Category: Time Management

Pět fází plánování a jedna schránka – Management času v praxi

Leden 12th, 2010 · Lukáš Gregor · Efektivita, GTD, Time Management 9 comments - Tags: ,
Měl jsem v úmyslu napsat obecněji uchopený text nad tím, kterak GTD a filozofii Stephena R. Coveyho sloučit. Nakonec jsem se ale rozhodl, že vhodnější bude nastínit mé vlastní zkušenosti. V tomto článku, možná vás tím zklamu, se nevěnuji ani tolik principiálnímu propojování GTD a Coveyho, jako tomu, jak takové propojení může vypadat v praxi. A protože jsem navíc před čtvrt rokem do velké míry přešel na papírové řešení (diář), bude pro tento můj článek určující, jak se to do mého plánování promítlo a  jaké výhody a nevýhody to má.

I. část

Pro přehlednost nyní vypíši v heslech klady a zápory této změny, abych pak mohl lépe vystavět možnosti, jak najít kompromis (a proč jej vlastně hledat)

klady přechodu na papírové řešení

(neberu v potaz klady samotného diáře FranklinCovey, tedy aspekt metody, na které je tento diář vybudován)
+ mám větší přehled nad svým časem
+ psaním rukou na papír se údajně udržuje v lepší kondici chod mozku
+ poznámku zapíši na papír do diáře rychleji, než když bych ji měl „klepat“ do telefonu
+ k úkolům a plánům poznamenaným v diáři pociťuji větší odpovědnost, procento realizace v plánovaný čas je několikanásobně vyšší, než tomu bylo při práci s elektronickými nástroji
+ mám rád papír

zápory přechodu na papírové řešení

- mobil je lehčí a menší nežli diář
- zatímco prostor v diáři je omezen, elektronické řešení umožňuje mnohem větší volnost
- u elektronického řešení funguje synchronizace s webem/desktopovým klientem, elektronickým kalendářem => když ztratíte třeba mobil, neztratíte data
- coby úkol může být má audionahrávka, fotka, email

Je na zvážení, co u vás převáží. Já dal přednost papírovému řešení, ale toho elektronického jsem se nevzdal úplně. Zvláště pokud se nechci vzdát GTD, nabízí mi elektronický nástroj mnohem lepší možnosti.

II. část

A jak to tedy u mě vypadá v praxi?

FÁZE PRVNÍ

Stanovení hodnot, rolí, cílů a osobního poslání. (Více v tomto textu.) Jde o fázi „jednorázovou“. Tedy, neopakuji ji často. Vždy jednou do roka při vstupu do nového kalendářního roku. Vše zaznamenávám do FranklinCovey diáře, který je tomu uzpůsoben. Kdybych jej neměl, i tak bych volil nějaké papírové řešení – Moleskine či třeba pár pěkných papírů. Při psaní rukou na papír si totiž hodnoty, cíle a poslání lépe promýšlím, prožiji. Cítím se více zavázán je dodržovat.

FÁZE DRUHÁ

Brainstorming. Na řadu přichází myšlenkové mapy. Ty nejsem zvyklý dělat ručně, mám na ně buď OmniGraffle nebo Curio, přičemž zatím jsem více zvyklý pracovat s druhým zmíněným programem.
Druhá fáze se skládá z několika kroků / map.
První, základní, obsahuje ve středu mě a od středu směřuji podskupiny – jednotlivé role, které zastávám. K jednotlivým rolím přiřazuji konkrétní cíle, kterých chci dosáhnout v rámci daného roku, a cíle, jež jsou dlouhodobější a na nichž chci v tom roce pracovat.
Další krok druhé fáze spočívá v rozpracování jednotlivých rolí a jejích cílů. Každé roli věnuji samostatnou mapu. Pomáhá mi to k vyjasnění nejen cílů, ale následně už i projektů (spíše větších).
V některých případech následuje ještě krok třetí. Ale zatím jsem to měl jen u osobního rozvoje, tzv. ostření pily. Zde jsem vše ještě mnohem více konkretizoval. Třeba si pomocí myšlenkové mapy rozkreslil např. to, jaké nástroje (a jak je)  budu používat.

FÁZE TŘETÍ

Zapnu aplikaci OmniFocus a dívám se na myšlenkové mapy. Kromě tzv. Single-Action List, mám vytvořené čtyři základní kategorie: OSOBNÍ ROZVOJ, OSOBNÍ, PRÁCE, ŠKOLA. Tyto kategorie vycházejí z mých rolí (v osobním jde o roli manžela a člena rodiny, v práci o roli pedagoga a také akademického pracovníka UTB, ve škole o roli studenta postgraduálního studia…). Pochopitelně, a to je výhoda právě OmniFocusu, tyto hlavní kategorie můžu ještě rozdělit. Tak například v práci mám nejen složku dlouhodobá, ale i krátkodobá – čili sem patří projekty s jasně vymezeným začátkem a koncem, konkrétně třeba dramaturgie letošního ročníku AniFest).
Do práce jsem si zařadil i složku „Publikování“, kde mám rozepsány jednotlivé periodika/servery, kam přispívám.
Mohl bych pochopitelně osvětlovat i zbylé kategorie, ale pro představu to snad stačí.

FÁZE ČTVRTÁ

Zde už využívám naplno metody Getting Things Done. K jednotlivým kategoriím, podsložkám si vypisuji projekty. Jednou za čas udělám opravdu velkou revizi – většinou tak jednou za dva měsíce. Probíhá tak, že zkontroluji všechny kategorie, složky, projekty. Zamyslím se, jak jsem s nimi daleko, jak jsem na nich pracoval. Dopíši nové. (Samozřejmě že nové projekty připisuji i průběžně podle toho, jak je zapotřebí.)
Například v roli pedagoga jde o rozepsání jednotlivých hodin (termín, téma) a o rozepsání jednotlivých kroků v daném projektu/hodině. Jestliže mám tedy někdy v polovině semestru přednášet o Novém Hollywoodu, k projektu si vypíši kroky – jako literaturu, webové odkazy, které pročíst a z nich udělat výpisky, vytvoření prezentací, kompilaci ukázek, vypsání filmů, které musím zhlédnout atp.
Čtvrtá fáze je časově velmi náročná. Většinou jí věnuji aspoň tři dny. (Pochopitelně ne tak, že bych u toho seděl od rána do večera.) Na stranu druhou neuvěřitelně ušetří čas v budoucnu. Jestliže mám takto předpřipravených několik projektů (a v roli pedagoga kompletní semestr pro sedm předmětů), jsem mnohem klidnější, lépe si hlídám přípravu a nenechávám příliš mnoho věcí náhodě.
Jak jste poznali, čtvrtá fáze staví vysloveně na GTD. Mohl bych vše vypisovat i na papír, a to klidně i do FC diáře, kde je několik zvláštních oddílů, k nimž můžete přiřazovat listy papíru, ale jak jsem již naznačil, pro takto rozsáhlé rozepisování projektů a jednotlivých kroků mi mnohem více vyhovuje elektronické řešení. (Nedokáži si ale moc představit, že bych toto vše vypisoval např. do Things. OmniFocus nabízí větší možnosti a následně i lepší přehlednost.)

FÁZE PÁTÁ

Přichází konkrétní plánování ve smyslu zasazování projektů/jednotlivých kroků „do času“. Zatímco dříve, když jsem nepoužíval papírový diář, jsem toto neřešil, nyní s příchodem roku 2010 jsem do měsíčních přehledů „nasázel“ vše důležité, o čemž vím, že chci v daném měsíci (a jeho konkrétních dnech/týdnech) udělat. Pokládám tedy tzv. velké kameny, jak o nich hovoří Stephen R. Covey.
Při jednotlivých fázích plánování (měsíc, týdne, den) mám na zřeteli i to, co mi ukazuje OmniFocus. V praci to znamená, že reflektuji, jaké kroky jsem si v daných projektech vypsal, a ony kroky pak jen vypisuji do diáře. Ne vždy je nutné vše zapisovat v plném znění. U předmětů a témat mám zaužívané zkratky. V diáři mi to stačí – a kdybych náhodou něčemu nerozumněl, můžu zkontrolovat v OmniFocusu.
Zde můžete namítnout, že dochází k duplicitě – vypisujete do diáře něco, co jste si již zapsali do elektronického nástroje. Ano, mnohdy tomu tak skutečně je. Mohlo by to být sice o to časově úspornější – na stranu druhou jsem nezaznamenal, že by toto vypisování zabralo tolik času, aby se mi to pozdávalo neefektivní. Jednoduše řečeno – myslím, že se to vyplatí a za výsledný efekt to stojí…
(O tom, jak probíhá mé plánování měsíce/týdne a dne jsem psal v tomto článku.)

Fungování během dne aneb Inbox, to je to, oč tu běží.

Všechny předchozí fáze logicky na sebe navazují a zatím se mi osvědčují. Zatím největším oříškem pro mě je tzv. schránka. Dříve řešení bylo jasné – inbox v aplikacích Things, následně OmniFocus. A co nyní? Zapisovat si podněty do OmniFocusu, nebo na papír do diáře?

Nemůžu říci, že by jedno či druhé řešení definitivně převládlo, proto popíši skutečný stav:

  • První dva měsíce s FranklinCovey diářem jsem odkládal z hlavy vše na stránky (daily notes) v FC diáři. Zjstil jsem ale, že na některé pak zapomenu, resp. nevšimnu si jich.
  • Třetí měsí jsem začal  používat OmniFocus střídavě s diářem. Do OmniFocusu jsem si odložil podnět tehdy, pokud jsem seděl u MacBooku. Pokud jsem u něj nebyl, zvolil jsem diář, protože do něj si podnět zapíši rychleji než do iPhonu.
  • Dnes to mám tak, že se snažím z 80% používat pouze a výhradně diář, aby nedocházelo ke vzniku dvou schránek (před čímž varuje i Allen).  Procento postupně zvyšuju.
Abych eliminoval možnost, že na poznámku zapomenu zvolil jsem tuto strategii:
  • pokud úkol/podnět má být spojen s nějakým konkrétním datem (např. prosba studenta, abych mu půjčil určitou  knihu), připíši si jej k němu, popř. k termínu před tímto datem (čili – úkol přinést knihu studentovi si zapíšu ne na následující čtvrtek, kdy se s ním potkám v hodině, ale na následující středu, kdy si věci na výuku připravuji do batohu)
  • pokud jde o úkol, který není důležité splnit v rámci daného týdne, ale třeba v horizontu probíhajícího měsíce, popř. jiného měsíce (tehdy, když vím, že se k jeho realizaci zkrátka tento měsíc nedostanu), poznamenám si jej do seznamu, jenž je v diáři hned z kraje každého měsíce (tzv. Master Task List). Do Master Task Listu nahlížím vždy při týdenním plánování.
  • pokud jde o úkol, který má být ideálně zrealizován či zapracován do nějakého projektu co nejdříve, zapíšu si jej buď k nějakému konkrétnímu dni v probíhajícím týdnu, nebo si jej poznačím do Daily Notes se zkratkou TD.  V tom případě mám kontrolu ošetřenou tak, že se snažím v průběhu týdne dívat vždy večer při plánování následujícího dne na ty předchozí (v týdnu), zkontrolovat úkoly, které jsem odložil, nebo si zapsal, a případně s nimi dále pracovat. Když náhodou se rozhodnu, že daný úkol, který jsem si do Inboxu odložil, ještě daný týden nezrealizuji, označím si jej v neděli při týdenní revizi/plánování zvýrazňovačem (používám od firmy Pilot, jde pak „vygumovat“), aby na mě při listování diářem „svítil“…

ZÁVĚREM

Pochopitelně, že jsou ještě další možnosti, jak z GTD vycházet (např. nastavení poštovního klienta, o čemž bude ještě řeč), stejně jako i další nástroje, které mohou usnadnit naši práci (např. ShoveBox, Instapaper, EverNote aj., jim a dalším budu také věnovat ještě průběžně větší pozornost). To, co jsem  popsal výše a snažil se rozdělit do pěti fází a jedné poznámky o schránce, však tvoří epicentrum mého plánování a fungování.
Vím, že o propojení GTD a Coveyho lze napsat hned několik článků, ale úmyslně jsem nyní neodstartoval seriál (jak jsem měl původně v plánu), ale postavil text na svých bezrostředních zkušenostech a praxi. Nyní budu očekávat, doufat a těšit se, že pod textem začnete připisovat vlastní zkušenosti, otázky, problémy a strasti, které řešíte, když váháte mezi elektronickými nástroji a papírem, když se pohybujete mezi GTD a Coveyem.

Život s diářem FranklinCovey – část IV. – Pod drobnohledem

Leden 1st, 2010 · Lukáš Gregor · Efektivita, Time Management 8 comments - Tags:

Začal nový rok a s ním přicházejí na řadu nejen předsevzetí, ale především doba, kdy otevíráme nové kalendáře a diáře. I proto na Nový rok publikuji článek, který se k diáři vztahuje.

Čtvrtou část seriálu o životě s FranklinCovey diářem jsem se rozhodl věnovat především fotografiím. Fotografiím svého nového FC diáře na rok 2010. Od října jsem měl možnost pracovat s diářem této značky a již ve svých článcích jsem naznačil, jak se tato volba pozitivně promítla do mého života. Úmyslně píši života a ne plánování, neboť management času (a o to více pak FranklinCovey diář) se nevztahují primárně k tomu, co si pod plánováním většina představí. Ani já nespojuji už díky FC diáři a publikacím z „dílny“ Stephena R. Coveyho plánování s výhradně pracovními úkoly. Dokonce jsem se téměř odnaučil používat slovo úkol a preferuji seznam denních priorit.

Ačkoliv jsem sliboval, že v dalším dílu seriálu o FC diáři nastíním sloučení GTD a FC diáře, rozhodl jsem se při příležitosti rozbalení nového FC diáře a vstupu do nového roku poodkrýt to, jak takový diář vypadá. Ve stručnosti pak i napíši v poznámkách své zkušenosti s užíváním.

Desky na FranklinCovey diář

První fotografie zobrazuje desky na diář, které jsem si pořídil v tuzemské pobočce společnosti FranklinCovey. Desek se vyrábí obrovská spousta, na své si přijde určitě každý. Volil jsem decentní černý vzhled a materiál koženku. Tu proto, neboť pravá kůže přeci jen představuje vyšší peněžní investici. Zacházím s deskami dostatečně šetrně na to, aby mi vydržely, zatím jsem nezpozoroval po třech měsících sebemenší újmu. Levé „křídlo“ nabízí kapsu a tři menší kapsičky a uchycení na pero. Na zapisování úkolů/priorit používám pero firmy Pilot, vyráběné v Japonsku. Lze jej sehnat bez potíží v trošku vybavenějších papírnictvích nebo na internetu, cena se pohybuje kolem 60 Kč, ale může se vyšplhat až k částce 80 Kč. Výhody pera Pilot jsou jednoznačné – můžete jednoduše jeho koncem smazat to, co jste napsali. (Jak ukazuje tento spot.) Tři měsíce jsem používal zatím pouze jedno pero, což svědčí i o jeho výdrži. Jen mi přijde, ale spíše až poslední dva/tři týdny, že inkoustu vypouští zbytečně moc, takže se na protější stranu otiskne text (jen v podobě maličkých teček). Zatím píši perem zelené barvy, zkusím poté modrou, ale zelená je příjemná a na papíře (a v diáři) se vyjímá.

Pravé „křídlo“ desek má šikovnou kapsu, do které lze zasunout zadní kartonovou stranu FranklinCovey bloku. Ten mi slouží k tomu, když chci jít třeba na nějakou schůzku a nebrat si celý diář. Zapíši si vše do bloku a poté popsaný list vložím do patřičného dne, popř. projektu. (Diář má 5 záložek, oddílů, každý pro mě představuje určitou roli/projekt, kam si vkládám popsané listy bloku. Např. oddíl č. 2 se vztahuje k mé pedagogické činnosti, vkládám si do něj poznámky k hodinám, brainstorming aj.). V pravém křídle je také další úchytka na pero, zde mám plnící (jednorázové) černé pero, s nímž píši denní poznámky a poznámky do bloku, čili vše to, co nevyžaduje nějaké škrtání a mazání.

Do desek se vkládá tzv. náplň diáře. Zvyklostí je, že nosíte při sobě minulý měsíc, současný a ten následující. Pochopitelně si můžete zvolit, zda budete mít u sebe měsíců více (jak umožní velikost desek), které to budou. Také není nutné, abyste sebou nosili tzv. Starter Pack, čili tu část, v níž máte vypsány své hodnoty, cíle, osobní poslání.

Velikost desek, potažmo diáře může být Compact nebo Classic, přičemž já zvolil větší variantu Classic. Byl to pro mne nezvyk, přeci jen je to „macík“ a nosit jej neustále při sobě znamená určité kompromisy a přizpůsobení. Nejdříve jsem jej měl v batohu (ano, cestuji a chodím s batohem), ale protože jsem se k němu potřeboval často dostat rychle, pořídil jsem si koženou brašnu přes rameno, do které mi krásně diář padne. (Plus mám v brašně další důležité věci jako sluchátka, doklady, moleskine a klíče.)

FranklinCovey diář 7 HABITS (ještě zabalený)

Druhá fotografie představuje balení, které vám dorazí, pokud si objednáte FranklinCovey diář s designem 7 HABITS. Toto řešení diáře nabízí den na dvou stranách, existují však i varianty (nikoliv však s designem 7 HABITS), kdy den máte na jedné straně, popř. kdy máte týdenní pohled. I zde lze vybírat mezi menší a větší variantou. Před třemi měsíci, kdy jsem se rozhodl diář odzkoušet, jsem váhal mezi Compact a Classic, dnes vím, že ačkoliv je Classic celkově objemnější, naprosto mi vyhovuje a do menší velikosti bych nešel. Vybírat si můžete z mnoha designů. Součástí je nejen „diářová náplň“ (den na dvě strany, měsíční pohled, indexové stránky a strana na měsíční priority), ale také Starter Pack a další doplňky pro správu financí, adresář a spoustu dalšího.

FranklinCovey diář tloušťka celého balení

Pro vaši představu o tom, jaký balík vás čeká, pokud si diář pořídíte, jsem vedle sebe položil na stůl nerozbalené balení FC diáře 7 HABITS a malý moleskine zápisník. Nerozbalený diář vypadá skutečně impozatně, ale nezalekněte se jej. Při sobě opravdu nenosíte kompletní náplň. Stačí 3-4 měsíce, pak pouze měsíční pohledy. Pokud si objednáte diář v České republice, dostanete i překlad několika stran, které jsou vhodné pro lidi, kteří s diářem a s plánováním ve stylu FranklinCovey začínají. Bohužel tyto přeložené stránky mají jiný design než original Starter Pack, takže jsem se rozhodl, že ve svém novém diáři budu své hodnoty a cíle a poslání vypisovat do původních (v anglickém jazyce nadepsaných) stránek.

FranklinCovey diář - po rozbalení

Fotka toho, jak zhruba vypadá 7 HABITS diář po rozbalení. Musím přiznat, že grafika 7 HABITS se mi velmi líbí. Doposud jsem pracoval s designem PASSPORT, příjemně decentním, ve srovnání se 7 HABITS však ne tak hezkým. 7 HABITS má funkčně řešené zabarvení jednotlivých měsíců a především, jak uvidíte ještě na dalších obrázcích, řešení barev na měsíčním a denním pohledu. Papír je kvalitní, inkoust skrze něj neprosakuje. Při mazání pomocí pera Pilot nedochází k rozedírání, k poškozování papíru. Příjemně voní (ano, patřím mezi ty jedince, kteří ke knihám, papíru a časopisům čichají a pamatují si knihy i podle vůně, ne pouze podle přebalu) a neleskne se. (Je ze 30% recyklovaný.)

FranklinCovey šanon

S koupí nového diáře jsem si pořídil i šanon. Do něj budu odkládat náplň předešlých měsíců (přičemž ale měsíční pohledy a indexové stránky mám neustále v rámci desek v diáři, to abych mohl rychle zjistit, kdy jsem v minulosti co důležité řešil, poznačil si apod.). V šanonu mám také nadcházející měsíce, které si postupně vkládám do desek diáře, jakmile na ně přijde řada. (Indexování jsem se už zlehka dotkl, budu o tom psát v budoucnu podrobněji. Ve zkratce: slouží vám to k rychlé orientaci, k nalezení poznámky, o které netušíte, ve který den jste si ji poznačili.)

FranklinCovey složky

Přikoupil jsem si také něco málo z bohaté škály doplňků. Jde o složky, které mám vložené za náplní, v deskách. Kapsy, složky na vizitky, doklady, paragony apod. S největší pravděpodobností si pak v budoucnu rozšířím doplňky ještě o formuláře (zápisky z porad) a už jsem si přiobjednal formuláře Health and Fitness Tracker.

FranklinCovey diář - Starter Pack

Obrázek z oficiálních stránek FranklinCovey ukazuje, jak vypadá tzv. Starter Pack. Sem si vypisujete hodnoty, odpovídáte na otázky, které vás mají inspirovat k seberflexi, až se dostanete k sepsání své ústavy – osobního poslání. Čili jde o zásadní část diáře, která má jednotné grafické řešení pro všechny diáře. Další stránky slouží k rozepsání vašich rolí, cílů, jednotlivých kroků k dosažení cílů. Zcela vlevo vidíte tzv. Weekly Compass, plastovou záložku, do které vkládáte týden co týden novou podlouhlou kartičku s vypsanými rolemi a ostřením pily. Sem si před započetím nového týdne napíši to, čeho chci ve svých rolích (např. manžel, pedagog, osobní rozvoj…) v týdnu dosáhnout. Může jít o maličký krůček, který vás v rámci dané role posune dál, v rámci osobního rozvoje/ostření pily posune blíže k naplnění cílů, nabytí návyku. Tyto zásadní kroky pak máte vždy před sebou. Záložku jednoduše (bez nutnosti rozevírat kovové kruhy desek) přesouváte ze dne na den.

FranklinCovey diář - měsíční pohled

Pro mě základ plánování, mám-li za sebou vypsání hodnot, cílů a poslání, představuje měsíční pohled. Pomáhá vidění z vyšší perspektivy. U jednotlivých dnů do béžového řádku si píši město, v němž ten den budu (přeci jen se neustále pohybuji mezi pěti městy). Pomocí vlastních zkratek/znaků si nadefinuji, co mi ten den zabere nejvíce čas, popř. energie a soustředění. Zkratka PG představuje přípravu na přednášení a semináře. K PG si napíši zkratku předmětu a číslo hodiny a opravdu jen v malých heslech hlavní téma té hodiny. Pokud v daný den mám nějakou zásadní schůzku, napíši si ji sem. (Ve dni 2.2. stačí třeba jen „Porada“, když nalistuji daný den, budu mít ke schůzce už i detaily jako třeba místo aj.). V tomto měsíčním přehledu mám také vypsáno, kdy co učím.

Levý sloupec jsem dříve příliš nevyužíval, ale nyní mi přijde značně užitečný. V linii čísel dnů mám napsáno, zda jde o týden sudý či lichý (to kvůli výuce, protože na jedné škole učím v lichý týden, na druhé v týden sudý). Pak si k danému týdnu připíši do levého (béžově zabarveného) sloupce, jakou knihu potřebuji mít dočtenou, jaké filmy zhlédnuty (kvůli přípravě na přednášky). Co má zkrátka být ten týden doděláno, a je jedno, v který den z týdne.

FranklinCovey diář - index a seznam úkolů na měsíc

Zde vidíte jednu stranu, která následuje za měsíčním pohledem. Horní polovina je složena z indexových poznámek, spodní polovinu tvoří tzv. Master Task List. Levý sloupec na priority, které chcete ten měsíc udělat v osobní „sféře“, pravý sloupec se vztahuje k prioritám pracovním. Za touto stranou následuje ještě další, indexová.

Plánovat začínám vždy celým měsícem. (V případě výuky jsem takto naplánoval již celý semestr.) Vypíši si tedy nejdříve to, co je prostě nějak dané a de facto nemám na to tak velký vliv (s trochou nadsázky). Jedná se o moji roli pedagoga. Vím tak hned, které dny mi „spolkne“ přednášení a nemám tedy s nimi už moc počítat na nic dalšího (přednáším v blocích od rána do večera). Stanovím si, kdy se na přednášky budu připravovat. Mám pak poměrně jasně udán manévrovací prostor – zůstanou mi dny, které nemají s pedagogickou činností nic společného a například při domlouvání schůzek a jiných věcí budu počítat už jen s těmi prázdnými dny. Při měsíčním plánování si po vypsání výuky do kolonek/dnů vypíši kroky či projekty, které chci mít v daný měsíc zrealizovány. Nepotřebuji vypisovat příliš detailů (a jednotlivé kroky), protože to už mám pak rozepsáno ke každému projektu v GTD aplikaci OmniFocus.

FranklinCovey diář - den (seznam priorit a schůzek)

Takto vypadá levá strana zobrazení jednoho dne. Levý sloupec je určen pro vypsání denních priorit (úmyslně se vyhýbám nepříjemnému slovu úkol). 7 HABITS diář tento sloupec rozdělil na tři části, jak poznáte podle béžových řádků. Toto grafické řešení jsem kvitoval s povděkem. Oddíly pro mě znamenají tři základní roviny: PRÁCE, OSOBNÍ, OSOBNÍ ROZVOJ/OSTŘENÍ PILY. Ale můžete si pochopitelně ty oblasti rozdělit, jak si usmyslíte, navíc neznamená to, že by každý den musely být oblasti stejně pojmenovány. Mohou to být klidně vaše role. Fantazii se meze nekladou.

U seznamu priorit si můžete všimnout dvou sloupečků, čili dvou béžových čtverečků u jednoho řádku. Do pravého okénka si vepíšete prioritu – A/B/C a pořadové číslo důležitosti, např. A1, B3, A3, C1…

Když si naplánuji měsíc, dostávám se k plánování týdne. Vždy v neděli se podívám na uplynulý týden, zjistím, co jsem třeba odložil, neudělal. (Opět pomocí indexování můžete daný úkol přenést do jiného dne, aniž byste jej celý museli přepisovat.) Pak dojde na plánování týdne. Snažím se v neděli mít nadcházející týden co nejvíce naplánovaný – pochopitelně tak, že nejdříve (a to už při měsíčním plánování) kladu tzv. velké kameny. Čili věci, které jsou pro mě osobně nejvíce důležité. Vložím si je do konkrétních dnů pokud možno už při plánování měsíce, ale to zejména ty největší kameny. Ty o něco menší až při týdenním plánování. No a ten „štěrk“ a „písek“ dávám do seznamu až ze dne na den – a to tak, že prioritu musí mít vždy ten kámen větší.

Jakmile mám naplánovaný týden, večer na konci dne se podívám, co mě další den čeká, připíši prioritu, pokud už nemám a můžu jít s klidem spát, neboť ráno se probudím, podívám do diáře a vím, co je důležité, s čím začít a jak postupovat – a to tak, abych vyřídil nejdříve opravdu to důležité a většinou i to nejobtížnější.

Vypadá to, jako by vám takové plánování mělo sebrat kus času, ale není to pravda. Měsíční plánování vyžaduje sice tak hodinu i dvě, týdenní (pokud opravdu poctivě reflektujete i končící týden) zhruba 30minut, ale může až hodinu. Denní plánování už je otázkou jen cca 10minut. Kritici mohou i tak namítnout, že výsledný součet je příliš velký a že by za tu dobu mohli zvládnout udělat nějaký krok či projekt. Ať si to myslí, já, stejně jako třicetiletá zkušenost lektorů, si myslíme opak. Pečlivé naplánování a udání priorit a pořadí toho, co, jak a kdy budete dělat vám nejen ve výsledku ušetří mnohonásobně více času, ale také vám napomáhá k tomu, abyste dělali věci pečlivěji (efektivněji) a dělali to, co je pro vás důležitější. No a nesmím zapomenout na to, že toto vše souvisí i s mírou stresu. Plánování, o čemž svědčí už jen taková drobnost jako Inbox u GTD, vám ke klidu dopomůže radikálně.

Levý čtvereček v řádku je od toho, abyste si k němu udělali značku – uděláno, zrušeno, odloženo…

Pravá polovina této strany pak slouží k vypisování schůzek či záležitostí, které jsou nějak spjaty s konkrétním časem v rámci dne.

FranklinCovey diář - denní poznámky

Druhou stranu zobrazení dne představuje list na poznámky. Sem si zapisuji vše, co chci odložit do diáře v průběhu dne. Např. stručné poznámky z rozhovorů, poznámky toho, co jsem komu slíbil, co mi kdo slíbil… opět – využití se meze nekladou. K tomu, abych se k dané poznámce dostal, slouží index. Pokud jsem si na tuto stránku sepsal v bodech to, na čem jsem se domlouval se studenty ohledně dalších hodin, připíši si pak na měsíční indexovou stránku pouze datum dne, ve kterém je ona poznámka napsána, a třeba text „domluva se studenty nad koncepcí semináře“. Doplnit můžete i číslo poznámky, pokud jich máte na stránce toho dne vícero.

Tuto stranu nevyužívám jen jako schránku pro poznámky, ale i jako možnost, kam si vypsat pět věcí, které se mi ten den podařily, které mě potěšily. (Levý zabarvený sloupec využívám ke zkratkám, kdy např. R = radost, POZ = poznámky, TD = udělat.) Na tuto stranu, se zkratkou TD, si tak i píši věci, které mě spontánně napadnou a chci si je rychle odložit z hlavy. Při procházení dne, popř. při kontrole na konci týdne si tyto úkoly rozhodím (opět stačí pouze pomocí indexů) do konkrétních dnů. Pokud ovšem nejde o něco, co můžu udělat hned :-)

FranklinCovey diář 7 HABITS

Tolik v několika poznámkách k tomu, jak vypadá a jak pracuji s FranklinCovey diářem. Nezmiňoval jsem se o dalších částech diáře (finance, klíčové informace, adresář…) a ani o nejrůznějších doplňcích. A vlastně jsem ani speciálně neupozornil na to, že diář 7 HABITS vám ještě navíc přináší na několika stranách výtah toho nejdůležitějšího z knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí, že máte v rámci diáře i speciální oddíl, kam si vypisujete své kroky a poznámky, jež se vztahují k osvojení 7 návyků. A na každé straně vás také doprovází citáty z knihy, které vás mají inspirovat.

Výhodou také je, že FranklinCovey narozdíl od jiných firem vydává své diáře 4x do roka. Není proto problém, abyste začali s novým diářem třeba od dubna 2010 (a fungovali s ním do března 2011).

Jak jsem již naznačil, pokud zvolíte velikost Classic, budete si muset navyknout, že takový diář není nejskladnější a něco i váží. Také představuje určitou investici. Mé desky mě vyšly na 1 800 Kč (ale jde o dlouhodobou investici) a náplň na cca na 1 400 Kč. (Jsou ale i levnější náplně.) Stále si však myslím,  že takto investované peníze mají smysl. Proč totiž nedělat to, co je pro vás důležité, a být i ve větší pohodě?

Archiv