Mé workflow /03/ – Shromažďování poznámek a nápadů

Mé workflow /03/ – Shromažďování poznámek a nápadů

V předchozím textu o shromažďování jsem uvedl, že do schránky nemusejí padat pouze úkoly, ale také informace, nápady a poznámky. Zatímco první díl mého seriálu jsem věnoval úkolům, druhý sběru a třídění informací, nyní se zaměřím na zbytek.

Úkoly mi všechny spadají do jedné jediné schránky – do speciální GTD aplikace OmniFocus. Informace mají své místo v Evernote. S nápady a poznámkami to bude trošku pestřejší. Záleží totiž na tom, kde právě jsem a co dělám. A pochopitelně také na charakteru poznámek.

Diář – prostor pro poznámky

Pokud máte malý kapesní diář, patrně vám můj způsob bude zcela cizí. Já však vlastním diář větší a těžší než iPad, tařka vlastně i než samotný MacBook Air, za což jsem si vysloužil nejedno poklepání na čele. Výhodou vybraného diáře je, že každý den má dvě strany. Zatímco v levé plánuji denní úkoly/priority (o tom ale jindy), druhá mi slouží výhradně na poznámky. Sem padá vše, co potřebuji rychle odložit z mysli. Kupříkladu jsem někomu něco řekl, něco jsem dokončil, vyřídil… Značím si také postřehy z komunikace – přednostně z telefonátů a osobního setkání (hodí se poznačit si i čas). Strana na denní poznámky absorbuje také různé nápady, k nimž bych se mohl v budoucnu vrátit.

Nemusíte mít takto specializovaný diář, klidně jej nahraďte malým zápisníkem, užití zůstává totožné – odkládat myšlenky pokud možno na jedno místo, ke kterému se budete vracet.

Ačkoliv nejde o úkoly a mnohdy ani o nic, co by bylo spojeno s konkrétním termínem, velmi rád poznámku i nápad z hlavy odložím. Vím, že je v lepších rukou. Při týdenním, resp. měsíčním review si procházím den po dni, vidím, co jsem zvládl udělat (levá strana diáře) a současně si také čtu denní poznámky. Z nich může vzniknout úkol nebo projekt (napíšu do GTD), nebo si jen zkrátka osvěžím, co se za týden/měsíc odehrálo.

K orientaci mi pomáhá tzv. indexová strana v diáři, začleněna vždy zkraje každého měsíce. Vlevo se nachází sloupec, kam vepíši datum, a do řádku pak jen ve zkratce, nač „index“ odkazuje – např. nápad s inovací předmětu filmová řeč. Datum mě navede na patřičnou stranu v diáři a v ní naleznu rozepsaný nápad, který jsem si tehdy poznačil.

Mohl bych svůj nástroj nahradit některou z aplikací – nabízí se pochopitelně Evernote – zatím jsem se k tomu nerozhodl.

Výhodu ve stávajícím řešení vidím v tom, že mohu zapisovat poznámky pravou rukou přímo při telefonování, při schůzce to vypadá o něco „slušněji“ než klepání do mobilu či tabletu, v neposlední řadě se nabízí argument, že psaní rukou rozvíjí mozek a mě navíc i baví. Nic mi navíc nebrání, abych postupně tyto strany archivoval do Evernote, což ale zatím nedělám.

Ať už zvolíte jiný nástroj, odkládání poznámek z komunikací, z toho, co jsem udělal, co mě napadlo, zcela doporučuji.

Uvolňuje to moji mysl, cítím se klidnější a navíc vím, že se k tomu mohu dostat. Pokud budete v budoucnu operovat, že jste s dotyčnou osobou hovořili tehdy a tehdy (řeknete nejen konkrétní den, ale dokonce i čas), může to zkrátit hádku…

Co se zvukem a obrazem? Ano, Evernote

Svého času jsem přemýšlel, že se ze všeho nevypíši, ale vypovídám. Nahrát komentář k proběhlé komunikaci, k poradě apod. není ostatně nic složitého, ale nedospěl jsem k tomu. Potíž vidím v nemožnosti bezprostředně zaznamenávat. Pokud například učím a něco mě napadne, můžu si to poznačit, pokud s někým hovořím, můžu dělat z hovoru poznámky průběžně. U zvukového záznamu bych na to musel mít klid – takže by většinou šlo o zpětné vybavování, rozpomínání a třeba i zkreslený obsah. A navíc – nerad poslouchám zpětně své nahrávky.

U obrazu se pochopitelně nabízí Evernote. Pokud narazím na zajímavou myšlenku v knize, citát, nechce se mi přepisovat, stačí ji vyfotit nebo použít na mobilu speciální aplikaci na skenování. A poté poslat do Evernote, kde na takový druh poznámek má speciální místo. Takto shromažďuji všechny vizuální poznámkyi z webu. Takže zbytečně netříštím a nezvětšuji počet schránek.


V rámci seriálu o workflow se stále zatím pohybuji přednostně ve fázi shromažďování a částečně i třídění. Po představení toho, jak nakládat s úkoly, co s informacemi a nyní po odkrytí práce s poznámkami a nápady, se zbývá ještě zastavit nad:

  • shromažďováním a tříděním souborů v počítači a hmotných věcí
  • zaznamenáváním „života“
  • vytváření speciálních poznámek z filmů, knih a diskuzí pomocí myšlenkových map

Napsat komentář