty a články používám také. Ještě bych dodal, že i při docela intenzivním používání stále stačí přenosová „kapacita“ verze zdarma. Placenou jsem využil pouze když jsem potřeboval přesunout všechny poznámky z jiného programu najednou.

    @Jan Jůzl: Určitě dá. Samozřejmě jde do poznámek vkládat checkboxy na jednotlivé úkoly. Určitě Evernote nenabízí co se týče správy projektů a úkolů takový komfort jako specializované programy. Řadu věci si tak uživatel musí udělat „ručně“. Nicméně výhoda all in one řešení je taky k zamyšlení. Z dostupných funkcí správě projektů a úkolů ve stylu GTD napomáhá velká variabilita tagů. Jdou totiž organizovat do stromové struktury, na rozdíl od notebooků, se kterými jde udělat pouze 2 úrovně. Skvělá věc v desktop verzi aplikace je Favorities bar, kam lze naházet odkazy na často používané tagy, poznámky nebo třeba uložená hledání.

    OdpovědětOdpovědět
  9. RoHe_56 · 28/02/2012

    Pro JJ+LG, dobrý point s tím scanerem.
    Stahl jsem ho ve free a scan ( běžný dokument o velikosti znaků 10) přenesl do Evernote manuálně z archivu iPhone. Pak jsem udělal obyčejnou fotku a také ji dal do Evernote. V Evernote uložené jako běžný obrázek (pdf free verze neumí).
    Výsledek: lepší kvalita běžné fotky. Je to ale asi dané tím že je fotka 3x větší v MB (scaner asi automaticky zmenšuje). Testováno se 4S.
    Nějak kromě pdf a posílání moc nerozumím co vlastně scaner dělá – čekal jsem nějakou optimalizace textu.

    OdpovědětOdpovědět

Napsat komentář